Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction.

Aveniagroupe; Besançon; Hybrid; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle de qualité

Café/thé offerts

Journée de solidarité non travaillée &

Job summary

AVENIA, cabinet basé à Besançon, recherche un(e) chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction pour assurer l’accueil et l’appui administratif quotidien. CDI à temps plein sur site, avec responsabilités d’organisation et de coordination au quotidien.

Vous travaillerez sous la direction du Directeur de Site et de la Direction, avec gestion des agendas, préparation des réunions, et articulation avec les services administratifs. Formation ou expérience en secrétariat souhaitée.

Qualifications

• Formation ou expérience en secrétariat/assistanat administratif ou accueil.
• Capacité à gérer l’accueil et l’organisation du site.
• Bon relationnel et professionnalisme.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs.
• Accueillir et installer les visiteurs dans les salles de réunion.
• Préparer les salles en amont des rendez-vous et veiller au confort des participants.
• Guider et assister le pôle commissariat aux comptes et les administrations.
• Soutien aux équipes et gestion administrative au quotidien.
• Organiser et suivre les agendas: rendez-vous et réunions.
• Préparer et rappeler les rendez-vous et sujets à traiter.
• Suivre les documents à signer et effectuer les rappels.

Skills

Accueil client

Organisation

Anticipation

Discrétion

Autonomie

Polyvalence

Maîtrise des outils bureautiques

Education

Formation en secrétariat/assistanat

Job description

Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction (H/F)

Le monde bouge, les décisions engagent. Chez AVENIA, nous accompagnons les dirigeants et leurs entreprises avec proximité, confiance et exigence.

Derrière chaque rencontre client, chaque décision et chaque journée de travail, il y a aussi une organisation qui permet à chacun d’avancer dans les meilleures conditions.

À Besançon, nous recherchons notre futur(e) chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction H/F pour occuper un rôle central dans la vie du cabinet : assurer un accueil de qualité, accompagner la Direction au quotidien et veiller au bon fonctionnement de notre site.

Un poste polyvalent, au cœur des échanges, où le sens du service, la rigueur et l’anticipation font toute la différence.

VOTRE RÔLE : FAIRE VIVRE LE QUOTIDIEN.

Véritable point de repère pour les clients, la Direction et les collaborateurs, vous contribuez à la qualité de l’accueil, à la fluidité de l’organisation quotidienne et au bon fonctionnement du site de Besançon.

Premier contact avec le cabinet, vous contribuez directement à l’image et à la qualité de service d’AVENIA.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs.
• Accueillir et installer les visiteurs dans les salles de réunion.
• Préparer les salles en amont des rendez-vous et veiller au confort des participants : café, thé, eau et mise en place des espaces.
• Garantir un accueil professionnel, chaleureux et attentif.
• Secrétariat du pôle commissariat aux comptes
• Relation avec les administrations
• Soutien aux équipes

En lien direct avec le Directeur de Site et la Direction, vous assurez un appui administratif et organisationnel au quotidien, notamment auprès du Directeur Général et du Directeur Général Délégué.

• Organiser et suivre les agendas : rendez-vous, réunions et échéances.
• Préparer et rappeler les rendez-vous, les sujets à traiter et les actions à mener au cours de la journée.
• Assurer le suivi des documents à signer et effectuer les rappels nécessaires.
• Anticiper les besoins de la Direction et faciliter la préparation des réunions et des déplacements.
• Assurer le suivi des demandes et des échéances afin de faciliter le quotidien de vos interlocuteurs.
• Participation aux réunions des Responsables de pôles et des Référents techniques

Vous veillez au bon fonctionnement quotidien des locaux de Besançon et contribuez à offrir un environnement de travail agréable, organisé et accueillant.

