Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

MAIRIE; Aurillac; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

La mairie d'Aurillac recherche un Adjoint/Adjointe à la direction administrative et financière (H/F) pour mener le service en lien avec la cheffe de service. Vous animerez l'équipe accueil et l'équipe état civil, piloterez le courrier et contribuerez à l’élaboration des statistiques du service.

Le poste implique des responsabilités liées au recensement, à l’organisation des scrutins et au suivi budgétaire, avec une orientation service public et disponibilité. Contrat CDD de 12 mois, 35h/semaine.

Qualifications

• Exigence d’un esprit de leadership et d’organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Capacité à animer et piloter des équipes transversales.

Responsabilités

• Manager les équipes accueil et état civil et assurer le lien avec la cheffe de service.
• Piloter les processus de traitement du courrier et suivre le budget de fonctionnement.
• Conduire des réunions, rédiger des courriers et préparer les indicateurs d’activité du service.
• Coordonner les activités liées aux scrutins électoraux et au recensement.
• Suivre les procédures du cycle électoral et de la population et assurer la continuité du service.

Connaissances

Management

Animation d'équipe

Conduite de projets

Rédaction de courriers

Gestion du courrier

Informatique

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Logiciel courrier

Description du poste

Offre n° 214MKXM
Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service, vous aurez à relever les missions suivantes :- Accueillir et renseigner le public,- Animer et piloter l'équipe accueil, courrier en lien avec la cheffe de service,- Assurer l'animation et le pilotage de l'équipe état civil en l'absence de la cheffe de service,- Assurer les missions du service population- En lien avec la cheffe de service, élaboration et suivi des statistiques du service, suivi des élections, du recensement, des jurés d'assise, du recensement militaire- Assurer la continuité du service en l'absence de la cheffe de service- Piloter et gérer le courrier de la collectivité à l'aide du logiciel spécifique.- Superviser le traitement du courrier interne et externe à l'arrivée et au départ de la collectivité.Activités :- Manager les équipes, être un soutien au quotidien face aux cas complexes en cas d'absence du chef(fe) de service- Renforcer l'équipe accueil en cas de besoins- Soutien dans la procédure du cycle électoral (suivi des tableaux électoraux, gérer la procédure de révision des listes électorales et suivi de la cartographie)- Assurer la préparation matérielle de tous les scrutins électoraux- Référent informatique : gestion complète du logiciel du courrier et du logiciel de rendez-vous titres sécurisés- Suivi du budget de fonctionnement de l'équipe courrier : recensement des besoins, achat public.- Officier d'État civil, particulièrement assurer les missions transversales, assurer l'organisation des célébrations (ATAL, lien avec les agents de cérémonies.)- Établissement et communication des indicateurs d'activité du service- Coordonnateur communal de recensement de la population: préparation matérielle de la mission, suivi des agents recenseurs et interlocuteur de l'INSEE- Assurer la procédure de désignation des jurés d'assise et suivi du dossier- Assurer le suivi des recensements militaires- Légaliser des signatures et déplacements chez les usagers à mobilité réduite- Interlocuteur direct avec l'Agence Nationale des Titres Sécurisées. Suivi de l'habilitation des agents Instructeur Titres sécurisés- Force de proposition. Rendre compte de tout dysfonctionnement ou anomalie constatée.Moyens mis à disposition : progiciels de gestion de l'état civil, des élections, outils bureautiquesProfils recherchés :SavoirsLe managementTextes régissant les domaines de compétenceInformatique (outils usuels et logiciels spécifiques)Savoir - faireAnimer et piloter une équipeConduite de réunionsConduite de projetsRédiger des courriers, comptes rendus, actes et dossiers relatifs au domaine de compétence du serviceGérer les conflits (internes)Savoir - êtreAptitudes relationnellesAptitudes rédactionnellesRigueur et organisationDisponibilitéDiscrétion et devoir de confidentialitéÉcoute et maîtrise de soiDiplomatieSens du service public et de l'accueil

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon grille fonction publique territoriale

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Elaborer, suivre et piloter un budget
• Superviser la gestion financière

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale