Directeur administratif de composante (h/f) - insset - contractuels

Université de Picardie Jules Verne; Saint-Quentin; On-site; EUR 44,000 - 58,000; Full time

Job summary

L'Université de Picardie Jules Verne à Saint-Quentin recherche un responsable administratif et financier pour piloter les services administratifs, le budget, les ressources humaines et les affaires juridiques de l’institut.

Vous coordonnerez les activités liées à l’enseignement, aux évaluations, à la gestion des marchés publics et à la communication interne et externe, en lien avec la direction, afin d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité des locaux.

Qualifications

• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des instituts et des universités.
• Connaissance des droits et obligations de la fonction publique et de l’organisation de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives complexes.
• Capacité à manager, animer une équipe et conduire des entretiens professionnels.
• Savoir organiser, prioriser et rendre compte de ses missions à la hiérarchie.

Responsibilities

• Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’institut.
• Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision.
• Participer à l’élaboration du calendrier universitaire et coordonner l’organisation des enseignements et des modalités d’évaluation.
• Gérer le budget, la masse salariale et les contrats (marchés publics, vacataires, etc.).
• Piloter les projets d’évolution technique ou organisationnelle et assurer une veille juridique et réglementaire.

Skills

Gestion d’équipe

Organisation et planification

Rédaction et communication

Analyse et synthèse

Gestion budgétaire

Tools

APOGÉE

OSE

SIFAC/SIFAC+

Job description

1. Activités principales:

Administration générale et pilotage:

- Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’institut

- Contrôler l’application des règles et procédures administratives

- Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage (s’assurer notamment de la fiabilité des données remontées) et d’outils d’aide à la décision

- Participer avec l’équipe de direction à l’élaboration du calendrier universitaire de l’institut

- Coordonner l’organisation des enseignements et les modalités d’évaluation

- Préparer, participer aux conseils de gestion et en rédiger les comptes rendus

- Participer au dialogue de gestion avec l'équipe de direction (budget, masse salariale…)

- Veiller au respect des conditions de recrutement des vacataires et en assurer le suivi (services et paiement des heures)

- Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de l’institut ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle

- Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure

- Apporter expertise et conseil auprès du directeur

- Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel

- Proposer puis conduire une politique et des actions de communication en interne et en externe (actualisation du site internet et des supports de communication sur l’offre de formation et l’institut), s’assurer du relais des informations en interne

- Assurer le suivi de la gestion des locaux et des équipements de l'institut, en lien avec les services patrimoine de l'UPJV

- Veiller au respect des règles de sécurité des établissements recevant du public (ERP) et à la mise à jour du registre de sécurité

- Assurer, en lien avec le conseiller de prévention, le suivi des questions de santé et sécurité au travail

- Piloter la passation et le suivi des marchés publics et contrats de l'institut, dans le respect du code de la commande publique

- Assurer une veille juridique et réglementaire.

Coordination pédagogique:

- Contrôler les services d’enseignement afin de maîtriser la dotation horaire notifiée

- Coordonner et superviser les services pédagogiques sur les aspects administratifs et règlementaires

- Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)

- Garantir la régularité des actes pédagogiques

- Faire valider et transmettre aux services centraux les modalités de contrôle des connaissances et des compétences

- Transmettre les informations pédagogiques

Affaires budgétaires et financières:

- Etablir et proposer le budget de la composante, contrôler et analyser sa répartition

- Assurer le suivi budgétaire en lien avec la gestion financière

- Gérer la masse salariale (suivi et mise en paiement des rémunérations vacataires, complémentaires et référentiel)

Gestion des ressources humaines:

- Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de l’institut

- Organiser le temps de travail au sein de l’institut en fonction de l’activité

- Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS et définir les besoins en formation

- Accompagner les agents dans leurs parcours professionnels

- Organiser, avec le directeur, et superviser les campagnes d’emplois

Relations internationales et mobilité :

- Piloter et coordonner, en lien avec le service des relations internationales de l'UPJV, les actions de mobilité étudiante et de mobilité du personnel (programme Erasmus+)

- Assurer le suivi administratif et financier des conventions et accords de partenariat avec les établissements étrangers

- Organiser les stages linguistiques et les séjours d'immersion à l'étranger des étudiants

- Informer et accompagner les étudiants et personnels dans leurs démarches de mobilité (bourses, assurances, visas, contrats Erasmus+)

Rémunération basée sur la gille indiciaire des ingénieurs d'études : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/T3XTm6mt9B6GpKf

Type de contrat : CDD de suppléance, Temps plein, ouvert aux contractuels

Date limite pour postuler : jusqu'au 18/11/2026

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des instituts et des universités

• Connaissance des droits et obligations de la fonction publique

• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur

• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines et des notions et techniques d’encadrement

• Connaissance des outils de gestion (APOGÉE, OSE, SIFAC/SIFAC+)

• Connaissance de la réglementation relative à l'apprentissage et aux contrats en alternance, et veille sur ses évolutions

• Connaissance du code de la commande publique et des règles applicables aux marchés publics et conventions

• Connaissance des règles de sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP) et des obligations en matière de santé et sécurité au travail

Savoir-faire opérationnels/techniques

• Avoir le sens de l’organisation

• Maitriser les outils bureautiques

• Qualités d’expression écrite et orale

• Savoir manager et animer une équipe

• Savoir conduire un entretien, une réunion

• Savoir travailler en équipe

• Capacités d’analyse et de synthèse

• Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion

• Savoir anticiper ses missions en fonction des délais / savoir prioriser

• Savoir rendre compte de ses missions à sa hiérarchie

• Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’institut

• Savoir interagir avec les réseaux sociaux

Savoir-être

• Bonnes qualités relationnelles (diplomatie, courtoisie…)

• Être à l’écoute

• Autonomie

• Discrétion

• Capacité d’adaptation

• Réactivité, dynamisme, polyvalence

• Avoir le sens des initiatives

• Avoir le sens de la confidentialité