Chargé(e) de gestion financière F/H

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Le gestionnaire financier achats au sein de l’Université Panthéon-Sorbonne participe à la passation et à l’exécution des marchés publics, assure le suivi des outils d’achat et contribue au pilotage de la politique d’achat.

Vous appuierez les juristes acheteurs et les prescripteurs, et gérerez les tableaux de bord et les procédures internes, en garantissant rigueur et respect du cadre public.

Qualifications

• Connaissance des grands principes de la comptabilité publique et de la commande publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques liés à l’activité du service (SIFAC, Word et Excel).
• Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur.

Responsabilités

• Contribuer à la bonne gestion et tenue du module marchés du logiciel SIFAC.
• Création des marchés; gestion des demandes de relèvement de seuil.
• Extraction de données et analyse des résultats.
• Rédaction des courriers et rapports lors des procédures de passation.
• Suivi administratif et juridique des contrats et gestion des commissions.

Connaissances

Esprit de synthèse

Rigueur

Sens de l'organisation

Outils

SIFAC

Word

Excel

Description du poste

Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde. Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.

La direction des Affaires financières et du Budget est responsable de la préparation, la mise en œuvre et du suivi de la politique budgétaire, financière et d'achat de l'établissement, en étroite collaboration avec l'ensemble des structures et directions de l'université.

Descriptif du poste

Le gestionnaire financiers achats participe à l’ensemble des opérations liées à la passation et à l’exécution des marchés publics de l’Université ainsi qu’au suivi des outils nécessaires au service des achats. Il intervient également dans le cadre du pilotage par le service de la politique d’achat de l’établissement, et de la mesure et de l’analyse de ses performances.

Le gestionnaire financier achats traite donc des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine des achats du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés ; il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service. Il participe aux missions d’information et d’orientation des interlocuteurs internes et externes dans le cadre de leurs démarches d’achat.

Niveau et nature des responsabilités particulières :

Activités principales :

• Contribuer à la bonne gestion et tenue du module « marchés » du logiciel SIFAC ;
• Création des marchés ;
• Gestion des demandes de relèvement de seuil ;
• Extractions de données, participation à leur traitement et analyse

Suivi des procédures de passation :

• Rédaction des courriers lors de la procédure de passation (compléments de candidature, courriers aux candidats évincés, demandes de précision etc…) ;
• Rédaction des rapports de présentation ;
• Saisie des avis d’attribution et données essentielles ;
• Alimenter et mettre à jour les bases de données dédiées à l’organisation des achats (tableaux de bord centraux du pôle et outils sous excel principalement) ;
• Gestion des Commissions des marchés de l’Université (CMU) : élaboration du calendrier, envoi des invitations et des rapports, réservation de salle etc..

Suivi de l’exécution des marchés :

• Procéder au suivi des révisions des prix ;
• Suivre l’exécution administrative et juridique des contrats en lien avec les juristes acheteurs (certains avenants, décisions non-reconduction, actes de sous-traitance, certificats de cessibilité de créances décomptes de pénalités, avenants, révisions de prix etc)

Appui au pilotage de la politique achat :

• Gestion des certificats d’achat hors marché ;
• Centraliser les besoins d’achat lors de la programmation annuelle ;
• Participation à l’élaboration du Plan d’actions achat (PAA) et du bilan du PAA extraction des données, bilans des dépenses fournisseurs ;
• Assurer un appui aux juristes acheteurs dans la préparation et la réalisation des études préalables au lancement des procédures : sourcing, benchmark études de marchés.
• Appui au service prescripteur dans la passation des marchés inférieurs au seuil de mise en concurrence.

Activité du pôle :

• Gérer la boite générique du service ;
• Gérer la boite déplacements professionnels ;
• Assurer le suivi SIFAC auprès des prescripteurs ;
• Suivi des tableaux de bord du pôle : marchés en cours de passation, indicateurs, marchés inférieurs au seuil formalisé etc. ;
• Participation à la rédaction / formalisation de procédures internes ;
• Assurer un appui administratif aux services prescripteurs ;
• Gérer les outils de communication du domaine achats (intranet, internet, plate-forme de dématérialisation acheteur, etc.) ;
• Assurer la veille réglementaire.

Relations fonctionnelles et environnement du travail :

• Relations internes : toutes les composantes de l’Université et essentiellement les services centraux
• Relations externes : les différents candidats aux marchés ainsi que les fournisseurs de l’établissement.

Profil recherché

Savoirs :

• Connaissance des grands principes de la comptabilité publique, de la commande publique et du droit public ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques liés à l’activité du service (progiciel financier SIFAC, Word et Excel) ;
• Connaissance du fonctionnement, de l’environnement et des règles applicables aux établissements d’enseignement supérieur.

Savoir-faire :

• Esprit de synthèse, rigueur, sens de l’organisation ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.

Savoir-être :

• Réactivité ;
• Force de proposition

Plus d'information

Expérience

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels