Gestionnaire administratif·ve et financier·ère

University of Lille 1 Sciences and Technology; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Lille recrute un Gestionnaire administratif et financier pour assurer l’administration et les finances des activités de recherche de l’ERDP. Vous serez l’interlocuteur privilégié des membres et veillerez au bon déroulement scientifique.

Vous assurez le suivi budgétaire, la préparation des achats et missions, et l’organisation logistique des colloques et conférences. Une connaissance générale de l’environnement universitaire et une capacité à travailler avec des interlocuteurs

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et financière requise.
• Maîtrise des procédures administratives et financières liées à des projets de recherche.

Responsabilités

• Traiter et suivre les dossiers administratifs, scientifiques ou techniques en assurant leur conformité.
• Préparer et suivre les achats et missions (devis, commandes, livraisons, factures).
• Contribuer au suivi budgétaire des activités de recherche et renseigner les tableaux de bord.
• Accompagner les membres de l’ERDP pour la préparation et le suivi de leurs déplacements professionnels.
• Participer à l’organisation logistique des colloques, conférences, journées d’étude et autres manifestations scientifiques.
• Accueillir, informer et accompagner les personnels, doctorants et usagers de la structure.
• Gérer plannings, agendas, courriers et messageries.
• Contribuer à la gestion des doctorants du CRDP : accueil, accompagnement, suivi des missions.
• Appliquer les procédures de gestion et assurer l’archivage des pièces administratives.
• Diffuser les informations en interne et en externe et répondre aux sollicitations des services de l’Université ou de partenaires extérieurs.

Connaissances

Écoute active

Organisation

Gestion des priorités

Rigueur

Fiabilité

Esprit d'équipe

Proactivité

Outils

Outils bureautiques

Rédaction administrative

Tableaux de bord

Description du poste

À propos de nous

Rejoignez l’Université de Lille, c’est intégrer un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche au cœur d’un territoire universitaire majeur, et contribuer au fonctionnement d’une communauté riche de nombreux métiers et expertises.

Au sein de la Faculté des sciences juridiques, politiques et sociales (FSJPS), le Centre de Recherche Droits et Perspectives du droit (CRDP – ULR 4487) constitue une unité de recherche dédiée à l’étude du droit dans ses différentes dimensions.

Mission

Le CRDP regroupe une communauté de chercheurs, enseignants-chercheurs et doctorants, et développe des activités de recherche variées via ses équipes et axes de recherche.

En tant que Gestionnaire administratif·ve et financier·ère, vous gérez l’administration et les finances des activités de recherche de l’ERDP.

Vous êtes l’interlocuteur de proximité des membres de l’équipe et contribuez au bon déroulement de leurs activités scientifiques.

Vous assurez le suivi budgétaire, la préparation des achats et des missions, ainsi que l’organisation matérielle des événements scientifiques (conférences, colloques, journées d’étude).

Vous intervenez aussi sur des missions transversales pour l’ensemble du CRDP, notamment l’accompagnement des doctorants et le suivi administratif et financier de certains projets de recherche.

Au Quotidien, Vous

• traitez et suivez les dossiers administratifs, scientifiques ou techniques en assurant leur conformité ;
• préparez et suivez les achats et missions (devis, commandes, livraisons, factures) ;
• contribuez au suivi budgétaire des activités de recherche et renseignez les tableaux de bord ;
• accompagnez les membres de l’ERDP pour la préparation et le suivi de leurs déplacements professionnels ;
• participez à l’organisation logistique des colloques, conférences, journées d’étude et autres manifestations scientifiques ;
• accueillez, informez et accompagnez les personnels, doctorants et usagers de la structure ;
• gérez plannings, agendas, courriers et messageries ;
• contribuez à la gestion des doctorants du CRDP : accueil, accompagnement, suivi des missions ;
• appliquez les procédures de gestion et assurez l’archivage des pièces administratives ;
• diffusez les informations en interne et en externe et répondez aux sollicitations des services de l’Université ou de partenaires extérieurs.

Vous pouvez également assurer, en responsabilité ou en appui, le suivi administratif et financier de projets de recherche transversaux.

Un poste au cœur de la recherche

Vous facilitez les activités des chercheurs et doctorants : organisation des déplacements, préparation des achats, suivi administratif et financier, soutien aux événements scientifiques et gestion de projets.

Vous travaillez dans un environnement aux activités variées, où la qualité du suivi administratif soutient la recherche.

Pour réussir, vous mobilisez votre sens du service, votre organisation et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

Profil

Vous souhaitez rejoindre un environnement universitaire et mettre vos compétences administratives au service d’une activité de recherche dynamique et collective.

Vous maîtrisez ou souhaitez développer vos compétences dans :

• les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• la rédaction administrative et la production de notes, rapports ou synthèses ;
• la construction et le suivi de tableaux de bord ;
• l’utilisation des outils bureautiques ;
• la recherche, la vérification, le classement et l’archivage de l’information ;
• les règles relatives à la gestion financière et aux marchés publics ;
• la planification et le suivi de plusieurs activités en parallèle.

Vous êtes :

• à l’écoute et à l’aise dans le dialogue ;
• réactif·ve et capable de répondre de manière appropriée aux demandes ;
• organisé·e et capable de gérer les priorités ;
• capable d’anticiper les échéances ;
• rigoureux·se et fiable ;
• force de proposition ;
• à l’aise dans le travail en équipe et la collaboration avec des interlocuteurs internes comme externes.

Vous savez également informer, rendre compte et travailler en autonomie, tout en sollicitant vos interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.

Une connaissance de l’environnement universitaire et de la recherche publique constitue un atout.

Pas encore totalement à l’aise avec l’ensemble des missions ?

Une formation et un accompagnement pourront être proposés afin de permettre une maîtrise rapide du poste.

Pourquoi rejoindre ce poste ?

• Pour travailler au cœur de la recherche juridique et accompagner concrètement les chercheurs et doctorants.
• Pour exercer un métier polyvalent, mêlant gestion administrative, finances, organisation et relations avec de nombreux interlocuteurs.
• Pour participer à la vie scientifique du laboratoire, notamment à travers l’organisation de colloques, conférences et journées d’étude.
• Pour développer vos compétences dans un environnement universitaire, avec la possibilité de bénéficier d’un accompagnement à la prise de poste.
• Pour intégrer une équipe et contribuer à un projet collectif, au service des activités de recherche.

Conditions particulières

Quelques contraintes horaires peuvent être liées au calendrier de gestion ou à la programmation scientifique de l’unité. Elles sont néanmoins compensées par des périodes où l’activité est moins intense.

Référence de l'offre : sgtauv8zdl