Agent(e) polyvalent(e) accueil / standard / courrier (H/F)

Prefecture de la Nièvre; Nevers; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Prefecture de la Nièvre recherche un agent d'accueil et de relation usager pour assurer l’accueil dans le hall et au PAN, répondre au standard téléphonique et gérer le courrier des trois structures. Le poste implique une médiation pour les démarches administratives et une participation à la continuité des liaisons gouvernementales.

Horaires variés avec astreinte sur le standard et une durée de contrat de 3 ans, dans un cadre institutionnel.

Qualifications

• Savoir accueillir les usagers et assurer une relation de service
• Savoir s'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit
• Savoir travailler en équipe et coopérer avec les services
• Etre organisé et capable de gérer plusieurs missions
• Avoir le sens du relationnel et de l'accueil des publics

Responsibilities

• Accueil et information des publics dans le hall et au PAN
• Gestion du standard et orientation des usagers
• Réception et transmission du courrier entre les structures
• Gestion des flux et médiation pour les démarches (création adresse mail, France Connect, RDV en ligne, etc.)
• Mise en œuvre du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation)

Skills

Savoir accueillir

Savoir s'exprimer oralement

Savoir travailler en équipe

Organisation

Sens du relationnel

Job description

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l’usager du SGCD.

Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN) :

• assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture;
• ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture;
• appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès…) ;
• gestion des flux en lien avec les points numériques;
• assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes: ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches: création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.

L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.

Standard:

• dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;
• réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers;
• réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités;
• gérer les appels du corps préfectoral;
• appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales;
• gérer l’alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien;
• et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.

Suppléance au courrier:

• Organisation de la mission pour les trois structures
• Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures
• Contrôle de légalité: réception et apposition cachet «arrivé» sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)
• Affranchissement et envoi du courrier
• Organisation de la navette
• Suivi du courrier au sein des services
• Traitement du courrier réservé
• Transferts courriels usagers préfecture
• Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)
• Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)
• Suivi des coûts d’affranchissement
• Statistiques et comptabilité du bureautique
• Gestion des stocks spécifiques à la Poste
• Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne
• gestion des droits
• Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)

Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Temps de travail: 38 heures 30 par semaine

Horaires de travail poste d’accueil: 8h à 12h et de 12h45 à 16h 30 pour des horaires d’ouverture de la préfecture et de la cité Colbert à 8h30-12h/13h-16h30

Horaires de travail poste du standard: 7h à 14h45 pour le poste du matin ou 12h15 à 20h pour le poste du soir

Horaires de travail poste du courrier: se référer au règlement intérieur en vigueur

Astreinte sur le poste du standard: du mercredi matin au mercredi matin suivant (nuits et jours)

Qui contacter?

Frédérique DEGAS, cheffe du SPMG [e-mail]

Méryl DENECHAUD, cheffe du BRU [e-mail]

Le service des ressources humaines: [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Compétences techniques:

• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir
• Avoir des compétences en informatique: niveau pratique à acquérir

Savoir-faire:

• Savoir s'organiser: niveau initié requis
• Savoir travailler en équipe: niveau pratique requis

Savoir-être:

• Savoir accueillir: niveau maîtrise requis
• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter: niveau pratique requis
• Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Prefecture de la Nièvre

Prefecture de la Nièvre