Chef de service des examens et des diplômes F/H (réf. DEVE-2-RE27)

Sorbonne Université; Paris; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Sorbonne Université recherche un Chef(fe) du Service des Examens et des diplômes pour superviser les épreuves, le calendrier et la délivrance des diplômes au sein de la Faculté des Lettres. Le poste implique une supervision du personnel et des ressources, avec application stricte des règles et procédures.

Le candidat doit maîtriser les outils informatiques, connaître Apogée et Optime, et assurer l’encadrement du personnel (titulaires ou contractuels) selon les exigences de l’université.

Qualifications

• Maîtrise des règles de scolarité et de contrôle des connaissances.
• Connaissance du SIE et de l’Apogée, possibilité de formation.
• Maîtrise des outils Word, Excel, PowerPoint et messagerie.

Responsibilities

• Planifier et garantir les épreuves et le calendrier des examens.
• Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents.
• Élaborer les relevés de notes et diffuser les résultats aux étudiant(e)s.
• Coordonner l’équipe et les moyens humains et matériels du service.
• Assurer le cadre réglementaire et les communications liées aux diplômes et certificats.

Skills

Organisation

Réglementation

Apogée

Optime

Outils bureautiques

Education

Licence ou équivalent

Tools

Apogée

Optime

Job description

RépubliqueFrançaiseRetrouvez toutes les offres d'emploi de la fonction publique# Chef de service des examens et des diplômes F/H (réf. DEVE-2-RE27)Veuillez- **Expérience souhaitée**Non renseigné## Vos missions en quelques mots**Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).**Poste à pourvoir à compter du 1er juillet 2026.**Missions** :* Planifier et être le/la garant(e) des opérations liées aux examens de la Faculté des Lettres, dans le cadre du calendrier voté chaque année* Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents relatifs aux examens, tout au long du circuit* Diffuser les relevés de notes correspondants après contrôle de leur contenu en lien avec les UFR concernées* Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service* Informer le public des conditions d'obtention des diplômes et certificats* Développer les voies d'amélioration de la qualité du service rendu aux étudiant(e)s, tout en simplifiant les procédures* Garantir l'authenticité des documents édités, la conservation et la sécurisation du matériel utilisé ainsi que des données relatives aux étudiant(e)s* Élaborer les statistiques et bilans d'activité du service, permettant une prospective en terme de contenus du calendrier facultaire et des MCC## Profil recherché**Connaissances transversales requises** :* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université* Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle* Connaissance du Système d'Information Étudiant Apogée (possibilité de formation) et d'Optime* Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), messagerie, internet* Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche**Savoir-faire** :* Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels: recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation, gestion des congés, autorisations d'absences et horaires)* Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels* Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents* Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service* Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances* Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations* Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures* Capacité à conduire et accompagner un projet* Capacité à conduire un entretien, une réunion* Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse...* Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires* Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte* Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats* Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs* Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service* Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations**Savoir être** :* Bon relationnel et sens du travail en équipe* Disponibilité et réactivité* Sens de l'analyse et force de proposition* Adaptabilité et autonomie* Organisation et rigueur* Sens du service public* Confidentialité### Niveau d'études minimum requis* **Niveau**Niveau 6 Licence/diplômes équivalents**Fonctions**: Chef(fe) du Service des Examens et des diplômes**Catégorie**: A**Corps**: IGE**BAP**: J**Activités**:* Assurer une veille règlementaire des règles de scolarité, afin de garantir la conformité des Modalités de Contrôle des Connaissances adoptées par la Faculté pour chaque année universitaire, et contrôler celle des MCC adoptées par les composantes pour l'ensemble des formations* Élaborer et diffuser sur l'Environnement Numérique de Travail (ENT), le calendrier des épreuves, pour chacune des périodes d'examen de la session initiale, la session de rattrapage étant placée sous la responsabilité des composantes* Organiser les conditions de déroulement des épreuves, y compris les modalités particulières prévues pour les étudiant(e)s en situation de handicap et les étudiant(e)s inscrits en licence accès santé sur le campus de Jussieu: LAS* Veiller à l'élaboration des sujets d'examen, à leur reprographie, à leur conservation puis à leur diffusion dans les salles d'examen, en garantissant le respect de la confidentialité* Approvisionner les centres d'examen avec le matériel nécessaire: stocks de papier brouillon, de copies, règlement des examens, listes d'émargement* Organiser la remise des copies aux enseignants concernés, récupérer les listes d'émargement et vérifier leur contenu* Accompagner les surveillants en cas d'incidents, relayer le signalement des anomalies constatées auprès de la Direction des Affaires Générales, en lien avec la Direction de l'UFR concernée, pour d'éventuelles poursuites disciplinaires* Contrôler l'édition des relevés de notes correspondants et procéder à leur diffusion aux étudiant(e)s*Suite des missions dans la rubrique \"Conditions particulières d'exercices\"*Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de \" Lettres \", \" Santé \" et \" Sciences et Ingénierie \" et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr**Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres - http://lettres.sorbonne-universite.fr**### Descriptif du serviceLe poste est dédié à la **Direction des Études et de la Vie Étudiante,** au sein de la **direction adjointe en Formation et Scolarité**.La direction adjointe Formation et Scolarité accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l'expertise de la DEVE pour l'utilisation des applications satellites du SIE de l'université.Le **Service des Examens et des diplômes** organise, coordonne et met en œuvre d'un part les examens écrits de licence en garantissant le respect de la réglementation: il conseille les membres de la communauté universitaire, élabore et diffuse le calendrier des épreuves pour les deux périodes (janvier et mai) de la session initiale, assure la logistique préparatoire aux épreuves, puis les opérations finales, prévoit les modalités particulières nécessaires aux étudiant(e)s en situation de handicap, délivre les relevés de notes. Et d'autre part de délivrer les diplômes nationaux (Licence et Master et diplômes intermédiaires, DEUG, maîtrise et DEA), les annexes descriptives aux diplômes, les diplômes d'université (DU), les certificats (C2I et CLES), duplicatas et attestations de diplômes. Il assure une veille