executive assistant

agap2; Nanterre; Sur place; EUR 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

agap2, acteur du conseil en ingénierie, recherche un Assistant de projet / Assistant de direction expérimenté pour soutenir le management de projets internationaux. Vous reportez au Project Director et optimisez les plannings, les déplacements et l'organisation des réunions.

Vous assurez l'accueil des nouveaux entrants, la rédaction de notes de rendez-vous, la communication interne et l'animation de l'équipe, avec une maîtrise parfaite de Word, Excel et PowerPoint.

Qualifications

• Expérience initiale avérée dans ce domaine.
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et PowerPoint exigée.

Responsabilités

• Assister l'équipe de gestion de projet au quotidien pour optimiser l'activité.
• Gestion et optimisation de l'emploi du temps du Directeur: planification des réunions et prise de rendez-vous
• Organisation des déplacements nationaux et internationaux (billets, hôtels, taxis, visas) pour l'équipe projet
• Gestion du processus d'arrivée des nouvelles recrues (badge, IT, déménagement)
• Rédiger et diffuser les notes de rendez-vous au sein du projet
• Participer à la communication et à l'animation de l'équipe
• Participer à l'organisation d'événements internes au sein du projet

Connaissances

13 ans d'expérience

Organisation et coordination

Maîtrise Word/Excel/PowerPoint

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

A player in the field of engineering consulting, agap2 provides its clients, from SMEs to large industrial groups, with its business expertise in more than 10 sectors of activity: Energy (Oil & Gas, Nuclear, Thermal, New Energies, etc.), Industry, Aeronautics/Space/Defense, Automotive, Life Sciences, Construction, etc.

To expand the team, we are looking for passionate people with team spirit and the ambition to innovate.

More information on agap2.fr

Your mission with us

• Position: Project Assistant / Management Assistant/ executive assistant (13 years of experience MINIMUM)
• Contract type: Permanent

Reporting to our client's Project Director (international engineering), your missions will be as follows

• Assist the project management team on a daily basis in order to optimize the management of their activity:
• Management and optimization of the Director's schedule: planning meetings and managing appointments
• Organization of national and international travel (tickets, hotels, taxis, and visas) for the project management and support team

Assist resource management within the project

• Management of the new hire arrival process (badge request, IT request, moving, etc.)
• Writing and dissemination of appointment notes within the project
• Participate in the communication and animation of the team
• Participation in the organization internal events within the project

Profile

• You have proven initial experience in the field.
• Proficiency in Word, Excel and Powerpoint office tools is essential.