Gestionnaire administratif Back Office (H/F)

Fatec Group; Marseille; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Fatec Group recherche un(e) gestionnaire administratif/tive au sein de la Direction des Opérations de Gestion, pour soutenir le back-office et les gestionnaires de parc externalisés. Vous assurez le traitement des amendes, des restitutions, des mises à disposition et de la fiscalité.

Missions: gérer les cartes carburant et cartes vertes, les ventes des véhicules, les duplicatas des cartes grises, les courriers administratifs et les vignettes CRIT’Air, et la facturation associée.

Qualifications

• Formation administrative ou gestion (type BTS).
• Expérience en gestion et relation client utile.
• Intérêt pour le secteur automobile souhaité.

Responsabilités

• Gérer les cartes carburant et cartes vertes.
• Gérer les ventes et fixer la valeur de revente minimale.
• Gérer les duplicatas des cartes grises.
• Envoyer les courriers administratifs et commander les vignettes CRIT’Air.
• Analyser les frais de restitution et suivre les PV.
• Suivre les mises à disposition et restitutions des véhicules.
• Assurer la facturation et le reporting clients.
• Maintenir la base de connaissances et le suivi des dossiers.

Connaissances

Connaissance secteur automobile

Aisance avec outils informatiques

Rigueur administrative

Sens du client

Travail en équipe

Adaptation et curiosité

Formation

BTS Assistant de gestion

Outils

Excel

CRM

Description du poste

Au sein de la Direction des Opérations de Gestion, le service back Office vient en support des gestionnaires de parc en externalisation. Ce service traite les amendes, les restitutions, les mises à disposition, la fiscalité. Au sein de ce service, le ou la gestionnaire administratif/tive a pour missions de:

Mission 1 : Gérer des cartes carburants

• o Création, renouvellement, duplicata, opposition, expédition des cartes…

Mission 2 : Gérer des cartes vertes

• o Au fil de l’eau, lors des mises à a route et en masse lors des campagnes de renouvellement annuelles

Mission 3: Gérer les ventes

• o De véhicules tous clients via nos partenaires : fixer la Valeur de revente minimale acceptée

Mission 4: Gérer les demandes de duplicatas des cartes grises pour tous nos clients

• o Suivi des dossiers cartes grises et bien remplir les tableaux.

Mission 5: Envoyer les courriers administratifs et commander les vignettes CRIT’air

• o Assurer un suivi et effectuer des relances

Mission 6: FRE – Analyser les frais de restitution

• o Réclamer les PV (Macadam, Dekra …), rapport d’expertise, facture loueur
• o Assurer le suivi des réceptions de PV et faire les relances si besoin
• o Monter le dossier complet et l'envoyer à la technique pour Analyses
• o Assurer le suivi des infos et données sur le tableau pour permettre un bilan des économies préconisées
• o Transférer le dossier au client avec le rapport d’analyse de FATEC

Mission 7: PRE CONTROLE : anticiper les frais de restitution

• o Informer les collaborateurs 2 mois avant la livraison de leur nouveau véhicule pour les inciter à prendre les rendez-vous avec les garages afin d’établir des devis
• o Assurer le suivi de la réception du devis et des photos et transmettre le dossier pour analyse au service technique
• o Le service technique nous transmet ses conclusions sur le bienfondé de réaliser les réparations ou pas et nous fait ses préconisations : réparation utile ; à quel coût, prise en charge assurance …
• o Faire un retour au client pour prise de décision et à la suite donner
• o Suivi des réparations avec le Client, Garage et Assurance

Mission 8: Facturation

• o Facturation manuelle des honoraires de gestion.
• o Facturations diverses de fournisseurs
• o Facturation des vignettes CRIT AIR.
• o Facturation cartes grises, revente à l’acte

Mission 9: Gestion des mises à disposition et restitutions

• o Commander les cartes carburant, vignettes Crit’air, cartes verte…
• o Constituer la pochette conducteur
• o Indiquer au collaborateur la marche à suivre pour prendre possession de son véhicule et restituer son véhicule précèdent
• o Suivre et relancer si besoin pour obtenir les PV de livraison et de Restitution pour permettre la mise à jour de nos bases et permettre une facturation conforme auprès de nos clients
• o Maintenir la base de connaissance commune à jour

Mission 10: Gestion des sinistres

• o Collecter et centraliser les éléments nécessaires à l’ouverture d’un dossier de sinistre
• o Envoyer les éléments au courtier ou à l’assureur désigné par le client

Formations et expériences:

• o Une Formation administrative ou gestion (type BTS), complétée par une expérience en gestion et relation client sera utile.

Compétences et qualités requises:

• o Une connaissance ou un intérêt pour le secteur automobile
• o Une aisance avec les outils informatiques
• o Une rigueur administrative
• o Un vrai sens du Client y compris client interne
• o Un goût pour le travail en équipe
• o Capacité d’adaptation et curiosité: travaillant pour tous les clients de l’entreprises, vous savez chercher et trouver les informations pour chaque cas (base de connaissances)