Executive Assistant & Office Manager (H/F)

Jobaffinity; Paris; Sur place; EUR 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Eclairion recherche une Executive Assistant & Office Manager (H/F) à Paris pour soutenir la Direction Générale et le Comex dans l’organisation et la coordination quotidiennes. Vous assurez la gestion d’agenda, l’organisation des déplacements, et vous garantissez le bon fonctionnement des bureaux parisiens dans un contexte international.

Profil recherché: 7 à 10 ans d’expérience, excellent relationnel, rigueur, et aisance en communication, avec maîtrise des outils bureautiques et de

Qualifications

• 7 à 10 ans d’expérience minimum dans un poste similaire.
• Expérience en Executive Assistant auprès d’un dirigeant ou Comex.
• Environment international ou en forte croissance apprécié.

Responsabilités

• Gérer et optimiser les agendas des membres du Comex.
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions.
• Coordonner la communication entre le Comex, les équipes et partenaires.
• Assurer le bon fonctionnement des bureaux parisiens et la logistique interne.
• Conception et mise en place de méthodes organisationnelles.

Connaissances

Executive Assistant

Office Management

Gestion agenda

Organisation

Outils

Microsoft 365

Google Workspace

Vidéoconférence

Gestion de projets

Description du poste

Executive Assistant & Office Manager H/F

Lieu 75008 Paris France

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Eclairion façonne la prochaine génération d'infrastructures IA durables en Europe : haute densité, modulaires, éco-énergétiques et stratégiquement souveraines. Notre conviction est ancrée dans notre ADN depuis la création de l'entreprise : une infrastructure numérique doit pouvoir évoluer aussi vite que la technologie qu'elle héberge.

Entreprise à mission membre du Groupe HPC, Eclairion combine excellence technologique, souveraineté numérique et responsabilité environnementale sur des projets sans équivalent à cette échelle en Europe.

Nous recherchons une Executive Assistant & Office Manager, capable d’évoluer dans un environnement international et en transformation permanente.

En lien direct avec la Direction Générale et les membres du Comex, vous assurez deux dimensions complémentaires :

• Executive Assistant : accompagner les dirigeants dans leur organisation, leur coordination et leurs priorités.
• Office Manager : garantir le bon fonctionnement, l’organisation et la qualité de vie des bureaux parisiens.

Vous êtes une personne de confiance, organisée, diplomate et proactive, capable d’anticiper les besoins du Comex tout en gardant une vision très opérationnelle du quotidien.

Gestion et anticipation de l’agenda

• Gérer et optimiser les agendas complexes des membres du Comex.
• Organiser les rendez-vous internes et externes.
• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, transferts, visas si nécessaire.

Coordination et communication

• Être le point de coordination privilégié entre les membres du Comex, les équipes et certains interlocuteurs externes.
• Organiser des rendez-vous avec des partenaires, investisseurs, clients ou prestataires.
• Assurer une représentation professionnelle de la Direction auprès des interlocuteurs externes.

En complément de votre rôle auprès du Comex, vous êtes responsable du bon fonctionnement quotidien des locaux parisiens.

Gestion des bureaux

• Superviser le fonctionnement quotidien des locaux.
• Être l’interlocuteur privilégié des prestataires et fournisseurs.
• Gérer les relations avec les différents prestataires : ménage, maintenance, sécurité, fournitures, restauration, etc.
• Identifier les dysfonctionnements et coordonner leur résolution.
• Veiller au bon niveau de service des espaces de travail.
• Anticiper les besoins liés à la croissance des effectifs.

Fournitures et équipements

• Gérer les commandes de fournitures et consommables.
• Suivre les stocks.
• Coordonner l’installation des nouveaux collaborateurs.
• Participer à la gestion des équipements et matériels nécessaires au fonctionnement des bureaux.

Événementiel interne

• Organiser les événements internes
• Coordonner les prestataires et la logistique.
• Participer à l’organisation des événements corporate

Profil recherché

Vous disposez idéalement de 7 à 10 ans d’expérience minimum dans un environnement similaire :

• Executive Assistant auprès d’un dirigeant ou d’un Comex ;
• Assistant(e) de Direction Générale ;
• Environnement cabinet de conseil, scale-up, entreprise internationale ou groupe.

Une expérience dans un environnement en forte croissance est particulièrement appréciée.

• Excellente capacité d’organisation.
• Gestion simultanée de plusieurs priorités.
• Forte capacité d’anticipation.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens aigu du détail.
• Excellente communication orale et écrite.
• Très bonne capacité rédactionnelle.
• Aisance avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Diplomatie et intelligence relationnelle.
• Capacité à représenter l’entreprise avec professionnalisme.

Français : courant / langue professionnelle.

Anglais : bilingue ou niveau C1/C2 indispensable.

à l’aise pour :

• échanger oralement avec des interlocuteurs internationaux ;
• rédiger des emails ;
• organiser des réunions en anglais ;
• participer à des réunions avec des interlocuteurs anglophones.

Nous recherchons une personne :

Discrète
Vous savez gérer des informations confidentielles et sensibles.

Autonome
Vous êtes capable de prendre en charge un sujet de A à Z.

Structurée
Vous aimez organiser, prioriser et mettre en place des méthodes.

Diplomate
Vous savez interagir avec des profils très différents, y compris au plus haut niveau de l’organisation.

Agile
Vous êtes à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.

Orientée solutions
Face à un problème, votre premier réflexe est de chercher une solution.

Exigeante sur la qualité de service
Vous avez le sens du service, mais pas dans une logique d’exécution passive : vous êtes force de proposition.

Une bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs est attendue :

• outils de visioconférence ;
• outils collaboratifs et de gestion de projets.

La capacité à prendre rapidement en main de nouveaux outils est importante.

Au-delà de votre expérience, nous attendons de vous que vous soyez capable de devenir rapidement :

le point d’appui organisationnel de la Direction.

Vous rejoindrez une entreprise en pleine phase de structuration et de croissance, avec un rôle particulièrement exposé et transverse.

Vous aurez la possibilité de :

• travailler directement avec le Comex ;
• contribuer à la structuration d’une entreprise en forte croissance ;
• avoir un impact concret sur l’organisation ;
• construire des méthodes et des process ;
• évoluer dans un environnement international ;
• occuper un rôle qui pourra progressivement s’élargir vers des missions de coordination stratégique.