Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Ministère de l'Intérieur; Paris; Hybrid; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun au Ministère de l'Intérieur est chargé(e) de la gestion des appels, du suivi des contacts et de l'agenda en lien avec le cabinet du préfet de la région d'Ile-de-France. Vous assurez la gestion du courrier, des réunions et des déplacements, tout en veillant à la confidentialité et à la continuité du service.

Le poste requiert des compétences en bureautique, le sens du relationnel et une bonne organisation.

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques maîtrisées.
• Connaître l'environnement professionnel.
• Savoir travailler en équipe et rédiger de manière claire.

Responsibilities

• Gestion des appels téléphoniques et tenue des cahiers d'appels.
• Gestion de la base des contacts et des agendas.
• Organisation des réunions, rendez-vous et réservations de salles.
• Gestion du courrier et des dossiers, classement et archivage.
• Saisie informatique de lettres, notes et tableaux.

Skills

Informatique

Bureautique

Savoir travailler en équipe

Savoir rédiger

Savoir s'organiser

Savoir communiquer

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Intitulé du poste

Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun

Description du poste

Vos activités principales :

• appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
• gestion de la base des contacts ;
• tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ; -gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
• gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
• gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
• saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
• constitution et suivi de dossiers thématiques ;
• classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le service de la représentation de l’Etat comprend :

• le bureau du protocole et des déplacements ;
• le bureau des décorations et de l’intendance.
• le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes

Composition et effectifs du service :

Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.

Liaisons hiérarchiques

Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Horaires décalés

Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie

Capacité à travailler au sein d'un pool en assurant la continuité

Qui contacter ?

Jean-jacques COLOMBIES, chef du service de la représentation de l'Etat

[e-mail]

Hugo MARIN, adjoint au chef du service de la représentation de l'État, chef du bureau du protocole et des déplacements

[e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Date limite de dépôt des candidatures : 01/12/2026

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise, requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise, requis

Savoir rédiger

niveau pratique, requis

Savoir s'organiser

niveau maîtrise, requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise, requis

savoir communiquer

niveau maîtrise, requis

savoir communiquer

niveau maîtrise, requis

Conditions de travail : 35h00

Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Documents à transmettre

L'envoi du CV est obligatoire

Informations complémentaires

Localisation administrative :

Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris

Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard

RER C – arrêt Pont du Garigliano

La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris

Personne à contacter (mail)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels