Chargée / Chargé d'accueil et d'information

Sécurité Routière; Pays de la Loire; Hybride; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture de la Sarthe recherche un(e) chargé(e) d'accueil et d'information pour accueillir les usagers, orienter vers les services et communiquer les procédures administratives. Le poste exige discrétion, rigueur et polyvalence, avec des missions liées au courrier et à l’accueil téléphonique et physique.

Vous travaillerez au sein du SGCD et du pôle administratif Paixhans, dans un cadre public, avec des horaires d’ouverture et des exigences de service public.

Qualifications

• Connaissances techniques: environnement professionnel et outils informatiques.
• Savoir-faire: travail en équipe, application de la réglementation, sens de l’organisation.

Responsabilités

• Accueillir les usagers et orienter vers les services appropriés.
• Fournir des informations générales sur les services de l’État en Sarthe.
• Expliquer les procédures et remettre les documents adéquats.
• Assurer des tâches liées au permis de conduire et au courrier.
• Renseigner les RDV et appuyer les médiateurs sur le site numérique.

Connaissances

Accueil clientèle

Relation usager

Informatique

Bureautique

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Chargée / Chargé d'accueil et d'information

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Chargée / Chargé d'accueil et d'information

Description du poste

Vos activités principales:

• Assurer l’accueil des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
• Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe
• Expliquer les procédures aux usagers et leur donner les documents adéquats
• Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …).
• Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
• Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
• Gérer les demandes de stationnement «visiteurs» pour la préfecture
• Assurer un renfort pour les réponses aux usagers sur la boite pref-mail
• Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique dans le cadre de l’accompagnement des usagers dans leurs démarches en ligne sur le site de l’ANTS (consultation du SIV, appui réglementaire...).
• Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers de l’accueil général et faire le lien avec le point numérique.
• Assurer les missions de renfort au bureau du courrier y compris la navette entre la préfecture et Paixhans
• Assurer les missions de renfort au standard pendant les heures de bureau

Exercice des missions dans le respect du label «QUALI-ATE»

Votre environnement professionnel:

Activités du service
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré qui assure l’ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI).

Le service accueil courrier standard (SACS) assure les missions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.

Composition et effectifs du service
Le service se compose: 1 chef de service de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 3 agents de catégorie C pour la gestion du courrier, 2 agents de catégorie C pour l’accueil de la préfecture ainsi que 3 agents sur le site de Paixhans, 1 apprentie «communication interne» et une équipe de volontaires en service civique sur le point d’accueil numérique.

Liaisons hiérarchiques
Le chef du service accueil, courrier, standard

L’adjoint au chef du service accueil, courrier, standard

Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral et services de la préfecture, directions départementales interministérielles, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Discrétion professionnelle
• Disponibilité aux heures d’ouverture au public: 8h30-12h00 / 13h30-16h00 (15h00 le vendredi)
• Capacité confirmée à la communication: écoute, relationnel, sens du contact
• Capacité à prendre en charge une situation d’accueil difficile
• Rigueur d’organisation
• Polyvalence
• Permis B

Qui contacter? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Mme Annie JOËL, cheffe du service accueil courrier standard – [e-mail] –

M. Guillaume LEMARIE, adjoint à la cheffe du service accueil courrier standard – [e-mail]

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise à aquérir

- Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau pratique requis

Savoir-faire

- Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise à aquérir

- Savoir appliquer la réglementation

niveau pratique à acquérir

- Savoir s'organiser

niveau pratique à acquérir

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir

niveau maîtrise requis

- Savoir s'exprimer oralement

niveau maîtrise requis

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des directions départementales interministérielles.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique 2° de l'article

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Pays de Loire, Sarthe (72)

SGCD / Préfecture de la Sarthe, Place Aristide Briand - 72041 Le Mans cedex 9

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de la Sarthe

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

Service RH du SGCD de la Sarthe: [e-mail]