Gestionnaire administratif et financière

Ministère de l'Intérieur; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Ministère de l’Intérieur recherche un collaborateur pour assurer la saisie des besoins via Chorus Formulaire, le suivi des commandes et les relations avec les fournisseurs. Vous aurez une mission transversale en soutien budgétaire et administratif, avec une forte interaction avec les services opérationnels et les bureaux internes.

Le poste propose un travail à temps complet, avec possibilité de télétravail un jour par semaine, dans un contexte de soutien logistique et financier à la Préfecture

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques de gestion et de bureautique.

Responsibilities

• Saisies des expressions de besoins via Chorus Formulaire et contrôles des BPU/DPGF des CCAP/CCTP.
• Suivi des commandes et restitution hebdomadaire via tableaux de bord.
• Accompagnement des fournisseurs et gestion des dépôts de factures.
• Relation clients-fournisseurs et gestion des impayés et suivis SF.
• Suivi des marchés et renouvellements via l’outil local de suivi.

Skills

Informatique bureautique

Rigueur

Gestion budgétaire

Analyse

Communication

Adaptabilité

Tools

Chorus formulaire

Chorus cœur

ORAE

GLPI

GEDA

Job description

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

• Saisies des expressions de besoins via Chorus Formulaire et contrôles des BPU/DPGF des CCAP/CCTP
• Saisie et prise en charge des constatations de service fait dans Chorus Formulaire et selon le MP3 (communication avec les entités opérationnelles quotidiennes)
• Accompagnement des fournisseurs dans leurs dépôts de factures et traitement des demandes des services internes
• Restitutions hebdomadaires du suivi des commandes via CHORUS et tableau de bord
• Compléter en lien avec l'ensemble de la section le fichier de restitution
• Relation clients- fournisseurs (réponses aux impayés et aux suivis des SF avec les bureaux idoines)
• Participation au suivi des EJ et optimisation du DGP
• Suivi des marchés en cours d'exécution et renouvellements (abondement, création de ligne de gestion, etc.) via l'outil local de suivi interne

Vos activités secondaires :

• En cas d'absence du chef de section suivre les statistiques hebdomadaires d'activités en relation avec la cheffe de bureau
• En cas d'absence du chef de section, traiter les recyclages d'EJ, les charges et restes à payer en relation avec la cheffe de bureau

Outils:

• Applications nationales : Chorus formulaire, Chorus cœur, ORAE
• Applications "locales" : GLPI, GEDA

Documents de référence :

DGBCP, MP3, chartes programmes 354 et 723 (215 et 348)

Votre environnement professionnel :

Le Service Général du Soutien Opérationnel (SGSO) apporte un soutien en matières d'informatique, de logistique, de maintenance, d'aménagement, de sûreté, de sécurité des sites, de fourniture, de reprographie, d'accueil physique des usagers, d'accueil téléphonique des usagers, de réception et de traitement du courrier et des colis pour tous les services de la Préfecture de Région d'Île-de-France, Préfecture de Paris et pour certains services déconcentrés (DRIAAF, DRIEETS, DRAC) depuis la réforme de l'organisation territoriale de l'État (OTE) et la création du SGAMM élargi en 2021.

Le service est composé de la cheffe de service et de son adjoint réparti sur 4 bureaux : bureau des moyens logistiques (BML), bureau des relations aux usagers (BRU) , bureau des affaires financières (BAF), bureau du soutien de la DRAC (BSD) et le service interministériel départemental des systèmes d'information et de communication (SIDSIC), pour un effectif global de 97 agents.

Composition et effectifs du service :

Le SGSO est composé de 97 agents

Le BAF est composé de 6 agents

Liaisons hiérarchiques :

Le chef de section

La cheffe du bureau

La cheffe du SGSO et son adjoint

Liaisons fonctionnelles :

Autres bureaux du SGSO

SAF

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautiqueniveau pratique, requis

Connaître l’environnement professionnelniveau maîtrise, requis

Avoir des compétences budgétaires et comptablesniveau maîtrise, requis

Savoir travailler en équipeniveau maîtrise, requis

Savoir appliquer la réglementationniveau expert, requis

Savoir analyserniveau expert, requis

Savoir-êtreavoir le sens des relations humainesniveau maîtrise, requis

savoir communiquerniveau maîtrise, requis

savoir s’adapterniveau maîtrise, requis

Conditions de travail : Temps complet (Possibilité 1 jour hebdo télétravail)

Vos perspectives : Gestion, analyse budgétaire et financière

Durée attendue sur le poste : 3 ans