Chargé(e) de Scolarité (F/H)

Institut Catholique de Lille; Lille; On-site; EUR 21,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Carte Titres restaurant EDENRED (val.

Mutuelle/Prévoyance

Forfait mobilité durable 75%

Job summary

L’Institut Catholique de Lille recherche un chargé de scolarité en CDI à temps plein pour l’Ecole des Sciences et de la Société (ESSLIL). Vous accueillez étudiants et enseignants, orientez les interlocuteurs et assurez les liaisons administratives quotidiennes.

Vous gérez le suivi des étudiants, l’organisation des plannings, les résultats et les inscriptions, et vous collaborez avec le responsable pédagogique pour garantir un fonctionnement efficace et un bon service à la communauté

Qualifications

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum dans le secrétariat ou expérience équivalente.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bon relationnel et sens de l’accueil.

Responsibilities

• Accueillir, renseigner et orienter les personnes; traiter ou rediriger les appels et messages.
• Recevoir les étudiants et enseignants pour questions relatives aux études et missions.
• Assurer le lien entre étudiants et enseignants et alerter en cas de difficulté.
• Transmettre/diffuser les informations liées à leurs formations via l’outil dédié.
• Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants.
• Gérer les dossiers et la documentation administrative et les emplois du temps.

Skills

Relationnel et accueil

Organisation

Réactivité

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 minimum en secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Dans le cadre d'un remplacement nous recrutons, pour l’Ecole des Sciences et de la Société (ESSLIL), un(e) chargé(e) de scolarité en CDI à temps plein, poste à pourvoir dès que possible.

Vos Missions Seront Les Suivantes

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.
• Recevoir les enseignants pour tous les aspects logistiques et académiques (plannings, sujets examens, réception notes).

Lien et suivi des étudiants

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
• Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins (absences, notes, difficultés particulières).
• Transmettre/diffuser les informations liées à leurs formations via l’outil dédié.
• Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion de délégués, bilan de promotions, consultation des copies, réunion parent, etc.).

Gestion administrative des Etudes

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.) ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
• Encoder les maquettes pédagogiques sur l’outil dédié et affecter les enseignants aux cours.
• Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
• Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
• Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
• Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
• Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
• Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
• Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
• Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
• Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
• Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers étudiants.
• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.
• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son responsable hiérarchique selon une fréquence définie avec celui-ci.
• Participer au partage d’informations pour une bonne coordination avec les membres de l’équipe.
• Appliquer les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
• Participer à des réunions organisées à l’échelle du service ou de l’entité.

Gestion administrative des inscriptions

• Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté.
• Transmettre au service admissions d’ESSLIL la liste des réadmis en fin d’année universitaire.

Organisation logistique

• Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
• Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogique et la personne responsable de l’organisation des DS/examens (planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, …)
• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;
• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.) ;
• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (rentrée, remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).

Profil Recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance d'un ou des logiciels du système d’information du service/entité souhaitée.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l’accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Ce Que Nous Proposons

• Type de contrat : CDI
• Rémunération (sur 13 mois) : 2092€ bruts mensuels
• La période d’essai est de 2 mois (renouvelable 1 fois)
• 194 jours travaillés (pour une année complète)
• 27 jours de RTT (sur une année complète)

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)
• Mutuelle/Prévoyance
• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%
• Divers bons cadeaux offerts par le CSE
• Evénements fédérateurs