Responsable des examens (H/F)

EFREI - Grande école du numérique; Villejuif; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

EFREI - Grande école du numérique recherche un chef d’équipe Examens rattaché à la Direction des Opérations pour piloter l’organisation et la sécurisation des examens et évaluations, gérer une équipe et coordonner les acteurs.

Vous assurerez le planning, les ressources, les salles et les mesures d’aménagement; vous veillerez au respect des procédures et à la qualité des évaluations, avec anglais opérationnel et expérience dans l’enseignement supérieur.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en organisation ou gestion administrative.
• 3 à 5 ans d'expérience sur des fonctions similaires, idéalement dans l’enseignement supérieur.
• Gestion de processus administratifs complexes et coordination d'équipes.

Responsibilities

• Manager une équipe de 3 gestionnaires et les vacataires lors des épreuves.
• Organiser l’activité, répartir les responsabilités et animer les temps d’équipe.
• Anticiper les ressources humaines et logistiques pour chaque session.
• Superviser les salles et les dispositifs pour étudiants en aménagements.
• Veiller au respect des procédures de surveillance et de sécurité.
• Assurer la préparation opérationnelle: plans de salles et listes d’émargement.
• Contrôler la conformité des sujets et leur diffusion sous confidentialité.
• Piloter les surveillants externes et le suivi budgétaire.
• Définir et actualiser les procédures liées aux examens.
• Construire des indicateurs d’activité et tableaux de bord.
• Participer aux audits et démarches qualité (Qualiopi, CTI, ISO).
• Être force de proposition pour l’évolution des outils et processus.
• Interlocuteur des équipes internes, enseignants et étudiants sur les examens.
• Garantir une communication claire des consignes.
• Piloter la gestion des incidents pendant les épreuves.

Skills

Management d'équipe

Anglais opérationnel

Organisation

Education

Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou équivalent

Tools

Excel

Pack Office

Job description

À propos de nous

Grande École du Numérique créée en 1936, l’Efrei est un acteur indépendant majeur de l’enseignement supérieur et de la transformation numérique. Installée à Paris ainsi qu’à Bordeaux, l’Efrei forme 5 800 étudiants dans son programme Grande École d’ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères…), et propose également une offre de formation continue.

À propos de nous

Grande École du Numérique créée en 1936, l’Efrei est un acteur indépendant majeur de l’enseignement supérieur et de la transformation numérique. Installée à Paris ainsi qu’à Bordeaux, l’Efrei forme 5 800 étudiants dans son programme Grande École d’ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères…), et propose également une offre de formation continue.

Rejoindre l’Efrei, c’est bien plus que rejoindre simplement un leader de l’enseignement supérieur de premier plan, c’est vouloir s’engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l’assurance d’avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus.

Leader indépendant reconnu d’intérêt public par l’État (EESPIG), l’Efrei est habilitée par la Commission des titres d’ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles. Depuis janvier 2022, l’Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université.

Mission

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, vous êtes garant(e) de l’organisation, de la sécurisation et du bon déroulement de l’ensemble des examens et évaluations organisés par l’établissement : examens, contrôles, rattrapages, certifications, TOEIC…

Véritable chef d’orchestre, vous pilotez l’activité Examens, managez votre équipe et coordonnez l’ensemble des acteurs impliqués afin de garantir une organisation fiable, fluide et conforme au règlement des études, aux procédures qualité et aux exigences réglementaires.

Le poste nécessite de travailler environ 20 samedis par an, selon un planning anticipé et organisé par roulement au sein de l’équipe, en fonction du calendrier des examens.

Piloter l’activité Examens et accompagner votre équipe

• Manager et accompagner une équipe de 3 gestionnaires, ainsi que les vacataires mobilisés lors des épreuves ;
• Organiser l’activité, répartir les responsabilités, définir les priorités et animer les temps d’équipe ;
• Anticiper et planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques nécessaires à chaque session ;
• Superviser l’organisation des salles et les dispositifs spécifiques destinés aux étudiants bénéficiant d’aménagements ;
• Veiller au respect des procédures de surveillance et des règles de sécurité.

Garantir la fiabilité et la sécurisation des examens

• Superviser l’ensemble de la préparation opérationnelle : plans de salles, listes d’émargement, procès-verbaux et documents nécessaires aux épreuves ;
• Contrôler la conformité des sujets et garantir leur diffusion dans le respect des règles de confidentialité ;
• Sécuriser le circuit des copies, de leur collecte à leur stockage et leur numérisation ;
• Superviser le traitement des réclamations et demandes relatives aux examens ;
• Piloter et optimiser le recours aux surveillants externes ainsi que le suivi budgétaire associé.

Faire évoluer les pratiques et garantir la qualité

• Définir, formaliser et actualiser les procédures et modes opératoires liés aux examens ;
• Anticiper les risques, analyser les dysfonctionnements et piloter les actions correctives ;
• Construire et suivre les indicateurs d’activité et tableaux de bord ;
• Contribuer aux audits et démarches qualité de l’établissement : Qualiopi, Commission des titres d’ingénieur, Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur, normes ISO… ;
• Être force de proposition dans l’évolution des outils, des pratiques et des processus.

Fédérer et coordonner les différents acteurs

• Être l’interlocuteur(trice) de référence des équipes internes, des enseignants et des étudiants sur les sujets liés aux examens ;
• Accompagner les équipes dans l’appropriation et l’application des règlements et procédures ;
• Garantir une communication claire et anticipée des consignes auprès des différentes parties prenantes ;
• Piloter la gestion des incidents et prendre les décisions nécessaires face aux situations exceptionnelles pendant les épreuves.

Profil

De formation Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d’une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquise dans l’enseignement supérieur ou dans un environnement impliquant la gestion de processus administratifs complexes.

Vous avez une expérience en management d’équipe et savez organiser l’activité, fixer les priorités et fédérer vos collaborateurs dans un environnement rythmé par des échéances fortes.

Une bonne connaissance des processus de scolarité et d’examens dans l’enseignement supérieur, ainsi que de la réglementation liée aux évaluations et à la diplomation, est indispensable. Un anglais opérationnel est également requis.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez anticiper, gérer les imprévus et prendre des décisions avec discernement. Votre sens de la confidentialité, votre aisance relationnelle et votre orientation solutions vous permettent d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et le Pack Office, et êtes à l’aise avec les outils de gestion académique et les progiciels de gestion intégrés. Une appétence pour la gestion de projet et l’amélioration continue sera particulièrement appréciée.

L’Efrei est engagée en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.

Référence de l'offre : snwovm0lfz