Gestionnaire de formation

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Panthéon-Sorbonne Formation Continue recherche un gestionnaire de formation pour assurer les missions administratives et financières, ainsi que la scolarité des formations continues qui lui sont attribuées.

Vous serez l’interface entre les partenaires et les services de l’université, et assurerai le suivi administratif, les inscriptions, les devis et les financement des stagiaires.

Qualifications

• Maîtriser les techniques de gestion administratives.
• Maîtriser la réglementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité.
• Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil.

Responsabilités

• Assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité pour le bon déroulement des formations continues.
• Assurer le rôle de référent FCA Manager auprès de FCPS et des autres composantes.
• Informer et conseiller les stagiaires sur les démarches administratives liées à la formation et à l’apprentissage.

Connaissances

Gestion administrative

Relationnel

Travail en équipe

Formation

Diplôme homologué niveau IV

Outils

FCA Manager

APOGEE

Description du poste

La Formation continue Panthéon-Sorbonne élabore depuis 1987une offre de formation professionnelle de haut niveau adaptée au profil et aux besoins de chacun. Elle couvre toutes les disciplines de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et propose, en collaboration avec les unités de formation et de recherche (UFR) de l’université des formations diplômantes, des formations courtes qualifiantes, un diplôme d’accès aux études universitaires (DAEU option lettres, équivalent du baccalauréat), une préparation aux concours interne et externe de magistrats administratifs en présentiel ou à distance.

La Formation continue Panthéon-Sorbonne vous accompagne également dans vos démarches de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis personnels et professionnels (VAPP).

Le service a obtenu la certification Qualiopi en 2022 pour les actions de formation et la VAE. Cette certification a été renouvelée en 2025.

Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.

Le.la gestionnaire de formation devra également assurer la responsabilité de référent.e FCA Manager auprès de FCPS et des autres composantes.

Conseil et orientation

Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation

Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation

Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité

Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …

Assurer la diffusion d’informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.

Assurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…

Assurer la gestion du courrier et de la messagerie

Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF…

Assurer le classement et l’archivage

Gestion scolarité

Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE

Organiser les délibérations

Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC

Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique

Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées

Assurer le suivi des mises en paiement

Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement

Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière

Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique

Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation

Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)

Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons

Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Démarche qualité en continu

Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes

Référent.e au sein de FCPS et des composantes de FCA Manager : créer une formation, créer des enseignements, renseigner les acteurs (prospects, employeurs), réaliser des conventions, faire un suivi de l'émargement du stagiaire, respecter la cartographie des financeurs

Référent.e au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)

Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance

Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université

Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées

Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance

Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable…)

Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation

Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie

Profil recherché

Diplôme requis :

Diplôme homologué niveau IV

Expérience professionnelle :

avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative

Savoir-faire :

Maitriser les techniques de gestion administratives

Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité

Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue

Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil

Travailler en équipe

Outils spécifiques à l’activité :

Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI

Espace des Organismes de Formation (EDOF)