Coordinateur Administratif et Services Généraux h/f

MKS Instruments; Beaune; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

MKS Instruments, Inc. recherche un Coordinateur et Responsable des services administratifs et de bureau pour son groupe industriel international basé à Beaune.

Vous travaillerez avec le Directeur Général Local pour assurer l'accueil, les activités administratives et logistiques sur site et la gestion du parc automobile. Vous collaborerez avec l'équipe de direction, assurerez le suivi des déplacements et des réunions, et préparerez les supports.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative ou domaine pertinent.
• Minimum 3 ans d'expérience similaire.
• Anglais professionnel exigé et maîtrise de MS Office.

Responsibilities

• Gérer l'accueil, le standard et les badges des visiteurs.
• Gérer le courrier et les colis, y compris la correspondance confidentielle.
• Assurer la gestion administrative et logistique du parc automobile.
• Préparer l'information mensuelle destinée aux salariés.
• Organiser les déplacements professionnels et la gestion des voyages (Concur).
• Coordonner les réservations de salles et soutenir l'équipe dirigeante.
• Maintenir les bases de données administratives et les indicateurs de performance.

Skills

Anglais professionnel

Organisation et rigueur

Gestion des informations sensibles

Qualités relationnelles et rédaction

Education

Bac à Bac+2 en gestion administrative

Tools

Microsoft Office

Job description

Un jour à MKS :

En tant que Coordinateur et Responsable des services administratifs et de bureau h/f au sein de notre groupe industriel international MKS basé à Beaune La Rolande , sous le management de notre Directeur Général Local, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de direction locale afin d'assurer le bon déroulement des activités d'accueil, administratives et logistiques sur site et également de la gestion administrative du parc automobile de l'entreprise.

Vos missions :

• Gérer l'accueil physique et le standard téléphonique des visiteurs, clients et fournisseurs.
• Gérer les visiteurs, les badges et les accès au site.
• Traiter le courrier et les colis entrants et sortants, y compris la correspondance confidentielle du directeur général.
• Préparer la lettre d’information mensuelle de l'entreprise à destination des salariés.
• Apporter un soutien à la planification des déplacements professionnels et à l’utilisation du système de gestion des voyages Concur.
• Coordonner les réservations de salles de réunion.
• Mettre à jour les bases de données administratives et les indicateurs de performance.
• Assurer la gestion administrative et logistique des véhicules de l’entreprise et de la flotte de véhicules de fonction, conformément à la politique en matière de véhicules.
• Assister le directeur général dans la gestion et la coordination de son agenda.
• Organiser les réunions du comité de direction et assurer un soutien administratif à l’équipe de direction.
• Aider les membres du comité de direction à planifier leurs réunions et à assurer la coordination avec les équipes du siège.
• Recueillir et préparer des informations destinées aux discussions et réunions de l’équipe de direction et des intervenants externes, dans le strict respect de la confidentialité.
• Préparer les supports de présentation pour les réunions.
• Organiser les réunions d’information destinées aux collaborateurs ainsi que les événements d’entreprise exceptionnels.
• Établit des contacts de haut niveau, de nature sensible, au sein et à l’extérieur de l’entreprise.

Votre profil :

• Formation Bac à Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative ou tout autre domaine pertinent.
• Au moins 3 ans d'expérience similaire.
• Anglais professionnel exigé.
• Maîtrise de Microsoft Office.
• Sens de la confidentialité , habitude de gérer des informations sensibles et critiques.
• Organisation, rigueur et gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Connaissances de base en gestion de flotte automobile.
• La maîtrise d'outils de gestion administrative serait un plus.

Nous avons hâte de vous rencontrer !

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