Chargé de scolarité

La Gazette des Communes; Versailles; Sur place; EUR 29 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle groupe

Remboursement transport 75%

Caisse d'Entraide

Résumé du poste

La Gazette des Communes recherche un agent administratif polyvalent pour le service scolarité et accueil des usagers à Versailles. Vous assurerez la gestion des dossiers, le suivi administratif des élèves et l'interface avec les partenaires éducatifs.

Le poste implique un travail sur site à temps plein, avec des nécessités liées aux périodes d'inscriptions et d'examens. Formation Bac+3/4 souhaitée et exigence de rigueur et de discrétion.

Qualifications

• Rigueur et sens de l'organisation exigés.
• Aptitude à guider les publics et à orienter les usagers.
• Compétences rédactionnelles et organisationnelles démontrées.

Responsabilités

• Mettre à jour et suivre les dossiers des élèves dans les outils administratifs.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les usagers sur l'offre éducative.
• Gérer l'organisation des textes, plannings et bilans de scolarité et assurer les transmissions administratives.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Capacité à travailler en équipe

Discrétion

Relationnel

Savoir rédiger

Formation

Niveau Bac+3/4

Administration culturelle (idéal)

Outils

DUONET

Description du poste

Versailles est une ville dynamique et attractive où il y fait bon vivre, se divertir, se cultiver, étudier et travailler. Fière de son histoire et de son patrimoine, Versailles s’inscrit néanmoins dans l’avenir avec de nombreux projets orientés vers le progrès et la modernité. Avec près de 140 métiers, la collectivité recrute environ 200 personnes par an par voie statutaire ou contractuelle, dans des domaines d’activités variés (urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques …). Rejoindre les services de la Ville, c’est travailler pour une population de 86 000 habitants sur un territoire de 2618 hectares dont 1275 d'espaces verts : un mariage harmonieux entre ville et nature. Ce cadre privilégié s’articule en 8 quartiers et un maillage de services publics de proximité où 1800 agents travaillent quotidiennement à rendre un service public de qualité au plus proche des citoyens. Rejoignez-nous ! ,

Mission n°1 : Suivi administratif de la scolarité des élèves (portefeuille d'élèves selon affectation par la direction)

• Mettre à jour en continu, les données des élèves dans le progiciel DUONET, assurer le paramétrage des formulaires d'inscriptions et de réinscription, saisir les plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session…
• Récupérer les données liées aux parcours des élèves auprès de la direction et des professeurs afin de les saisir (plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session), gérer les choix de cours de formation musicale par élève
• En lien avec les conseillers aux études, suivre et analyser les parcours
• Suivre l'assiduité des élèves (états des présences et transmission aux conseillers aux études et aux familles)
• Préparer et relire les bulletins d'évaluation, assurer la diffusion aux familles
• Préparer les conseils de classe selon les parcours
• Etablir des bilans chiffrés de la scolarité
• Editer les diplômes, certificats de scolarité, attestations
• Transmettre les données pour facturation au régisseur de Versailles Grand Parc
• Organiser les concours et examens (convocation, plannings, préparation matérielle des épreuves…)

Mission n°2 : Information et orientation des usagers, assistance à la gestion du site

• Assurer l'accueil physique et téléphonique (élèves, familles, professeurs et publics…), renseigner et orienter les usagers sur l'offre d'enseignement et les événements. Contacter les élèves en cas de professeur absent
• Assurer l'interface relationnelle avec la direction, les conseillers aux études et les professeurs
• Assurer l'interface relationnelle avec les partenaires (Services municipaux, Ecole, Collège, Lycée, Université, Théâtres et autres établissements culturels…)

Mission n°3 : Gestion administrative générale et gestion courante de la vie des sites d'enseignement

• Participer à la gestion courante du site d'enseignement (interventions sur le bâtiment, besoins et commandes de matériels, organisation d'événements de cohésion…)
• Suivre les demandes d'autorisation d'absence des professeurs du site engendrant un remplacement

Missions ponctuelles :

• Participer aux groupes de travail et réunions selon affectation par la direction (réunions scolarité, conseils pédagogiques…) et en rédiger les comptes-rendus ou relevés de décisions
• Renfort d'encadrement éventuel pour projets pédagogiques importants
• Organiser la diffusion des informations et des documents de communication
• En l'absence de surveillant, assurer l'ouverture, la fermeture, surveillance des entrées et sorties ainsi que la sécurité du bâtiment

Appartenance à un ou des groupes de travail :

• Équipe de scolarité des sites d'enseignement de Versailles Grand Parc
• Groupes de travail et réunions selon affectation par la direction

Formation

• Niveau Bac+3/4
• Idéalement en administration culturelle

Expérience antérieure souhaitée

Savoir-faire :

• Appliquer les normes, procédures et règles
• Savoir orienter les publics
• Capacités rédactionnelles
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Respect des échéances
• Savoir travailler en équipe

Savoir être :

• Qualités relationnelles
• Sens de l'organisation
• Discrétion
• Rigueur
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte

Cycle De Travail

• Temps complet équivalent 35h - temps de travail annualisé (1607h par an)
• Pics d'activité en période d'inscriptions et d'examens/concours ainsi qu'à la rentrée
• Congés obligatoirement en période de vacances scolaires. Travail certains week-ends et soirées

Avantages :

• Participation de l'agglomération à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
• Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)