Doc Controller (H/F)

Cepid; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Cepid recherche un Doc Controller à Paris pour gérer les documents de gestion des espaces de travail et assurer la conformité des procédures. Le candidat idéal a minimum 1 an d'expérience en gestion documentaire et maîtrise des outils comme Edoc et Eproject.

Vous devrez analyser les demandes des clients, garantir la sécurité et la confidentialité des données, tout en formant les parties prenantes à l'utilisation de la GED. Un excellent relationnel et un sens aigu du détail sont requis.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant que Doc Controller.
• Expérience minimale de 1 an dans la gestion d'un système documentaire.

Responsabilités

• Gérer et maintenir à jour les données et documents de gestion des espaces de travail.
• Appliquer et faire respecter les règles d'échanges et les procédures de gestion documentaire.
• Analyser et traiter les demandes clients.
• Garantir la sécurité et la confidentialité des données stockées.
• Contrôler les documents déposés par l'équipe technique.
• Assurer la relation client et la coordination.

Connaissances

Edoc

Eproject

Microsoft 365

Formation

Formation en gestion documentaire

Description du poste

Responsabilités

• Gérer et maintenir à jour les données et documents de gestion des espaces de travail (fichiers de suivi, procédures, guides, formulaires, etc.).
• Appliquer et faire respecter les règles d'échanges et les procédures de gestion documentaire en vigueur.
• Analyser et traiter les demandes clients, en proposant des solutions adaptées ou en réorientant les demandes si nécessaire.
• Garantir la sécurité et la confidentialité des données stockées dans la GED (Edoc).
• Contrôler les documents (livrables) déposés sur la plateforme par l'équipe technique.
• Assurer la relation client et la coordination avec l'administrateur fonctionnel.
• Mettre à jour les référentiels internes (procédures, fichiers de suivi, indicateurs) et les dossiers clients (contrats, Plans d'Assurance Qualité, etc.).
• Accompagner les parties prenantes dans l'utilisation de la GED et les former à leurs rôles et responsabilités.
• Produire des reportings réguliers sur les indicateurs de suivi et de performance, en collaboration avec le responsable GED.
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures internes et de la prestation client.
• Participer aux groupes de travail et aux actions de conduite du changement.

Durée hebdomadaire : 35 heures

Contraintes du poste : travail sur écran

Profil

*** A compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi en situation de handicap et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi ***

Formation initiale en gestion documentaire et expérience confirmée en tant que Doc Controller.

Expérience minimale de 1 an dans la gestion d'un système documentaire.

Maîtrise des outils : Edoc, Eproject, suite Microsoft 365.

Connaissance du monde des projets (rôles, responsabilités, acteurs).

Savoir-être

• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Rigueur, organisation et sens du détail.
• Capacité à travailler en équipe et à accompagner le changement.
• Avoir l'esprit d'équipe.
• Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie.
• Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

Compétences spécifiques

• Classer des documents.
• Maintenir une documentation précise et à jour.
• Participer à un inventaire.
• Réaliser une veille documentaire.
• Sélectionner des informations documentaires.

Durée du poste : 2 An(s)