Conseiller famille (H/F)

Ville de Clichy-la-Garenne; Clichy; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Clichy-la-Garenne recherche un agent polyvalent pour l'accueil du public au sein de l administration. Vous assurerez l accueil, veillerez au respect des procédures et gérerez le traitement des dossiers, le DAU et la gestion financière.

Vous travaillez en équipe, faites preuve de rigueur et de discrétion, et vous accompagnerez les familles dans leurs démarches administratives en lien avec CONCERTO.

Qualifications

• Accueil du public et bonne présentation attendus.
• Reformulation des demandes et respect des consignes.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Concerto).
• Rigueur, autonomie et sens du service public.

Responsabilités

• Accueillir le public et orienter vers l interlocuteur adapté.
• Vérifier les dossiers et documents administratifs, mettre à jour le DAU et les données de la famille.
• Gérer les réservations, encaisser les paiements et enregistrer les transactions.
• Mettre à jour le dossier CONCERTO et renseigner les notes relatives aux documents manquants.

Connaissances

Accueil du public

Bonne présentation

Langage adapté

Reformulation des demandes

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Polyvalence

Capacité d'écoute et de dialogue

Maîtrise de soi

Relationnel positif

Capacité d'initiative et autonomie

Outils

Concerto (formation interne)

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

La ville de Clichy compte 65 000 habitants et 1400 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Vos Missions

Accueil Central

• Compréhension de la demande et orientation de l'usager vers l'interlocuteur adapté ou gestion en direct de la demande
• Veille à la bonne application et au respect des consignes de sécurité
• Effectue un premier traitement de la demande de l'usager
• Vérifie les réservations avec l'usager
• Vérifie que l'ensemble des documents constituant le Dossier Administratif Unique (DAU) de chaque usager se présentant est à jour
• S’assure que chaque famille dispose d'une adresse mail
• Informe la famille le cas échéant que le DAU est incomplet et liste les documents manquants
• Envoi la liste des documents manquants par mail à l'usager
• Enregistre les documents manquants dans la rubrique « note » de l'usager qui se trouve dans l'application métier CONCERTO
• Refuse l'accès à l'usager vers l'accueil Box en cas de dossier incomplet

Accueil Box

• Vérifie que le DAU de la famille est complet
• S’assure que le DAU est à jour sur l'application métier (adresse, coordonnées, composition de la famille et tous les onglets: santé, profession, toutes les informations dédiées à la famille et figurant dans l'application métier CONCERTO ... )
• S’assure que la famille possède une adresse mail et un téléphone portable
• Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
• Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
• Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies - enregistrement du mail dans le dossier CONCERTO de la famille et information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants pour compléter le DAU
• Créé l'espace famille en ligne si absent
• Accompagne la famille jusqu'à la création de l'espace famille
• Transmet, par mail, le-s tutoriel-s si demandé par la famille
• S’assure en présence de la famille que la procédure est maitrisée
• Encaisse les règlements des factures sous les différents modes de paiements acceptés
• Effectue le versement journalier des différents modes de paiement au régisseur
• Pour la création et le calcul d'un quotient familial (QF) : vérification des documents (avis d'imposition N-1 et attestation de paiement CAF de moins de 3 mois) et saisie informatique des données
• Utilise le tutoriel dédié si besoin

Calcul du Quotient provisoire

• S’assure que la famille dispose d'une adresse mail
• Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
• Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
• Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies - scan du mail dans le dossier CONCERTO de la famille - information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants pour compléter le DAU
• S’assure que l'usager fourni les justificatifs de perte de revenus sur les 3 derniers mois (justificatifs de revenus de tous les membres du foyer)
• Vérifie que la baisse de revenus est de minimum 30 % et plus
• Effectue le calcul du quotient provisoire pour les 3 mois suivants la demande
• Informe l'usager de ses droits (obligation de se manifester de nouveau pour la prolongation, dans les délais impartis, préciser la date)

Back office

• Traitement des demandes des familles effectuées par mail
• Vérifie que le DAU transmis est complet dans l'application CONCERTO
• Envoie du mail à la famille pour lui rappeler ses droits
• Scan du mail envoyé à la famille dans le dossier CONCERTO de la famille
• Mentionne les échanges dans la rubrique « note » de CONCERTO

Accueil back office téléphone

• Traitement des demandes des familles effectuées par téléphone
• Effectue un premier traitement de la demande en vérifiant les réservations, les factures etc...
• Confirmation des propos par mail aux familles
• Vérifie que le DAU est à jour
• Informe la famille des documents manquants
• Saisie dans la rubrique « note » de CONCERTO les échanges tenus avec la famille
• Envoie par courriel des formulaires de dépôt de contestation le cas échéant

Accueil back office courrier

• Traitement de la demande effectuée par courrier
• Réponse par mail à la famille de la bonne réception du courrier et du traitement de la demande. Cela dans un délai de 15 jours maximum
• Vérifie que le DAU est à jour

la politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Contrat de remplacement 6 mois

Profil recherché

Savoir être - diplômes

• Accueil du public
• Bonne présentation
• Langage adapté
• Reformulation des demandes
• Rigueur

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Concerto (formation interne)
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence: capacité à exercer différentes fonctions selon les nécessités du service

Qualités relationnel/es exigées

• Capacité d'initiative et autonomie
• Capacité d'écoute et de dialogue
• Maîtrise de soi
• Relationnel positif