Coordinateur Admin & Services Généraux – Anglais

MKS Instruments, Inc.; Beaune-la-Rolande; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Beaune La Rolande accueille un Coordinateur et Responsable des services administratifs et de bureau au sein du groupe MKS. Vous assurerez l'accueil, le standard et la gestion des badges, du courrier et des déplacements professionnels, avec utilisation de Concur et gestion des réunions.

Vous reporterez au Directeur Général Local et travaillerez avec l'équipe de direction. Le poste exige Bac+2 et au moins 3 ans d'expérience, et un bon niveau d'anglais professionnel.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative ou tout autre domaine pertinent.
• Au moins 3 ans d'expérience similaire.
• Anglais professionnel exigé.
• Maîtrise de Microsoft Office.
• Organisation, rigueur et gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.

Responsibilities

• Gérer l'accueil physique et le standard téléphonique des visiteurs, clients et fournisseurs.
• Gérer les visiteurs, les badges et les accès au site.
• Traiter le courrier et les colis entrants et sortants, y compris la correspondance confidentielle.
• Préparer la lettre d’information mensuelle de l'entreprise.
• Apporter un soutien à la planification des déplacements professionnels et à l’utilisation du système Concur.
• Coordonner les réservations de salles de réunion.
• Mettre à jour les bases de données administratives et les indicateurs de performance.
• Assurer la gestion administrative et logistique des véhicules de l’entreprise et de la flotte de véhicules de fonction.
• Assister le directeur général dans la gestion et la coordination de son agenda.
• Organiser les réunions du comité de direction et assurer un soutien administratif à l’équipe de direction.
• Aider les membres du comité de direction à planifier leurs réunions et à assurer la coordination avec les équipes du siège.
• Recueillir et préparer des informations destinées aux discussions et réunions de l’équipe de direction et des intervenants externes, dans le strict respect de la confidentialité.
• Préparer les supports de présentation pour les réunions.
• Organiser les réunions d’information destinées aux collaborateurs ainsi que les événements d’entreprise exceptionnels.
• Établit des contacts de haut niveau, de nature sensible, au sein et à l’extérieur de l’entreprise.

Skills

Anglais professionnel

Maîtrise de Microsoft Office

Organisation et gestion des priorités

Education

Bac à Bac+2 en gestion administrative

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Beaune La Rolande accueille un Coordinateur et Responsable des services administratifs et de bureau au sein du groupe MKS. Vous assurerez l'accueil, le standard et la gestion des badges, du courrier et des déplacements professionnels, avec utilisation de Concur et gestion des réunions.

Vous reporterez au Directeur Général Local et travaillerez avec l'équipe de direction. Le poste exige Bac+2 et au moins 3 ans d'expérience, et un bon niveau d'anglais professionnel.