Gestionnaire administratif·ve et financier·ère

Univ Lille; Lille; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Full time

Job summary

Le CRDP recrute un Gestionnaire administratif·ve et financier·ère pour gérer l’administration et les finances des activités de recherche de l’ERDP.

Vous assurez le suivi budgétaire, les achats et les missions, et organisez les événements scientifiques (conférences, colloques, journées d’étude). Vous intervenez aussi sur des missions transversales et accompagnerez les doctorants.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et secrétariat.
• Rédaction administrative et production de notes, rapports ou synthèses.
• Construction et suivi de tableaux de bord et d’indicateurs financiers.
• Utilisation des outils bureautiques et gestion de l’information.
• Connaissance des règles de gestion financière et des marchés publics.
• Capacité à planifier et suivre plusieurs activités en parallèle.

Responsibilities

• Traiter et suivre les dossiers administratifs et techniques en assurant leur conformité.
• Préparer et suivre les achats et les missions (devis, commandes, livraisons, factures).
• Contribuer au suivi budgétaire des activités et renseigner les tableaux de bord.
• Accompagner les chercheurs et doctorants pour les déplacements et le suivi des missions.
• Organiser les colloques, conférences et journées d’étude et assurer la logistique.

Skills

Gestion admin

Rigueur

Organisation

Communication

Service client

Equipe

Education

Bac+3/5 en gestion administrative

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Tableaux de bord

Courrier élec.

Job description

Le CRDP regroupe une communauté de chercheurs, enseignants-chercheurs et doctorants, et développe des activités de recherche variées via ses équipes et axes de recherche.

En tant que Gestionnaire administratif·ve et financier·ère, vous gérez l’administration et les finances des activités de recherche de l’ERDP.

Vous êtes l’interlocuteur de proximité des membres de l’équipe et contribuez au bon déroulement de leurs activités scientifiques.

Vous assurez le suivi budgétaire, la préparation des achats et des missions, ainsi que l’organisation matérielle des événements scientifiques (conférences, colloques, journées d’étude).

Vous intervenez aussi sur des missions transversales pour l’ensemble du CRDP, notamment l’accompagnement des doctorants et le suivi administratif et financier de certains projets de recherche.

Au quotidien, vous :

• traitez et suivez les dossiers administratifs, scientifiques ou techniques en assurant leur conformité ;

• préparez et suivez les achats et missions (devis, commandes, livraisons, factures) ;

• contribuez au suivi budgétaire des activités de recherche et renseignez les tableaux de bord ;

• accompagnez les membres de l’ERDP pour la préparation et le suivi de leurs déplacements professionnels ;

• participez à l’organisation logistique des colloques, conférences, journées d’étude et autres manifestations scientifiques ;

• accueillez, informez et accompagnez les personnels, doctorants et usagers de la structure ;

• gérez plannings, agendas, courriers et messageries ;

• contribuez à la gestion des doctorants du CRDP : accueil, accompagnement, suivi des missions ;

• appliquez les procédures de gestion et assurez l’archivage des pièces administratives ;

• diffusez les informations en interne et en externe et répondez aux sollicitations des services de l’Université ou de partenaires extérieurs.

Vous pouvez également assurer, en responsabilité ou en appui, le suivi administratif et financier de projets de recherche transversaux.

Un poste au cœur de la recherche

Vous facilitez les activités des chercheurs et doctorants : organisation des déplacements, préparation des achats, suivi administratif et financier, soutien aux événements scientifiques et gestion de projets.

Vous travaillez dans un environnement aux activités variées, où la qualité du suivi administratif soutient la recherche.

Pour réussir, vous mobilisez votre sens du service, votre organisation et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

Vous souhaitez rejoindre un environnement universitaire et mettre vos compétences administratives au service d’une activité de recherche dynamique et collective.

Vous maîtrisez ou souhaitez développer vos compétences dans :

• les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

• la rédaction administrative et la production de notes, rapports ou synthèses ;

• la construction et le suivi de tableaux de bord ;

• l’utilisation des outils bureautiques ;

• la recherche, la vérification, le classement et l’archivage de l’information ;

• les règles relatives à la gestion financière et aux marchés publics ;

• la planification et le suivi de plusieurs activités en parallèle.

Vous êtes :

• à l’écoute et à l’aise dans le dialogue ;

• réactif·ve et capable de répondre de manière appropriée aux demandes ;

• organisé·e et capable de gérer les priorités ;

• capable d’anticiper les échéances ;

• rigoureux·se et fiable ;

• force de proposition ;

• à l’aise dans le travail en équipe et la collaboration avec des interlocuteurs internes comme externes.

Vous savez également informer, rendre compte et travailler en autonomie, tout en sollicitant vos interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.

Une connaissance de l’environnement universitaire et de la recherche publique constitue un atout.

Pas encore totalement à l’aise avec l’ensemble des missions ? Une formation et un accompagnement pourront être proposés afin de permettre une maîtrise rapide du poste.

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Pour travailler au cœur de la recherche juridique et accompagner concrètement les chercheurs et doctorants.

Pour exercer un métier polyvalent, mêlant gestion administrative, finances, organisation et relations avec de nombreux interlocuteurs.

Pour participer à la vie scientifique du laboratoire, notamment à travers l’organisation de colloques, conférences et journées d’étude.

Pour développer vos compétences dans un environnement universitaire, avec la possibilité de bénéficier d’un accompagnement à la prise de poste.

Pour intégrer une équipe et contribuer à un projet collectif, au service des activités de recherche.

Conditions particulières

Quelques contraintes horaires peuvent être liées au calendrier de gestion ou à la programmation scientifique de l’unité. Elles sont néanmoins compensées par des périodes où l’activité est moins intense.