Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

IAE Paris - Sorbonne Business School; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L’IAE Paris - Sorbonne Business School recherche un(e) responsable de la gestion de la scolarité et du développement des formations. Vous travaillerez avec les responsables pédagogiques et les services de l’IAE pour assurer l’inscription, le suivi administratif et l’organisation des soutenances et examens.

Vous coordonnerez les plannings, les supports d’accueil, et les relations avec les entreprises partenaires et les organismes de financement, tout en garantissant la confidentialité et le

Qualifications

• Connaissance des procédures de scolarité et de gestion administrative du diplôme.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels courants.
• Capacité à interagir avec divers publics et à respecter les délais.
• Autonomie et esprit d'initiative.

Responsabilités

• Gérer la scolarité des étudiants de la candidature à l’obtention du diplôme.
• Organiser les formations et les soutenances, planning, et communications.
• Suivre les chargés d’enseignement et les paiements horaires.
• Assurer le respect des procédures et la confidentialité.
• Participer à des réunions et événements d’information.

Connaissances

Capacité à travailler en équipe

Organisation et planification

Rigueur et méthode

Sens du service public

Confidentialité

Communication et écoute

Outils

Word

Excel

Description du poste

Le service Formations et Développement a pour mission de mettre en œuvre l’organisation des études des étudiants de l’IAE Paris-Sorbonne, de leur acte de candidature à leur diplomation. Il est appelé à travailler avec tous les services de l’IAE (Communication, Finance, Logistique, Planning, SRH, etc.), avec les services centraux de l’université Paris 1, avec les entreprises partenaires, les organismes de financement, le CFA partenaire, etc.

Il regroupe 3 pôles : un pôle formation continue (10 personnes), un pôle formation en apprentissage (7 personnes), un pôle international (5 personnes).

Activités principales :

• Gérer la scolarité des étudiants depuis l’acte de candidature jusqu’à la délivrance du diplôme en collaboration avec les responsables pédagogiques des formations concernées.
• Gérer l'organisation des formations : recrutements des étudiants ; plannings des enseignements ; organisation des soutenances de mémoires et des examens ; mises à jour des brochures, livret d’accueil, livret du programme, site internet ; organisation des réunions pédagogiques et d’informations ; organisation de séminaires ; relations avec les entreprises et autres entités extérieures …
• Assurer le suivi des chargés d’enseignement (récapitulatif des heures, mise en paiement),
• Prévention du contentieux,
• Participer aux réunions d’informations, salons, soirées portes ouvertes, cérémonie de remise des prix
• Présence pour le surveillance d’examens (Arcueil), sur site, SCORE IAE Message

Connaissances générales :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche,
• Gestion administrative
• APOGEE (souhaitée)
• Technologies de communication et de l’environnement bureautique (logiciels courants)
• Connaissances des différents organismes et offres de financement des formations

Savoir faire :

• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à interagir avec différents publics
• Capacité à organiser et planifier ses activités
• Pratique avancée des outils informatiques courants (word, excel)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les missions et tâches
• Respecter les procédures, les règlementations et les délais

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination, méthode, efficacité
• Esprit d’initiative, réactivité et sens des responsabilités
• Qualités relationnelles, écoute, disponibilité
• Avoir le sens du service public
• Savoir respecter la confidentialité