Gestionnaire administratif et financière (H/F)

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France; Paris; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Île-de-France recherche un agent administratif polyvalent pour assurer le pilotage budgétaire et la traçabilité des marchés publics. Vous saisissez les besoins, contrôlez les pièces et accompagnez les fournisseurs dans leurs dépôts de factures.

Vous assurez le suivi hebdomadaire des commandes, des restitutions et des échanges avec les services opérationnels. Possibilité de télétravail partiel et travail en équipe au sein du SGSO.

Qualifications

• Connaissances en bureautique et outils informatiques courants.
• Compétences budgétaires et comptables requises.
• Capacité à travailler avec les services internes et les fournisseurs.

Responsibilities

• Saisies des expressions de besoins via Chorus et contrôle des BPU/DPGF des CCAP/CCTP.
• Saisie et prise en charge des constatations de service fait via Chorus Formulaire.
• Accompagnement des fournisseurs dans leurs dépôts de factures et traitement des demandes.
• Restitutions hebdomadaires du suivi des commandes via CHORUS et tableau de bord.
• Relation clients et suivi des marchés en cours d’exécution et renouvellements.

Skills

Informatique bureautique

Budgets et comptabilité

Communication interne

Travail en équipe

Education

Baccalauréat ou diplôme équivalent

Tools

Chorus Formulaire

Chorus cœur

GLPI

GEDA

Job description

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:

• Saisies des expressions de besoins via Chorus Formulaire et contrôles des BPU/DPGF des CCAP/CCTP
• Saisie et prise en charge des constatations de service fait dans Chorus Formulaire et selon le MP3 (communication avec les entités opérationnelles quotidiennes)
• Accompagnement des fournisseurs dans leurs dépôts de factures et traitement des demandes des services internes
• Restitutions hebdomadaires du suivi des commandes via CHORUS et tableau de bord
• Compléter en lien avec l'ensemble de la section le fichier de restitution
• Relation clients
• fournisseurs (réponses aux impayés et aux suivis des SF avec les bureaux idoines)
• Participation au suivi des EJ et optimisation du DGP
• Suivi des marchés en cours d’exécution et renouvellements (abondement, création de ligne de gestion, etc.) via l'outil local de suivi interne

Vos activités secondaires:

• En cas d'absence du chef de section suivre les statistiques hebdomadaires d'activités en relation avec la cheffe de bureau
• En cas d'absence du chef de section, traiter les recyclages d'EJ, les charges et restes à payer en relation avec la cheffe de bureau

Outils:

Applications nationales: Chorus formulaire, Chorus cœur, ORAE
Applications "locales": GLPI, GEDA
Documents de référence: DGBCP, MP3, chartes programmes 354 et 723 (215 et 348)

Votre environnement professionnel:

Le Service Général du Soutien Opérationnel (SGSO) apporte un soutien en matières d'informatique, de logistique, de maintenance, d'aménagement, de sûreté, de sécurité des sites, de fourniture, de reprographie, d'accueil physique des usagers, d'accueil téléphonique des usagers, de réception et de traitement du courrier et des colis pour tous les services de la Préfecture de Région d’Île-de-France, Préfecture de Paris et pour certains services déconcentrés (DRIAAF, DRIEETS, DRAC) depuis la réforme de l'organisation territoriale de l’État (OTE) et la création du SGAMM élargi en 2021.
Le service est composé de la cheffe de service et de son adjoint réparti sur 4 bureaux: bureau des moyens logistiques (BML) , bureau des relations aux usagers (BRU) , bureau des affaires financières (BAF) , bureau du soutien de la DRAC (BSD) et le service interministériel départemental des systèmes d'information et de communication (SIDSIC) , pour un effectif global de 97 agents

Composition et effectifs du service:

Le SGSO est composé de 97 agents

Le BAF est composé de 6 agents

Liaisons hiérarchiques:

Le chef de section
La cheffe du bureau
La cheffe du SGSO et son adjoint

Liaisons fonctionnelles:

Autres bureaux du SGSO

SAF

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Discrétion absolue, Devoir de réserve, Professionnalisme et Loyauté.
Qui contacter?
Mme Magali MASSA, cheffe du SGSO: [e-mail]
Mme Christelle RIQUART, cheffe du bureau des affaires financières: [e-mail]
M. Florian MICHEL, chef du bureau du recrutement, de l'attractivité et des parcours de carrière: [e-mail]
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:
Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique, requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau maîtrise, requis
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise, requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise, requis
Savoir appliquer la réglementation niveau expert, requis
Savoir analyser niveau expert, requis
Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis savoir s'adapter niveau maîtrise, requis
Conditions de travail: Temps complet (Possibilité 1 jour hebdo télétravail)
Vos perspectives: Gestion, analyse budgétaire et financière
Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France