Chargé(e) de scolarité - MBA - EMBA

HEC Paris; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative de renommée à Jouy-en-Josas recherche un Talent Acquisition Manager pour gérer la scolarité des étudiants MBA/EMBA et assurer un suivi administratif complet. Le candidat idéal possède une formation supérieure, une expérience dans la relation client et maîtrise l'anglais couramment. Le poste implique des interactions avec divers services et un engagement envers le développement des étudiants.

Qualifications

• Expérience professionnelle significative dans la relation client.
• Sens des responsabilités et capacité d'anticipation.
• Maitrise des outils bureautiques et niveau d'anglais C1 minimum.

Responsabilités

• Assurer la gestion des étudiants du MBA/EMBA depuis leur admission jusqu'à l'obtention du diplôme.
• Réunions individuelles avec les étudiants pour répondre aux questions académiques.
• Préparation et gestion des jurys de diplomation.

Connaissances

Relation client

Organisation d'évènements

Anglais courant

Autonomie

Rigueur

Formation

Formation supérieure

Outils

Blackboard

Sharepad

Microsoft Bookings

Description du poste

Talent Acquisition Manager chez HEC Paris | Recrutement, Marque employeur

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, de curiosité et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.

Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au sein de notre Ecole.

Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notre environnement multiculturel.

Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

L'équipe académique accompagne le participant depuis son « on boarding » académique, en amont de son arrivée sur le campus et jusqu'à l'obtention de son diplôme.

Le/La Chargé(e) de scolarité est co-responsable de la qualité et de la performance du programme MBA/EMBA d'HEC Paris. Il/Elle travaille dans l'équipe académique.

Rattaché(e) à la Directrice associée MBA/EMBA, au sein du pôle des MBA/EMBAs, son rôle est d'assurer la gestion de la scolarité des participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme.

Suivi administratif et académique des étudiants

Réaliser l'ensemble du suivi académique des participants

Créer les sections sur Sharepad

Gérer les inscriptions des étudiants dans Sharepad et dans les cours

Créer et gérer l'ordre des cartes d'étudiant

Mettre à jour le suivi des crédits académiques des étudiants tout au long de leur parcours

Administrer et représenter le compte BLUE pour l'équipe MBA

Accompagnement académique et gestion quotidienne

Faire des réunions en tête-à-tête avec les étudiants pour répondre aux questions académiques (Bookings Microsoft)

Traiter les mails des participants relatifs aux notes, à leur demande de distribution de crédits, et à toute autre demande académique pour laquelle ils ont besoin d'un support

Éditer et délivrer tous les documents académiques : transcripts, certificats, attestations, etc.

Suivre et relancer les professeurs pour la saisie à temps des notes de cours dans notre outil de gestion Sharepad

Suivre et valider les certificats de langues

Collaboration avec les services internes

Travailler en transversal avec les services Admissions, Finance, Résidence, Talents, Student Services, Leadership, Language Center et autres services en cas d'incident sur les parcours de nos participants nécessitant des reports, suspensions ou toute autre décision impactant le parcours académique

Soutenir les responsables de programme, les aider si nécessaire pour la rentrée, les examens, etc.

Soutenir Student Services avec leurs visas (attestations pour la préfecture et les présentations de la rentrée)

Jury et remise de diplôme

Préparer en amont les deux jurys de diplomation par an : convoquer les membres du jury selon le processus établi, établir les PV de composition, recevoir et définir les arrêtés

Préparer et assurer les jurys de diplomation en collaboration avec la Directrice Associée : vérifier tous les participants présentés au diplôme, justifier chaque report avec une pièce explicative officielle à l'appui, et suivre tous les reports

Éditer - sous réserve de contrôle et vérification des BAT numériques - auprès de l'imprimeur tous les diplômes : diplôme d'État et diplôme d'établissement, en respect des maquettes validées par le rectorat, de la charte graphique interne d'HEC Paris et de toute nouvelle consigne officielle

Préparer, avec le reste de l'équipe, la remise de diplôme : pendant la cérémonie ou par envoi sécurisé

Archiver et organiser numériquement tous les documents relatifs aux jurys : diplômes, PV, arrêtés, compositions, etc.

Traiter les demandes des agences de vérification (Verifdiploma...) et toute demande des diplômés avec notre service Alumni

Logiciels utilisés :

L'utilisation de nombreux outils sera nécessaire dans l'exercice de vos fonctions (Blackboard & Blackboard Ultra, Sharepad, ADE, Blue, Bookings Microsoft).

Profil recherché:

De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans la relation client et l'organisation d'évènements.

Vous disposez de qualités relationnelles et organisationnelles et vous avez travaillé dans un environnement multiculturel et international.

Vous avez le sens des responsabilités et faite preuve d'anticipation. Vous êtes autonome, rigoureux/se, bienveillant(e) et avez la capacité à convaincre et à mobiliser.

Vous maitrisez les outils bureautiques et parlez Anglais couramment (niveau C1 minimum), la maîtrise d'une autre langue est un atout.

Campus Librarian & Assistant Registrar/Bibliothécaire de campus et adjoint(e) au service de la scolarité

Assistant(e) en gestion administrative et financière F/H au sein de Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l’Institut de l’Océan de l’Alliance Sorbonne Université

Assistant.e de pôle Europe et international

CDI - Assistant(e) Comité de direction - H/F

Assistant de direction - Direction Education Jeunesse (H/F)

Alternance - Assistant(e) de Direction - Arts, Culture & Heritage

Assistant de Direction Executive H/F - Issy les Moulineaux - CDI

Assistant du président/Assistante du président

Administrative Assistant - 6 Month Contract

Assistante de Direction, Fédération Professionnelle, CDI, Paris VIII

Assistant de formation - département des Masters

Assistant·e de Direction Cabinet du Président H/F

CDD - Chargé administratif - Studio des Collections H/F/X

Assitant.e exécutif et gestion administrative - Anglais courant - H/F