Adjoint administratif et financier (H/F)

Ville de Clichy-la-Garenne; Clichy; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ville de Clichy-la-Garenne recherche un agent administratif pour participer à l'organisation des séjours de vacances destinés aux jeunes Clichois et assurer le suivi administratif sur le site Messelan. Sous la responsabilité du responsable de l'offre, vous préparez les documents, gérez les inscriptions via Concerto, contrôlez les dossiers et travaillez avec les services de la Ville.

Vous assurez le suivi budgétaire et participez à l'analyse des offres des prestataires, renforçant les équipes et

Qualifications

• Connaissance des règles des marchés publics
• Connaissance des règles comptables et administratives
• Compétences rédactionnelles

Responsibilities

• Établir les documents administratifs et contractuels des personnels recrutés.
• Rédiger les documents liés aux marchés et subventions.
• Gérer les mises à disposition et les conventions du site Messelan.
• Organiser les réunions avec les familles et les prestataires.
• Traiter les inscriptions et contrôler les dossiers des séjours.
• Préparer les tableaux de bord et analyses administratives et budgétaires.
• Appuyer les autres services de la direction durant les périodes calmes.
• Suivi des tableaux de bord du service.

Skills

Rigueur et organisation

Aisance téléphonique

Appétence au travail en équipe

Polyvalence, adaptabilité

Qualités relationnelles

Tools

Pack Office

Concerto

Ciril finances

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste

Sous la responsabilité du responsable de l'offre de séjours, vous participez à l'organisation des séjours de vacances proposés aux jeunes Clichois et aux activités proposées sur le site de Messelan. Vous effectuez le travail administratif de préparation et de suivi des séjours. Vous êtes en contact avec les différents services de la Ville (communication, finances, Clichy famille, DRH) et les familles dans le cadre des préinscriptions et inscriptions aux séjours.

Missions Ou Activités

Participation à l'organisation des séjours (prestataires et Messelan) :

• Etablir les documents administratifs et contractuels des personnels recrutés (contrats, ordre de mission, rémunération, états déclaratifs prévisionnels et services faits…)
• Participer à la rédaction des documents liés aux marchés (délibérations, notes) et, le cas échéant aux subventions (conventions)
• Participer à la rédaction des documents administratifs liés aux mises à disposition du site de Messelan (gestion des réservations, conventions, états des lieux)
• Organiser les réunions (présentation aux familles, rencontre des prestataires...)

Gestion des préinscriptions et inscriptions aux différents séjours :

• Traiter les inscriptions (logiciel Concerto) familles aux séjours de vacances
• Contrôler les dossiers
• Contacter les familles pour compléter les dossiers
• Etablir les listes

Participation au suivi administratif et budgétaire du service et de la direction :

• Accompagner le responsable du site et les directeurs de séjours à Messelan dans leur organisation administrative (demande de devis, réservations de sorties, réservation des cars de la Ville, gestion du planning…)
• Recevoir, traiter les pièces comptables
• Préparer l'analyse des offres des prestataires
• Renforcer le pôle Ressources et moyens généraux

Suivi Des Tableaux De Bord Du Service

• Compléter au fur et à mesure les éléments statistiques des séjours (nombre d'enfants, activités, quartiers d'origine…)
• Remplir les tableaux de bord administratifs et financiers

Appui Administratif Aux Autres Services De La Direction

• Durant les périodes calmes en matière d’organisation de séjours ou d’inscription des familles, seconder les autres agents administratifs de la direction pour la rédaction de documents, l’établissement de listes

Profil recherché

• Savoirs/diplômes :
• Outils bureautiques : pack office
• Logiciels métiers : Concerto et Ciril finances
• Connaissance des règles des marchés publics
• Connaissance des règles comptables et administratives
• Compétences rédactionnelles
• Savoirs faire :
• Rigueur et organisation
• Aisance téléphonique
• Appétence au travail en équipe
• Polyvalence, qualités d'adaptation
• Qualités relationnelles exigées :
• Sens de service public …