Chargé·e de Scolarité H/F

ICF; Bordeaux; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

L’Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux. Vous serez le premier interlocuteur administratif des étudiants et assurerez la fiabilité des données de scolarité, le suivi de l’assiduité et l’organisation logistique des cours et examens.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique, vous contribuerez à la traçabilité et au respect des procédures Qualiopi, tout en gérant les demandes administratives et les documents liés à la scolarité sur le

Qualifications

• Gestion administrative des dossiers étudiants et suivi de scolarité.
• Préparer et délivrer les documents liés à la scolarité (attestations, relevés de notes).
• Assurer le suivi des absences et des assiduités, et relancer les étudiants.
• Organiser les emplois du temps et coordonner les cours et examens.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long du parcours.
• Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité et les relevés de notes.
• Répondre aux demandes administratives des étudiants et de leurs représentants.
• Gérer les emplois du temps – TimeEdit – et communiquer les modifications.
• Participer à l’organisation des examens et des évaluations et au suivi des résultats.
• Suivre les périodes de stage et vérifier les informations dans le CRM.
• Contribuer à la démarche qualité et à la traçabilité des actions.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Relation élève/étudiant

Communication

Traçabilité et qualité (Qualiopi)

Tools

TimeEdit

CRM

Job description

Envie d'accompagner les futurs talents des arts culinaires et de la pâtisserie ? Vous aimez accompagner les étudiants, coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de leur parcours ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, professionnalisant et tourné vers la transmission des savoir-faire ? L'Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux.

Institut Culinaire de France

L'Institut Culinaire de France accompagne ses étudiants de l'admission à la certification au sein de formations exigeantes en arts culinaires et en pâtisserie.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique, vous êtes le premier interlocuteur administratif des étudiants. Vous garantissez la fiabilité des données de scolarité, le suivi de l'assiduité, l'organisation logistique des cours et des examens, ainsi que la traçabilité nécessaire à la démarche qualité Qualiopi.

Vos missions

1. Assurer le suivi administratif des étudiants

• Accompagner administrativement les étudiants tout au long de leur parcours
• Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité, attestations de réussite, relevés de notes et autres documents liés à leur formation
• Assurer le classement et l'archivage des documents, notamment en amont des rentrées
• Répondre aux demandes administratives des étudiants et, si nécessaire, de leurs représentants légaux
• Procéder à l'envoi des cartes étudiantes

2. Accompagner les étudiants au quotidien

• Être l'interlocuteur privilégié des étudiants pour toutes les questions relatives à leur scolarité
• Répondre à leurs demandes par courriel, téléphone ou en présentiel
• Informer les étudiants sur les règles et les procédures de l'établissement
• Assurer le suivi des situations individuelles
• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs adaptés selon leurs besoins

3. Suivre l'assiduité et prévenir les situations de décrochage

• Assurer le suivi quotidien des absences et des retards
• Contrôler les justificatifs transmis par les étudiants
• Enregistrer et actualiser les absences dans les outils de gestion
• Effectuer les relances nécessaires
• Préparer les éléments de suivi de l'assiduité
• Alerter le Responsable pédagogique en cas d'absences répétées ou de situation préoccupante
• Conduire, si nécessaire, des entretiens avec les étudiants et en assurer la traçabilité

4. Gérer les emplois du temps et coordonner les cours

• Élaborer les emplois du temps de l'année en collaboration avec le Responsable pédagogique et la Cheffe exécutive
• Mettre à jour les informations relatives aux cours, aux groupes et aux salles
• Saisir et actualiser les données dans TimeEdit et les outils de gestion de l'établissement
• Communiquer les modifications aux étudiants et aux intervenants
• Replanifier les cours en cas d'absence ou de demande de modification
• Recueillir les informations nécessaires au bon déroulement des enseignements
• Signaler au Responsable pédagogique les éventuelles difficultés rencontrées avec un intervenant

5. Participer à l'organisation des examens et des évaluations

• Participer à la préparation des calendriers d'examens et à l'organisation des épreuves
• Contrôler les listes des étudiants concernés
• Préparer et diffuser les convocations
• Transmettre les informations pratiques aux étudiants, intervenants et surveillants
• Assurer le suivi administratif des absences pendant les épreuves
• Collecter les notes et les résultats, puis relancer les intervenants si nécessaire
• Saisir ou contrôler les résultats et identifier les éventuelles anomalies

Vous assurez également le suivi administratif et organisationnel des aménagements d'épreuves validés, notamment les tiers-temps, dans le respect de la confidentialité des informations communiquées.

6. Assurer le suivi administratif des stages

• Suivre les périodes de stage en lien avec le service Admissions
• Veiller à la saisie des informations dans le CRM
• Contrôler la conformité des informations relatives aux périodes en entreprise
• Suivre les dates de début et de fin de stage
• Vérifier la durée effectuée à partir des attestations transmises
• Informer les étudiants des échéances et de leurs obligations administratives
• Assurer le lien avec les services concernés pour les situations particulières

7. Contribuer à la démarche qualité

• Appliquer les procédures internes
• Assurer la traçabilité des actions réalisées
• Veiller à la conservation des justificatifs nécessaires
• Participer à la préparation des éléments demandés lors des audits
• Contribuer à la fiabilité des données de scolarité
• Participer aux audits qualité sur votre périmètre d'intervention

8. Participer à la communication et à la vie de l'école

• Diffuser les informations importantes auprès des étudiants
• Préparer et envoyer les communications relatives à la scolarité
• Participer aux Journées Portes Ouvertes
• Accompagner les étudiants lors des visites, sorties pédagogiques et autres événements scolaires