• Gérer le courrier postal entrant et sortant ainsi que sa distribution.
• Commander les fournitures et le matériel nécessaires et assurer le suivi des stocks de papeterie à destination des collaborateurs.
• Veiller au rangement, à l’organisation et à la bonne tenue des espaces communs et des salles de réunion.
• Assurer le suivi des besoins courants du site et coordonner les demandes auprès des prestataires concernés.
• Organiser les interventions récurrentes et anticiper les besoins avant les périodes de fermeture ou de congés, notamment en lien avec les prestataires de ménage et de sécurité.
• Mettre en place et suivre les routines nécessaires au bon fonctionnement des locaux.
• Être force de proposition pour améliorer l’organisation et faciliter la vie quotidienne du site.

L’engagement est réciproque : un cadre de travail permettant de progresser sereinement, et en retour, de la curiosité et de l’implication pour construire son parcours.

• L’avant : 15 jours avant votre arrivée, tout l’administratif est prêt. Vous arrivez l’esprit libre.
• Le départ : Une première semaine d’immersion selon un programme défini pour rencontrer vos futurs interlocuteurs.
• Le suivi : Un point tous les 3 mois la première année pour appréhender sereinement votre portefeuille et définir vos points d’autonomie.

Et après ? L’intégration pose les bases, mais l’aventure continue. Formations, échanges réguliers et évolution progressive rythment votre parcours chez Avenia.

L’ÉQUILIBRE AVENIA.

• Temps de vie : Un CDI à 35 heures par semaine.
• Flexibilité : Le choix de votre après-midi de repos, le mercredi ou le vendredi, pour mieux organiser votre semaine, selon les nécessités d’organisation et de continuité de l’accueil. Des outils modernes pour faciliter votre quotidien.
• Partage : Des moments organisés (CSE été/hiver) et spontanés (escape games, afterworks, randonnées) pour cultiver la convivialité et les échanges entre collègues.
• Autre : Tickets restaurant, mutuelle de qualité, café/thé offerts, journée de solidarité non travaillée et rémunérée.

Le poste nécessite une présence sur site et ne permet pas de télétravail.

Vous disposez idéalement d’une formation ou d’une première expérience en secrétariat, assistanat administratif, assistanat de direction ou accueil ; ou sur un poste équivalent.

Au-delà de votre parcours, nous recherchons une personne qui se reconnaît dans les qualités suivantes :

• Le sens de l’accueil : vous appréciez le contact avec les clients et savez donner une image professionnelle et chaleureuse de l’entreprise.
• L’organisation : vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances.
• L’anticipation : vous êtes attentif(ve) aux besoins de vos interlocuteurs et aimez faciliter leur quotidien.
• La discrétion : vous traitez les informations confidentielles avec sérieux et discernement.
• L’autonomie : vous prenez des initiatives adaptées et assurez le suivi des sujets qui vous sont confiés.
• La polyvalence : vous appréciez la diversité des missions, de l’accueil à l’organisation du site, en passant par l’assistance à la Direction.
• La maîtrise des outils : vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les échanges téléphoniques.

Rattachement hiérarchique : Directeur de Site et Direction.

Contrat : CDI à temps plein, 35 heures par semaine.

Prise de poste : dès que possible.

Une formation au poste, à nos méthodes de travail et aux outils utilisés au sein du cabinet est prévue pour vous accompagner dans votre prise de fonction. Nous sommes ouverts à différents parcours et attachons une importance particulière à votre savoir-être, à votre motivation et à votre capacité à vous investir durablement dans le poste.

Chaque trajectoire est unique.
La vôtre mérite d’être découverte.

Un CV suffit pour démarrer l’aventure. La confidentialité de votre candidature est assurée.

• Bus Ginko : Arrêt «Sécurité Sociale» Ligne 7 et 9, «Saint-Martin» et «Kennedy» ligne 7, «Centre de tri» ligne 10, «Palais des sports» ligne 3 → ~ 5 min à pied
• Site entièrement accessible PMR
• Parking gratuit et sécurisé à proximité immédiate