Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun (H/F)

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France; Paris; Sur place; EUR 34 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France recherche un assistant(e) administratif(ve) pour assurer les activités du secrétariat et la gestion du secrétariat du cabinet, en lien avec le protocole et les déplacements.

Les missions couvrent l’accueil téléphonique, la gestion des agendas, le courrier, la préparation des dossiers et le classement des documents, dans un cadre professionnel et discret, avec des horaires décalés et une perspective d’évolution sur 3 ans.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et savoir saisir des documents
• Capacité à rédiger des notes et des courriers professionnels
• Aisance dans le travail en équipe et les échanges humains

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques et tenue des cahiers d'appels
• Gestion de la base des contacts et tenue des agendas
• Préparation et suivi des réunions et des dossiers
• Gestion du courrier et de l'acheminement
• Saisie informatique et archivage des documents

Connaissances

Travail en équipe

Informatique

Rédaction

Organisation

Communication

Relations humaines

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1

NBI: Non

Vos activités principales:

• appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
• gestion de la base des contacts ;
• tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ;
• gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
• gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
• gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
• saisie informatique (lettres, notes, tableaux…) ;
• constitution et suivi de dossiers thématiques ;
• classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier) .

Votre environnement professionnel:

• Activités du service:

Le service de la représentation de l’Etat comprend:

• le bureau du protocole et des déplacements ;
• le bureau des décorations et de l’intendance.
• le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes
• Composition et effectifs du service:

Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.

Liaisons hiérarchiques

Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

• Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Horaires décalés

Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie

Capacité à travailler au sein d'un pool en assurant la continuité

Qui contacter?

Jean-jacques COLOMBIES, chef du service de la représentation de l'Etat [e-mail]

Hugo MARIN, adjoint au chef du service de la représentation de l'État, chef du bureau du protocole et des déplacements [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Date limite de dépôt des candidatures: 01/12/2026

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise, requis

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise, requis

Savoir rédiger niveau pratique, requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise, requis

Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis

Conditions de travail: 35h00

Vos perspectives: Evolution dans le domaine fonctionnel.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France