Gestionnaire administratif (CDD) - Musée des Arts et Métiers (H/F)

Conservatoire national des arts et métiers - Cnam; Paris; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

RTT

Job summary

Le Musée des Arts et Métiers recherche un chargé(e) de coordination administrative et logistique rattaché au Département des collections et de la recherche. Vous assurerez l’accueil, l’organisation des réunions et le suivi budgétaire en lien avec les services financiers.

Vos missions incluent la gestion des demandes, la diffusion d’informations et le soutien logistique des activités et des manifestations. Débutant accepté avec rigueur et sens de l’organisation.

Qualifications

• Connaissance des principes de base en comptabilité ou rapprochement budgétaire.
• Capacité à structurer et suivre des dossiers administratifs.
• Maîtrise des reporting et du suivi des dépenses du département.

Responsibilities

• Coordonner les activités administratives et logistiques du département des collections.
• Organiser les demandes, les rendez-vous et rédiger les comptes rendus.
• Assurer le suivi budgétaire en relation avec les services financiers du musée et du CNAM.
• Préparer les réunions et diffuser l'information en interne et externe.
• Accueillir les interlocuteurs et orienter les demandes.

Skills

Rigueur administrative

Gestion budgétaire

Rédaction rapports

Organisation

Relation client

Job description

Le Musée des Arts et Métiers a été créé en 1794 par la Convention à l'instigation de l'abbé Grégoire, pour « perfectionner l'industrie nationale ». Le Musée s'est développé aux 19e et 20e siècles et a été rouvert en 2000 après une profonde rénovation. Il conserve 80 000 œuvres.

Le poste est rattaché au Département des collections et de la recherche du musée des arts et métiers.

Activités principales

Coordination administrative et logistique du département des collections

• Organiser, centraliser les demandes, gérer les rendez-vous du chef de département, préparer les ordres du jour pour les réunions transversales, rédiger les compte-rendu
• Diffuser les informations en interne et externe
• Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courriers) de l'activité du service et des manifestations/évènements (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Elaborer et mettre en place des outils de gestion administrative, de suivis de processus et de documents pour améliorer le fonctionnement du département (planning, tableau de bord des dépenses, espaces partagés) en lien avec le chef du département des collections
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, traitement des demandes (réponse ou orientation)

Gestion et suivi du budget en relation avec les services financiers du Musée des arts et métiers et du Cnam

• Tenir le budget du département en dépenses (AE/CP) et alimenter les différents supports administratifs d'exécution budgétaires
• Assurer la gestion financière du département : suivi des engagements et des dépenses selon la conformité et les procédures administratives (constitution des dossiers, transmission, saisie sur SIFAC, réception des commandes et contrôle CSF, relation directe avec les fournisseurs et en lien avec les demandeurs d'achat)
• Suivi des factures en lien avec les chefs de service
• Préparer les réunions mensuelles de suivi de la consommation du département
• Contrôler les actes de gestion et prévention des contentieux : instruction des dossiers administratifs et financiers en vérifiant la conformité réglementaire du Cnam
• Suivre l'évolution réglementaire
• Assurer une veille dans le cadre de son activité

Informations complémentaires et conditions de travail

• Temps de travail : 37h30 par semaine
• 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
• Télétravail : oui, possible à raison d'1 jour par semaine après 1 mois d'ancienneté
• Gestion de projet : non

Profil recherché Compétences : Principes de base en comptabilité (souhaité) ; Mettre à jour un dossier, une base de données (souhaité) ; Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (souhaité) ; Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours (souhaité) ; Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie (souhaité) ; Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus (souhaité) ; Préparer et suivre les dossiers de facturation (souhaité) ; Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients (souhaité) ; Répondre aux demandes d'information internes et externes (souhaité) ; Utiliser les outils numériques (souhaité) Qualités professionnelles : Faire preuve de rigueur et de précision ; Avoir l'esprit d'équipe ; Organiser son travail selon les priorités et les objectifs Expérience : Débutant accepté