Assistant(e) d'administration générale et relations usagers – CSP CHORUS (H/F)

Sgami Est; Metz; Hybrid; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant administratif

Parking gratuit

Salle de sport sur le site

Télétravail partiel possible

27 jours de congés annuels + 16 RTT

Complémentaire santé à 50 %

Forfait mobilité durable

Transports pris en charge

Job summary

SGAMI EST recherche un(e) assistant(e) d’administration générale et relations usagers pour soutenir le CSP CHORUS. Vous assurerez l’assistance administrative, la rédaction de documents et le suivi des plannings, en relation avec les services prescripteurs et les fournisseurs.

Le poste implique l’utilisation des logiciels CHORUS PRO/DT/COEUR et CANVA, avec télétravail possible sous réserve d’autonomie. Des missions de formation et d’appui administratif seront réalisées sur des dossiersBudget et

Qualifications

• Expérience en administration et gestion de dossiers
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer
• Bon relationnel et sens de l’organisation
• Connaissance des procédures budgétaires et comptables est un plus

Responsibilities

• Assurer une assistance administrative et le suivi des documents
• Rédiger et mettre en forme des courriers et plannings
• Accueillir les usagers et répondre aux demandes de premier niveau
• Gérer les dossiers logistiques et la documentation
• Contribuer à la formation des utilisateurs CHORUS DT et CHORUS PRO

Skills

Informatique bureautique

Rédaction

Organisation

Travail en équipe

Esprit de synthèse

Relations humaines

Communication

Expression orale

Tools

Chorus PRO

Chorus DT

Chorus Coeur

CANVA

Job description

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales
Le Centre de Services Partagés (CSP) Chorus est un prestataire de services, de conseils en matière financière auprès des services de la zone de défense et de Sécurité Est: police, gendarmerie, préfectures, déminage, directions du secrétariat général pour l’administration du ministère de l’intérieur.
Le bureau animation innovation performance (BAIP) contrôle la qualité des process comptables, contribue à la formation, l’information, le conseil des agents et des services prescripteurs. Placé sous l'autorité directe du chef de bureau, l’assistant(e) d’administration générale et relations usagers intervient dans les domaines suivants:
Assistance administrative
Assure une assistance administrative aux bureaux du CSP CHORUS, suivi des parapheurs, mise en forme des documents administratifs, rédaction de courriers, suivi des plannings, envoi de documents, accueil téléphonique, courrier
Prend en charge la gestion de dossiers se rapportant à des aspects logistiques
Gère la documentation administrative et opérationnelle du pôle
Effectue des missions ponctuelles selon les besoins conjoncturels du pôle et du bureau
Relations usagers
Donne une information et / ou une assistance de premier niveau aux usagers internes et externes
Gère les habilitations Choruset Chorus DT au profit des agents internes et externes
Contribue à la formation des utilisateurs et des autres agents du pôle au logiciel CHORUS DT
Apporte conseils, assistance aux utilisateurs internes et externes du logiciel CHORUS DT en difficulté
Explique les procédures aux usagers (Chorus PRO pour les fournisseurs)
Information interne et externe
Participe à la réalisation de supports et visuels d’information et de communicationdu CSP
Participe à l'organisation des actions de type enquêtes de satisfaction, évènements d’information du CSP, de transmission et suivi de documents formalisés
Contribue à l'élaboration des ateliers de professionnalisation, assiste le chef de bureau dans la mise en place de ces derniers
POTENTIELLE application de bilans d’activité
Activités du service
Votre environnement professionnel
Le CSP Chorus constitue avec le bureau des budgets, du contentieux, de la veille juridique, de la commande publique l'un des quatre composants de la direction de l’administration générale et des finances.
Au cœur de la chaîne financière ministérielle, il est chargé de l'exécution des dépenses, des recettes des services du ministère de l'Intérieur du ressort de la zone de défense et de sécurité Est.
Il est en relation avec les services soutenus et les services comptables de la DDFIP de la Moselle.
Composition eteffectifs du service
Le CSP Chorus: 4 bureaux et 15 sections. L'effectif cible: 102 personnes. L’effectif du bureau: 11 agents.
Liaisons hiérarchiques
Le chef du BAIP, le chef de CSP
Liaisons fonctionnelles
Services prescripteurs services de la DDFIP de la Moselle administration centralefournisseurs

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• usage des logiciels Chorus PRO; Chorus DT; Chorus Coeur; CANVA;
• contacts fréquents avec les services prescripteurs et les fournisseurs;
• dispositif de formation spécifique à Chorus et Chorus DT prévu;
• télétravail possible sous réserve d’autonomie suffisante sur le poste.

Avantages:

• Restaurant administratif à partir de 2, 70€
• Parking gratuit situé au sein de la structure
• Salle de sport sur le site
• 38h - Horaires variables
• Possibilité de télétravail (jusqu'à 2 jours par semaine sous réserve d'autonomie suffisante)
• 27j de congés annuels + 16 jours de RTT
• Participation de 50 % par mois à la complémentaire santé obligatoire (sauf exceptions) ;
• Forfait mobilité durable et prise en charge partielle des abonnements transports
• Accès facile: arrêt Mettis Pontiffroy à 20 mètres, proche du centre ville

Dispositif de formation spécifique à CHORUS prévu

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau pratique requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique à acquérir
Savoir-faire
Savoir rédiger: niveau pratique requis
Savoir s'organiser: niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe: niveau pratique requis
Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis
Savoir-être
Savoir s'adapter: niveau de maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines: niveau pratique requis
Savoir communiquer: niveau pratique requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis

Vos perspectives:

• évolution possible vers des postes de niveau supérieur;
• acquisition d’une expérience intéressante et importante en matière de relations usagers et assistance administrative, d’un bon niveau de technicité en matière de gestion budgétaire.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Qui contacter?

Chef du CSP CHORUS: 03.54.84.70.30

Chef du bureau de l’animation, de l’innovation et de la performance: 03.55.62.70.85 [e-mail]

Présentation de Sgami Est

SGAMI EST