Chargé de Mission Accueil et Qualité H/F

Préfecture de la Vienne; Poitiers; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

La Préfecture de la Vienne cherche un agent polyvalent pour le Pôle Accueils Qualité afin d'assurer l'accueil des usagers et le traitement des courriers et courriels, dans le respect des démarches qualité et des procédures internes.

Vous contribuerez au suivi des indicateurs qualité, à la mise à jour des supports d'information et à l'animation de la communication interne, tout en assurant la suppléance en cas d'absence du responsable, et de son adjointe.

Responsibilities

• Veiller à garantir l'accueil des usagers dans le respect des démarches qualité
• Suppléance à l'accueil en cas de besoin
• Apporter un appui aux agents en cas de conflits de situation complexe
• Gestion des tableaux de bord du service (indicateurs, suivi journalier, registre d'activité, etc.)
• Mise à jour des supports d'information à destination des usagers et des agents
• Assurer le traitement des courriels (transmission aux services concernés, mise à jour du tableau de suivi)
• Assurer le suivi des circulaires
• Assurer, en lien avec les agents de la mission courrier, le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH
• Suppléance au courrier en cas de besoin
• Suivi des indicateurs qualité
• Suivi de la mise à jour des documents
• Suivi du plan d'actions et de son déroulement
• Réalisation d'enquêtes
• Suivi de la démarche qualité
• Suppléance en cas d'absence du responsable de pôle et de son adjointe

Job description

Vos activités principales

Missions en lien avec l'accueil

• Veiller à garantir l'accueil des usagers dans le respect des démarches qualité
• Suppléance à l'accueil en cas de besoin
• Apporter un appui aux agents en cas de conflitou de situation complexe
• Gestion des tableaux de bord du service (indicateurs, suivi journalier, registre d'activité, etc.)
• Mise à jour des supports d'information à destination des usagers et des agents

Missions en lien avec le traitement des courriers et courriels

• Assurer le traitement des courriels (transmission aux services concernés, mise à jour du tableau de suivi)
• Assurer le suivi des circulaires
• Assurer, en lien avec les agents de la mission courrier, le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH
• Suppléance au courrier en cas de besoin

Missions en lien avec la qualité

• Suivi des indicateurs qualité
• Suivi de la mise à jour des documents
• Suivi du plan d'actions et de son déroulement
• Réalisation d'enquêtes
• Suivi de la démarche qualité

Pilotage

• Suppléance en cas d'absence du responsable de pôle et de son adjointe

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l'ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l'immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d'accueil ainsi qu'à les systèmes d'information et de communication.

Les missions du Pôle Accueils Qualité consist

• à assurer le lien entre les usagers et l'administration
• à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne)
• à assurer l'animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP+)
• à assurer l'animation de la communication interne auprès des agents de l'ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc.s)