Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier (H/F)

PREFECTURE DE DEPARTEMENT ARIEGE; Foix; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Temps partiel

Résumé du poste

Préfecture de l'Ariège recrute un Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier (H/F) en CDD d’environ 1 mois et demi, à temps plein. Poste axé sur la gestion du courrier, Maarch et l’aide à la constitution des dossiers du préfet.

Profil Bac+2 ou équivalents en technique administrative, avec des compétences en bureautique et en organisation. Horaires journaliers, salaire brut mensuel de 1 867,02 Euros, secteur administration publique.

Qualifications

• Bac+2 ou équivalents en technique administrative.
• Formation indispensable.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Responsabilités

• Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi et archivage.
• Gestion du courrier réservé et préparation des documents pour le préfet.
• Gestion de la boîte générique : redirection des demandes vers les services compétents et vers le courrier réservé.
• Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général.
• Classement et archivage des dossiers papiers et tenue du tableau de classement.
• Suivi des comités : préparation des invitations et des dossiers pour les CODIR et le Collège des chefs de service.
• Gestion des recueils des actes administratifs : création et publication sur le site de la préfecture.
• Rédaction / mise à jour des fiches de procédure.
• Appui à la formation des nouveaux arrivants à l'utilisation de Maarch.

Connaissances

Informatique

Organisation

Rigueur

Discrétion

Réactivité

Adaptabilité

Relations humaines

Gestion d'agendas

Classement documents

Formation

Bac+2 ou équivalents Techniques administratives

Description du poste

Offre n° 214HMZV
Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier (H/F)

Au sein de la Préfecture de l'Ariège, vos activités principales seront :- - Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés ;- Gestion du courrier réservé : enregistrement du courrier sur l'instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services ; - Gestion de la boîte générique de la préfecture : redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé ;- Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général ;- Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement ;- Suivi des comités : préparation des invitations et des dossiers pour les comités de direction (CODIR, Collège des chefs de service)- Gestion des recueils des actes administratifs : création et publication des recueils sur le site internet de la préfecture - - Rédaction/mise à jour des fiches de procédure - Appui à la formation des nouveaux arrivants à l'utilisation de Maarch*Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration généraleUne relative souplesse au niveau des horaires est demandée

Type de contrat CDD - 1 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1867.02 Euros

Expérience

• Débutant accepté - ou expérience souhaité


• Bac+2 ou équivalents Technique administrative Cette formation est indispensable

Compétences

• avoir des compétences en informatique/bureautique Cette compétence est indispensable


• avoir le sens des relations humaines Cette compétence est indispensable


• discrétion professionnelle Cette compétence est indispensable


• savoir appliquer la réglementation Cette compétence est indispensable


• Savoir rédiger Cette compétence est indispensable


• savoir s'adapter Cette compétence est indispensable


• Savoir s'organiser Cette compétence est indispensable


• Classer des documents


• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous


• Mettre à jour un dossier, une base de données


• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs


• Faire preuve de rigueur et de précision


• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

100 à 199 salariés

* CDD de droit public de 1 mois et demi, recrutement prévisionnel à compter du 16 novembre 2026 jusqu'au 30 décembre 2026.