Gestionnaire administratif et financier - DPDD

Direction du Patrimoine et du Développement Durable - DPDD; Créteil; On-site; EUR 18,000 - 22,000; Full time

Job summary

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un responsable administratif et financier pour piloter la dépense publique et le budget, assurer les achats et le suivi des crédits, et garantir les obligations comptables et administratives. CDD de 12 mois avec perspective de renouvellement est envisagé, rémunération selon grille interne.

Le candidat idéal maîtrise SIFAC/SAP et Esup, avec expérience en gestion budgétaire et contrôle des dépenses.

Qualifications

• Analyser les données comptables et financières.
• Appliquer les règles financières et les contrôles.
• Suivre les dépenses et les recettes du budget.
• Gérer l’exécution des procédures de dépense.

Responsibilities

• Préparer le budget initial et les budgets rectificatifs.
• Suivre les crédits par dépense, opération, projet ou structure.
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs financiers.
• Accompagner les responsables dans le pilotage budgétaire.
• Suivre contrats et avances et leur exécution financière.
• Suivre immobilisations et valorisation comptable.
• Examiner et contrôler devis et rattacher au marché.
• Saisir les engagements juridiques dans SIFAC/SAP.
• Suivre l’exécution des prestations et collecter les justificatifs.
• Numériser et joindre les pièces justificatives.
• Gérer les signatures et validation via Esup.
• Suivre factures, paiements et relances des prestataires.
• Contrôler la conformité réglementaire (GBCP, marchés).
• Suivre administratif des contrats et conventions.
• Classer et archiver les pièces comptables.

Skills

Analyse comptable

Règles financières

Suivi dépenses recettes

Gestion calendrier

Tools

SIFAC SAP

Esup

Job description

Sous l’autorité du Responsable du Pôle administratif et financier, vous assurez le traitement des demandes d'achat en vérifiant leur conformité et les crédits disponibles, en établissant les commandes, en suivant leur exécution avec les différents interlocuteurs et en réalisant les opérations administratives nécessaires jusqu'au paiement du fournisseur. Vous appuyiez les collaborateurs de la direction dans le suivi financier de leurs budgets respectifs.

Activités principales

Contribution à la gestion budgétaire et suivi des crédits

• Participer à la préparation du budget initial (AE - Actes d'engagement / CP - Crédits de Paiement) et des budgets rectificatifs.
• Suivre les crédits par type de dépenses, opérations, projets ou structures.
• Alimenter les outils de suivi financier : tableaux de bord, indicateurs et bilans périodiques.
• Informer et accompagner les responsables de pôles dans la lecture et le pilotage de leur exécution budgétaire.
• Suivre les contrats et conventions, leurs échéances et leur exécution financière.
• Suivre les immobilisations acquises ou en cours et contribuer à leur valorisation comptable.

Gestion et exécution de la chaîne de la dépense

• Examiner et contrôler les devis, vérifier les mentions obligatoires et les rattacher aux marchés ou opérations correspondantes.
• Saisir les engagements juridiques dans le logiciel dédié (SIFAC/SAP) en s'assurant de l'existence des crédits disponibles.
• Assurer le suivi de l'exécution des prestations : contrôle du service fait, collecte des justificatifs et valorisation des services rendus.
• Collecter, contrôler et numériser les pièces justificatives ; les joindre aux commandes.
• Gérer la chaîne de signatures et suivre la validation des documents via Esup.
• Consulter les factures dématérialisées, suivre les paiements et gérer les relances éventuelles des prestataires.

Réglementation, archivage et relationnel

• Contrôler la conformité réglementaire des opérations (GBCP -gestion budgétaire et comptable publique-, marchés publics, règles EPSCP -Établissements Publics à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel-).
• Assurer le suivi administratif des contrats et conventions.
• Classer et archiver les pièces comptables conformément aux obligations réglementaires.

Agents titulaires et contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1650 et 2000 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière). IFSE à 532 € pour les fonctionnaires.

Vous disposez idéalement d'une première expérience en gestion administrative, financière, comptable ou achats.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion; la connaissance de l’outil SIFAC (SAP) constitue un atout. Les spécificités des outils et de la réglementation propres à l'université (Finances publiques & GBCP, Règles et techniques de la comptabilité, Marchés publics) pourront être acquises grâce à un accompagnement à la prise de poste.

Vous appréciez le travail en équipe, savez organiser votre activité avec rigueur et faites preuve de réactivité. Vous êtes reconnu.e pour votre sens de l'organisation, votre fiabilité et vos qualités relationnelles.

Savoir-faire

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir être

• Rigueur/Fiabilité
• Aisance relationnelle, capacité à rédiger et à présenter
• Sens de l'organisation
• Réactivité et sens de l'initiative
• Capacité de raisonnement analytique et sens critique
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
• Sens du service public