Gestionnaire d'institut - IAUGL

Université de Lille; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un(e) assistant(e) de direction pour coordonner les activités administratives au sein de l’Institut d’aménagement, d’urbanisme et de géographie. Le candidat idéal doit connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et maîtriser les outils bureautiques. Ce poste exige de l'organisation, un bon sens de la communication et une disponibilité lors des instances.

Qualifications

• Connaissances théoriques sur l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des techniques rédactionnelles.
• Dynamisme et sens de l’écoute.

Responsabilités

• Assurer la coordination des activités administratives et financières.
• Organiser les réunions du conseil de l’institut.
• Gérer la correspondance et rédiger des documents.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur

Maîtrise de l’outil informatique courant

Accueil du public

Capacité à travailler en autonomie

Sens de l’accueil et de la communication

Formation

Formation en secrétariat ou gestion administrative

Description du poste

Overview

La Faculté des sciences économiques, sociales et des territoires (FaSEST) de l’Université de Lille propose une offre large de formations en économie, sociologie, gestion, aménagement du territoire, urbanisme et géographie. La faculté compte plus de 6 000 étudiants sur les campus de la Cité scientifique et de Pont de Bois, et plus de 60 parcours de licences et masters. Elle accueille chaque année plus de 900 étudiants internationaux et offre de nombreuses opportunités d’échanges et de stages à l’étranger. L’assistant.e de direction exerce, sous l’autorité fonctionnelle de la directrice et des directeurs adjoints de l’IAUGL, des actes administratifs et de gestion courante, et assure la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’Institut d’aménagement, d’urbanisme et de géographie de Lille (IAUGL).

Le/la candidat(e) informera et orientera les interlocuteurs internes et externes et travaillera en lien permanent avec les services d’appui de la faculté et avec l’assistante de direction de l’équipe décanale afin d’assurer une bonne transmission des informations entre l’Institut et la Faculté.

Responsibilities

• Assurer la coordination des activités administratives, financières et de gestion du personnel enseignant au sein de l’institut : être le relais, transmettre les documents pour signature, suivre les arrêts maladies enseignants.
• Organiser les réunions du conseil de l’institut : planifier les assemblées plénières et les conseils de perfectionnement, préparer l’ordre du jour, convoquer les membres, préparer les listes d’émargement, assurer la logistique associée à la réunion, rédiger les relevés de décisions et les procès-verbaux. Assurer chaque semaine avec les autres gestionnaires d’instituts le travail avec l’équipe de direction.
• Assurer la tenue des agendas de la direction : tenir à jour les agendas, informer le public des disponibilités de l’Institut et organiser les rendez-vous.
• Gérer les courriers et courriels : mise à jour des listes de diffusion en lien avec le service Communication.
• Rédiger, concevoir et mettre en forme les divers documents relatifs aux instances, à la formation tout au long de la vie, aux ressources humaines, en lien avec les demandes des services d’appui et des services universitaires.
• Organiser auprès des partenaires le recueil de la taxe d’apprentissage et sensibiliser, communiquer à ce sujet.
• Rendre compte à la DSA : informer régulièrement du bon déroulé de la gestion administrative de l’institut, transmettre les comptes-rendus et procès-verbaux, alerter sur les demandes de points à traiter en conseil de faculté, diffuser les informations.

Qualifications

• Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :
• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et d’une faculté.
• Maîtrise de l’outil informatique courant : traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, gestion électronique des agendas, internet, etc.
• Maîtrise des techniques rédactionnelles.
• Accueil du public.
• Savoir-faire Opérationnels :
• Capacité à travailler en autonomie, mais aussi en lien avec une équipe.
• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité.
• Mettre en œuvre les procédures de gestion.
• Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures).
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.
• Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents.
• Savoir-faire Comportementaux :
• Impartialité et discrétion.
• Réactivité et disponibilité.
• Sens de l’accueil et de la communication.
• Avoir un sens du contact et de l’écoute.
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités selon les échéances.
• Formation souhaitée en secrétariat, gestion administrative et/ou expérience en secrétariat de direction.
• Disponibilité au-delà des horaires habituels lors de la tenue des instances.

Référence de l’offre : tbd8xbm600