Chargé des instances et des actes administratifs H/F - CDD

Mairie de Mantes-la-Jolie; Mantes-la-Jolie; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

La Mairie de Mantes-la-Jolie recherche un Chargé des instances et des actes administratifs en CDD pour assurer la gestion des instances, préparer les documents et publier les actes ligne par ligne. Vous interviendrez sur la centralisation des actes et la rédaction des procès-verbaux en lien avec les élus et les services.

Vous coordonnerez les réunions, respecterez les procédures légales et contribuerez à l’archivage des délibérations et des arrêtés.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et suivi des instances municipales.
• Rédaction de procès-verbaux et rapports pour les réunions.
• Organisation des convocations, ordres du jour et documents préparatoires.

Responsibilities

• Gérer les instances (Conseil municipal et CCAS), préparer les actes et les délibérations.
• Rédiger et valider les procès-verbaux en lien avec un prestataire et assurer leur publication.
• Centraliser et archiver les actes, vérifier les modalités de vote et transmission pour contrôle de légalité.

Skills

Gestion administrative

Rédaction PV

Coordination d'équipe

Procédures légales

Publication des actes

Tools

AIR DÉLIBS

Job description

Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, la Mairie de Mantes-la-Jolie recherche un Chargé des instances et des actes administratifs H/F en CDD.

1. MISSIONS PRINCIPALESA.

Gestion des instances (Conseil municipal et Conseil d’administration du CCAS)

• Élaboration de l’ordre du jour, des convocations, et des documents préparatoires :Trames du déroulé du Maire/du président,Composition des liasses.Organisation des réunions de préparation et commissions :Élaboration des plannings,Préparation des documents si besoin,Réservations de salles.Coordination de la collecte et de la validation des projets de délibérations et de leurs annexes.Veille au respect des procédures légales, des délais de convocation et de transmission des dossiers aux élus et administrateurs.Mise en forme et intégration des délibérations dans le logiciel AIR DÉLIBS, après relecture.Élaboration et mise à jour des calendriers annuels des instances.Préparation des liasses à destination du Maire, de la Direction générale et du Cabinet du Maire.Vérification des modalités de vote, transmission des délibérations au contrôle de légalité.Assurer la coordination entre les différents interlocuteurs (Directions, DGA, assistantes, élus...).Rédaction et élaboration des procès-verbaux des séances, en lien avec un prestataire.Tenue et mise à jour des registres officiels des instances.Publication des actes sur le site internet de la Ville.Réalisation des reliures d’actes.

Centralisation des actes administratifs

• Réception et enregistrement des actes pour validation juridique.Transmission pour signature au Maire ou à l’élu.Tenue des registres des décisions et arrêtés.Transmission des actes au contrôle de légalité.Renvoi des actes validés aux services concernés.Organisation de la publication des actes en vigueur.Réalisation des reliures d’actes.Suivi de l’archivage des actes.

2. MISSIONS ANNEXESGestion de l’affichage légal obligatoire à la mairie :Arrêtés préfectoraux, Avis de dépôt,Résultats des analyses du contrôle sanitaire, etc.