Gestionnaire courrier et courriel F/H

Sécurité Routière; Bretagne; Hybride; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Sécurité Routière recrute un Gestionnaire courrier et courriel F/H pour la Préfecture du Finistère (Quimper). Vous assurerez la gestion du courrier entrant et sortant, le suivi des tableaux et la distribution des consommables, avec une responsabilité sur le courrier réservé et les portages.

Le poste fonctionne en binôme, prévoit une indemnité de sujétion et permet le télétravail partiel (2,5 jours/semaine) pour les courriels, sous condition de présence sur site pour le courrier; des formations

Qualifications

• Connaissances techniques et informatique requises.
• Savoir rédiger et rendre compte.
• Savoir travailler en équipe et s'organiser.
• Avoir l'esprit de synthèse et savoir communiquer.
• Savoir s'exprimer oralement et les relations humaines.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gestion du courrier arrivé: tri, affectation, comptage, scanne les bordereaux des lettres recommandées.
• Gestion du courrier départ: préparation, comptage.
• Renseignement des tableaux de suivi du courrier.
• Distribution des consommables et suivi du stock.
• Gestion des courriers «réservés» et enregistrement dans l'application.
• Navette quotidienne du SGCD sur les sites Quimpérois et dépôt/retrait du courrier.

Connaissances

Savoir rédiger

Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser

Savoir rendre compte

Avoir l'esprit de synthèse

Savoir communiquer

Savoir s'exprimer oralement

Avoir le sens des relations humaines

Connaissances techniques

Informatique / bureautique

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Intervention technique et logistique - Gestionnaire logistique

Intitulé du poste

Gestionnaire courrier et courriel F/H

Description du poste

C atégorie statutaire / Corps : C Adjoint administratif

Domaine(s) fonctionnel(s) :Interventions techniques et logistiques

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Gestionnaire courrier FPLOG003/ERLOG025

Vos activités principales:

• gestion du courrier arrivé: tri, affectation, comptage, scanne les bordereaux des lettres recommandées
• gestion du courrier départ: préparation, comptage
• renseignement des tableaux de suivi du courrier
• Distribution des consommables (formule vierge de recommandé, lettres suivies) aux services demandeurs, et suivi du stock

Gestion du courrier «réservé»

• Sélection des courriers ayant vocation à passer au courrier réservé
• Enregistrer les courriers "réservés" dans l'application, affectation et diffusion

Mission de portage

• Assurer la navette quotidienne du SGCD sur les sites Quimpérois
• Assurer dépôt et retrait du courrier au conseil départemental 3 fois par semaine
• Assurer la livraison de la presse aux membres du corps préfectoral le matin
• Retrait des colis et lettres déposés à l'accueil
• Acheminer les courrier ou colis urgents au bureau de poste

Gestion des réponses aux usagers par voie dématérialisée

• boîte fonctionnelle de la préfecture: Rédaction des réponses de premier niveau aux courriels des usagers ou transfert vers les services métiers si nécessité d’une réponse de second niveau
• boîte fonctionnelle "réclamation" de la préfecture: réponse aux usagers
• plate-forme "service public +"périmètre ATE : réponse aux témoignages des usagers
• Respect des engagements du référentiel qualité

Mise à jour des outils du pôle:

• Mettre à jour les outils permettant l’affectation des courriers et des courriels ainsi que ceux facilitant la réponse aux usagers (memento des missions des services de l’État, réponses types etc);
• participer à la création et la mise à jour des fiches de procédure du pôle

Au titre des missions ponctuelles:

• apporter un soutien à la mission archivage pour le traitement des archives situées sur le site de la préfecture

Votre environnement professionnel

Activités du service:

• Accueil physique des usagers
• Points d’accueil numériques (préfecture)
• Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
• Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
• Gestion des courriels
• Gestion des archives

Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service (A+), 1 adjointe à la cheffe de service (A),2 chef(fe)s s de pôle (B) et 21 agents (C).

Liaisons hiérarchiques

Cheffe des pôles «accueil physique» et «courrier- courriel»

Adjointe à la cheffe de service

Cheffe du service des relations avec les usagers

Descriptif du profil recherché

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Indemnité de sujétion en compensation des contraintes horaires liée à la gestion des journaux (retrait à la Maison de la presse et distribution)
• poste en binôme avec polyvalence sur l’ensemble des missions (à l’exception des missions ponctuelles)
• Télétravail: les missions sont compatibles avec le télétravail pour la gestion des courriels à raison de 2,5 jours par semaine maximum, sous réserve de la présence sur site de l’agent en binôme pour prendre en charge la partie courrier
• Le service organise la possibilité de suivre des formations en ligne sur le temps de travail

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis

Savoir s'organiser / niveau pratique - requis

Savoir rendre compte / niveau pratique - requis

Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

Savoir communiquer/ niveau pratique - requis

S'avoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

L’adjointe de la cheffe de service: Carole MARVY Tel: [phone]

Courriel: [e-mail]

La cheffe du pôle courrier - courriel: Sandrine DILER Tel: [phone]

Date limite de dépôt des candidatures :

publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants

Fondement juridique du recrutement

1° de l'article L332-2 (anciennement 1° de l'article 4)

Localisation du poste

Europe, France, Bretagne, Finistère (29)

Préfécture de Quimper

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels