Chargé.e de Scolarité H/F/X

Galileo Global Education; Bordeaux; On-site; EUR 25,000 - 31,000; Full time

Job summary

Institut Culinaire de France, campus de Bordeaux, recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD de 9 mois. Vous serez l’interlocuteur administratif des étudiants et garantirez la fiabilité des données de scolarité ainsi que le suivi de l’assiduité.

Vous gérerez les emplois du temps et la logistique des cours et examens, assurerez le classement des documents et participerez à la démarche qualité Qualiopi et à la vie quotidienne de l’école.

Qualifications

• Anglais courant obligatoire
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
• Aisance avec TimeEdit ou équivalent
• Capacité à fiabiliser les données de scolarité
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Capacité à organiser les examens et à suivre plusieurs échéances
• Sensibilité à la qualité et Qualiopi

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif des étudiants et délivrer les documents de scolarité
• Accompagner les étudiants au quotidien et répondre à leurs demandes
• Suivre l’assiduité et prévenir les décrochages avec relances et entretiens
• Gérer les emplois du temps et coordonner les cours, mettre à jour TimeEdit
• Participer à l’organisation des examens et des évaluations
• Assurer le suivi administratif des stages et le lien avec les services concernés
• Contribuer à la démarche qualité et à la traçabilité des actions
• Participer à la communication et à la vie de l’école

Skills

Anglais courant

Outils bureautiques

TimeEdit

Données de scolarité

Expression orale

Organisation des examens

Qualité & Qualiopi

Job description

Envie d’accompagner les futurs talents des arts culinaires et de la pâtisserie ? Vous aimez accompagner les étudiants, coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de leur parcours ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, professionnalisant et tourné vers la transmission des savoir-faire ? L’Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux.

Institut Culinaire de France

L’Institut Culinaire de France accompagne ses étudiants de l’admission à la certification au sein de formations exigeantes en arts culinaires et en pâtisserie.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique, vous êtes le premier interlocuteur administratif des étudiants. Vous garantissez la fiabilité des données de scolarité, le suivi de l’assiduité, l’organisation logistique des cours et des examens, ainsi que la traçabilité nécessaire à la démarche qualité Qualiopi.

Vos missions

• 1. Assurer le suivi administratif des étudiants Accompagner administrativement les étudiants tout au long de leur parcours Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité, attestations de réussite, relevés de notes et autres documents liés à leur formation Assurer le classement et l’archivage des documents, notamment en amont des rentrées Répondre aux demandes administratives des étudiants et, si nécessaire, de leurs représentants légaux Procéder à l’envoi des cartes étudiantes

• 2. Accompagner les étudiants au quotidien Être l’interlocuteur privilégié des étudiants pour toutes les questions relatives à leur scolarité Répondre à leurs demandes par courriel, téléphone ou en présentiel Informer les étudiants sur les règles et les procédures de l’établissement Assurer le suivi des situations individuelles Orienter les étudiants vers les interlocuteurs adaptés selon leurs besoins

• 3. Suivre l’assiduité et prévenir les situations de décrochage Assurer le suivi quotidien des absences et des retards Contrôler les justificatifs transmis par les étudiants Enregistrer et actualiser les absences dans les outils de gestion Effectuer les relances nécessaires Préparer les éléments de suivi de l’assiduité Alerter le Responsable pédagogique en cas d’absences répétées ou de situation préoccupante Conduire, si nécessaire, des entretiens avec les étudiants et en assurer la traçabilité

• 4. Gérer les emplois du temps et coordonner les cours Élaborer les emplois du temps de l’année en collaboration avec le Responsable pédagogique et la Cheffe exécutive Mettre à jour les informations relatives aux cours, aux groupes et aux salles Saisir et actualiser les données dans TimeEdit et les outils de gestion de l’établissement Communiquer les modifications aux étudiants et aux intervenants Replanifier les cours en cas d’absence ou de demande de modification Recueillir les informations nécessaires au bon déroulement des enseignements Signaler au Responsable pédagogique les éventuelles difficultés rencontrées avec un intervenant

• 5. Participer à l’organisation des examens et des évaluations Participer à la préparation des calendriers d’examens et à l’organisation des épreuves Contrôler les listes des étudiants concernés Préparer et diffuser les convocations Transmettre les informations pratiques aux étudiants, intervenants et surveillants Assurer le suivi administratif des absences pendant les épreuves Collecter les notes et les résultats, puis relancer les intervenants si nécessaire Saisir ou contrôler les résultats et identifier les éventuelles anomalies Vous assurez également le suivi administratif et organisationnel des aménagements d’épreuves validés, notamment les tiers-temps, dans le respect de la confidentialité des informations communiquées.

• 6. Assurer le suivi administratif des stages Suivre les périodes de stage en lien avec le service Admissions Veiller à la saisie des informations dans le CRM Contrôler la conformité des informations relatives aux périodes en entreprise Suivre les dates de début et de fin de stage Vérifier la durée effectuée à partir des attestations transmises Informer les étudiants des échéances et de leurs obligations administratives Assurer le lien avec les services concernés pour les situations particulières

• 7. Contribuer à la démarche qualité Appliquer les procédures internes Assurer la traçabilité des actions réalisées Veiller à la conservation des justificatifs nécessaires Participer à la préparation des éléments demandés lors des audits Contribuer à la fiabilité des données de scolarité Participer aux audits qualité sur votre périmètre d’intervention

• 8. Participer à la communication et à la vie de l’école Diffuser les informations importantes auprès des étudiants Préparer et envoyer les communications relatives à la scolarité Participer aux Journées Portes Ouvertes Accompagner les étudiants lors des visites, sorties pédagogiques et autres événements scolaires

Profil recherché

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte autant que votre parcours. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre réussite collective.

Compétences

• Anglais courant obligatoire
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
• Aisance avec les outils de planification, la connaissance de TimeEdit étant appréciée
• Capacité à gérer et fiabiliser des données de scolarité
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Capacité à organiser des examens et à suivre plusieurs échéances simultanément
• Sensibilité aux démarches qualité et aux exigences Qualiopi

Qualités humaines

• Organisation et rigueur
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Sens du service et de l’accompagnement
• Très bon relationnel
• Autonomie et fiabilité
• Diplomatie et discrétion
• Capacité à gérer les priorités
• Goût du travail en équipe

Conditions et informations pratiques

• Poste : Chargé(e) de scolarité F/H
• École : Institut Culinaire de France
• Contrat : CDD à temps plein de 9 mois
• Statut : Agent de maîtrise
• Localisation : Bordeaux
• Rattachement hiérarchique : Responsable pédagogique
• Rémunération : 28K € brut annuel
• #WeAreInclusive - Notre politique Handicap

Galileo Global Education is a leading international group in independent higher education, driven by a strong commitment to social impact. Our core mission is to empower everyone, regardless of their starting point, to realize their potential and develop long-term employability through a skills-based approach to learning. We believe deeply in the power of education to transform lives. We champion inclusive, future-oriented education that is closely aligned with the needs of local communities. We are driven by a constant search for new knowledge, hybrid learning models, and creative pathways to open up access and enhance learning experiences. We combine the agility of a startup with the scale and strength of a global group — because we know that the success of our students depends on our collective commitment. We are building an inclusive, innovative and globally connected educational experience that empowers every learner to succeed in a fast-changing world.

350,000 students, 65 schools and universities +100 campuses across 20 countries +50,000 dedicated staff and teachers

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