Chargé de scolarité - Temps complet

La Lettre du Musicien; Versailles; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Horaires de travail annualisés

Moyens mis à disposition (PC portable, téléphone, copieur)

Résumé du poste

Un conservatoire régional en Île-de-France recherche un(e) professionnel(le) pour gérer le suivi administratif de la scolarité des élèves, assurer l'accueil des usagers et participer à la gestion des sites d'enseignement. Le candidat doit avoir un niveau Bac+3/4 idéalement en administration culturelle, être autonome et avoir un sens aigu du service public. Ce poste exige également une expérience antérieure souhaitée, ainsi que des compétences en communication. Le travail est réparti sur un temps complet de 35 heures par semaine.

Qualifications

• Expérience antérieure souhaitée dans un poste similaire.
• Capacité à gérer des données et à suivre les élèves.
• Excellentes compétences en communication.

Responsabilités

• Suivi administratif de la scolarité des élèves.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Gestion administrative générale des sites d’enseignement.
• Suivi des présences et transmission des informations aux familles et enseignants.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Sens du service public

Analyse pédagogique

Connaissance du service public

Formation

Niveau Bac+3/4 en administration culturelle

Outils

Logiciel DUONET

PC portable

Téléphone fixe

Description du poste

Selon les grilles indiciaires du grade de rédacteur

Département

Ville à définir

Nombre d'heures

L’offre d’enseignement artistique de la Communauté d’agglomération de Versailles Grand Parc est aujourd’hui portée par un «Conservatoire à Rayonnement Régional multi-sites» et sept écoles associatives subventionnées. Le Conservatoire à Rayonnement Régional de Versailles Grand Parc compte 8 sites d’enseignement implantés à Buc, Jouy-en-Josas, Le Chesnay-Rocquencourt, Versailles et Viroflay. Pour le volet associatif, ce sont l’école de musique et d’art dramatique de Bailly et Noisy-le-Roi, l’école de musique de Bièvres, le conservatoire de Bougival, la section musique de la Jeunesse Arcisienne, le Carré des arts de la Celle Saint-Cloud, l’école de musique de Fontenay-le-Fleury et l’Association musicale de Toussus-Les Loges, qui viennent compléter le panorama. Le CRR de Versailles Grand Parc accueille 2.500 élèves et étudiants, dans trois spécialités (musique, danse et théâtre). 150 professeurs (près de 2.000 heures d’enseignement hebdomadaire) proposent trois filières principales d’enseignement artistique : un cursus général répondant aux missions de formation des établissements spécialisés, un cursus renforcé (CHAM, Cycle d’orientation professionnelle, Cursus Préparatoires à l’Enseignement Supérieur, Enseignement supérieur en partenariat avec l’Université de Saint-Quentin-en-Yvelines et l’Université de Paris-Saclay) et de nombreuses alternatives aux cursus permettant des apprentissages ou pratiques collectives qui soient les plus adaptés aux parcours, âges et appétences de chacun. Chaque site d’enseignement, du fait de son histoire, des partenariats locaux, de l’équipe affectée et de ses équipements présente des spécificités pédagogiques et artistiques qui font la richesse de l’offre d’enseignement de l’établissement. Chaque année, le Conservatoire donne vie à une importante saison artistique, intégrée à la saison culturelle intercommunale. Elle compte plus de 300 concerts, spectacles et master-classes proposés par les élèves, les étudiants, les professeurs et des artistes invités. Portée à l’intention d’un large public, elle est mise en œuvre avec le concours de nombreux lieux de diffusion partenaires, sur le territoire, en Île-de-France et au-delà.

Description du poste

Missions principales

• Mission n°1: Suivi administratif de la scolarité des élèves
  • Mettre à jour en continu, les données des élèves dans le progiciel DUONET, assurer le paramétrage des formulaires d’inscriptions et de réinscription, saisir les plannings, résultats d’examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session…
  • Récupérer les données liées aux parcours des élèves auprès de la direction et des professeurs afin de les saisir (plannings, résultats d’examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session), gérer les choix de cours de formation musicale par élève
  • En lien avec les conseillers aux études, suivre et analyser les parcours
  • Suivre l’assiduité des élèves (états des présences et transmission aux conseillers aux études et aux familles)
  • Préparer et relire les bulletins d’évaluation, assurer la diffusion aux familles
  • Préparer les conseils de classe selon les parcours
  • Établir des bilans chiffrés de la scolarité
  • Éditer les diplômes, certificats de scolarité, attestations
  • Transmettre les données pour facturation au régisseur de Versailles Grand Parc
  • Organiser les concours et examens (convocation, plannings, préparation matérielle des épreuves…)
• Mission n°2: Relations / Information et orientation des usagers
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique (élèves, familles, professeurs et publics…), renseigner et orienter les usagers sur l’offre d’enseignement et les événements.
  • Contacter les élèves en cas de professeur absent
  • Assurer l’interface relationnelle avec la direction, les conseillers aux études et les professeurs
  • Assurer l’interface relationnelle avec les partenaires (Services municipaux, Ecole, Collège, Lycée, Université, Théâtres et autres établissements culturels…)
• Mission n°3 : Gestion administrative générale et gestion courante de la vie des sites d’enseignement
  • Participer à la gestion courante du site d’enseignement (interventions sur le bâtiment, besoins et commandes de matériels, organisation d’événements de cohésion…)
  • Suivre les demandes d’autorisation d’absence des professeurs du site engendrant un remplacement
  • Envoyer des informations et convocations aux personnels

Missions ponctuelles

• Participer aux groupes de travail et réunions selon affectation par la direction (réunions scolarité, conseils pédagogiques…) et en rédiger les comptes-rendus ou relevés de décisions
• Renfort d’encadrement éventuel pour projets pédagogiques importants
• Organiser la diffusion des informations et des documents de communication
• En l’absence de surveillant, assurer l’ouverture, la fermeture, surveillance des entrées et sorties ainsi que la sécurité du bâtiment

Lieu d’exercice principal

Site du conservatoire à rayonnement régional de Versailles Grand Parc, à définir

Déplacements

Ponctuellement pour réunions, examens sur les sites d’enseignement de Versailles Grand Parc

Moyens mis à disposition

PC portable, téléphone fixe, copieur

Horaires de travail

Temps complet équivalent 35h - temps de travail annualisé (1607h par an). Pics d’activité en période d’inscriptions et d’examens/concours ainsi qu’à la rentrée. Congés obligatoirement en période de vacances scolaires. Travail certains week-ends et soirées.

Formation - Accès au poste

Niveau Bac+3/4. Idéalement en administration culturelle. Expérience antérieure souhaitée: Oui

Autonomie et/ou responsabilités

Autonomie. Relations avec les élèves, les familles et les publics. Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique. Sens du service public. Portefeuille d’élèves interchangeable en cas de nécessité de service.