Assistant pédagogique et administratif F/H

e-artsup; Marseille; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

e-artsup Marseille recherche un assistant pédagogique et administratif rattaché au directeur du campus. Vous assurez le cadre pédagogique et administratif et êtes le premier point de contact.

Vos missions couvrent l’organisation des plannings et des salles, la gestion des feuilles de présence, des contrats et des factures, le suivi des dossiers étudiants et des échanges avec les intervenants.

Qualifications

• Organisation des plannings et des interventions pédagogiques, en lien avec la direction et les intervenants.
• Gestion des feuilles de présence, justificatifs, bulletins et conseils de classe, avec accompagnement quotidien des étudiants.
• Suivi des flux administratifs des intervenants et des étudiants, y compris contrats et facturations.
• Réalisation des commandes et factures, et participation à des événements internes.
• Communication administrative et préparation de documents scolaires.

Responsabilités

• Organisation des plannings, des salles et des interventions pédagogiques.
• Accompagnement administratif et pédagogique des étudiants et intervenants.
• Suivi des flux administratifs et préparation des documents scolaires.
• Établissement des bons de commande et gestion des factures.
• Participation ponctuelle à des événements internes.

Description du poste

Gérant des aspects aussi variés que le suivi des heures de cours des intervenants, l’établissement des contrats, ou le suivi des dossiers des étudiants, l’assistant pédagogique et administratif est au cœur de l’activité de l’école. Premier point de contact pour les intervenants et les étudiants, ses journées sont riches et variées.

Dans ce rôle, directement rattaché au directeur du campus, vous déployez et assurez le cadre des orientations pédagogiques et administratives de l’établissement. Vos missions principales sont :

• Organisation des plannings, des attributions de salles et des interventions pédagogiques : en interaction avec la direction de campus et les intervenants, vous formalisez le planning de formation en allouant les ressources nécessaires
• Organisation de la vie des étudiants sur l’école, et accompagnement sur les outils et la formation: d’un point de vue formel, vous gérez les feuilles de présence et la collecte des justificatifs (retards, absence), éditez les bulletins, accompagnez les conseils de classe, sans oublier la forte composante humaine de votre poste dans le soutien et l’accompagnement quotidien des étudiants
• Suivi des flux administratifs des intervenants
• collecte des documents administratifs, suivi de l’établissement des contrats et des facturations, recensement des heures effectuées pour l’établissement de la paie et des chèques déjeuner, déclarations au rectorat
• Suivi des flux administratifs des étudiants
• gestion des communication administratives (pré-rentrée, collecte des contribution de vie étudiante et de campus, demandes de réinscriptions…) et accompagnement au quotidien à la réalisation de ces actes, établissement des documents scolaires (attestations, convocations…)
• Vie du campus
• Etablissement des bons de commande et réception et enregistrement des factures
• Possibilité de participation ponctuelle à des événements internes à l’école