Chargé(e) d'accueil (H/F)

Préfecture des Pyrénées Atlantiques; Pau; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Préfecture des Pyrénées Atlantiques recherche un agent d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et visiteurs sur les sites de la cité administrative et de la préfecture.

Le poste implique la gestion des rendez-vous, le contrôle des convocations et la coordination des flux dans un cadre sécuritaire, avec une équipe de 13 agents et possibilité d’évolution vers des fonctions administratives.

Qualifications

• Connaissances techniques: environnement professionnel: niveau expert - requis
• Avoir des compétences en informatique-bureautique: niveau expert - requis
• Savoir-faire: travailler en équipe et s'organiser - requis
• Savoir-être: sens des relations humaines et accueil - requis
• Savoir s'exprimer oralement et s'adapter - requis

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gérer les flux de visiteurs et la sécurité des sites.
• Prendre les rendez-vous pour les usagers.
• Contrôler les convocations et l'accès aux sites.
• Gérer le courrier et la liaison interne.

Skills

Informatique

Travail en équipe

Relation humaine

Accueil

Organisation

Job description

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:

• Oeuvrant à la cité administrative au sein d’un accueil mutualisé au bénéfice de 3 directionsdépartementales interministérielles
• la direction départementale des territoires et de la mer, la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités, ainsi que la direction départementale de la protection des populations – et quelques services hébergés sur le site, l’agent d’accueil assurera l’accueil physique pour tous les services ainsi que l’accueil téléphonique des DDI au sein d’une équipe composée de trois agents d’accueil.
• l’accueil physique est également, occasionnellement, assuré pour les usagers et les livreurs de la direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement.
• l’accueil téléphonique est occasionnellement assuré pour les usagers de la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités sise à BAYONNE.
• prise de rendez-vous pour les usagers de la direction départementale du travail, de l’emploi et des solidarités, sise à PAU.
• gestion de l’accès aux sites: contrôler les convocations des usagers reçus sur rendez-vous

Activité du service:

Au sein du service des moyens généraux, le pôle accueil, standard, courrier prend en charge l’accueil des usagers, dans toutes ses composantes: physique et téléphonique, gestion des courriers sur les deux sites du secrétariat général commun départemental, dans les locaux de la préfecture et de la cité administrative. Le pôle est chargé de la gestion des flux des visiteurs, dans le respect des règles de sécurité communes et propres à chaque direction départementale interministérielle et à la préfecture.

Composition et effectifs du service:

13 agents (3 B/10 C) répartis sur le site de la préfecture (10) et de la cité administrative (3)

Liaisons hiérarchiques:

Chef du service des moyens généraux

Responsable du pôle accueil, standard, courrier

Liaisons fonctionnelles:

• Interne: services et bureaux des directions départementales interministérielles, de services occupants, de la préfecture et des sous-préfectures
• Externe: usagers, professionnels et autres services de l’Etat

Conditions particulières d'exercice

Savoir prendre en charge le situations d’agressivité des usagers et gérer le stress.
Qui contacter?
Ségolène IZAMBARD, cheffe du service des moyens généraux [e-mail]
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse:
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre:
Connaissances techniques:
Connaître l'environnement professionnel: niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique-bureautique: niveau expert - requis
Savoir-faire:
Savoir travailler en équipe - niveau expert - requis
Savoir s'organiser: niveau expert - requis
Savoir-être:
Avoir le sens des relations humaines: niveau expert - requis
Savoir accueillir: niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau expert - requis
Savoir s'adapter: niveau expert - requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans minimum

Vos perspectives: Evolution vers un métier d’assistante administrative

Présentation de Préfecture des Pyrénées Atlantiques

Préfecture des Pyrénées Atlantiques