Chargé de mission accessibilité pédagogique et gestion administrative F/H

YUMAINCAP; Albine; Hybrid; EUR 8,900 - 13,000; Part time

Job summary

Yumaincap recherche un Chargé de mission accessibilité pédagogique et gestion administrative en CDD de deux mois à temps partiel (50%). Vous assurez la fiabilité des processus administratifs de formation et le contrôle qualité des ressources avant publication, en priorité pour les candidats bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

Rattaché à la direction, vous gérez les dossiers, suivez les sessions et coordonnez les échanges avec les financeurs et les intervenants, tout en veillant à la

Qualifications

• Formation ou expérience administrative dans l’organisme de formation.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Responsibilities

• Gestion administrative des formations et des dossiers (conventions, convocations, programmes, feuilles d'émargement).
• Suivi des sessions (émargements, imprévus) et clôture des actions (attestations, bilans, archivage).
• Interface administrative avec clients, opérateurs de compétences et financeurs; coordination avec formateurs et intervenants.
• Préparation des factures et suivi des règlements; contribution au suivi du chiffre d'affaires formation.
• Mise à jour des outils de suivi (tableaux de bord, fichiers de pilotage).
• Conformité Qualiopi: respect des exigences documentaires et contribution aux indicateurs qualité.
• Suivi des utilisateurs de la plateforme (accès, support de premier niveau, traçabilité des parcours).
• Contrôle de la qualité et de l’accessibilité pédagogique des ressources avant publication (grille de contrôle).
• Rapports de conformité pour chaque ressource et suivi des corrections et améliorations.

Education

Bac à Bac+2 en gestion administrative/assistanat

Job description

Dans le cadre de ses activités, notre client recherche un(e) Chargé(e) de mission accessibilité pédagogique et gestion administrative en CDD de deux mois à temps partiel (50%) pour assurer la fiabilité des processus administratifs de formation et contrôler la qualité et l'accessibilité pédagogique des ressources avant leur publication. Ce poste est ouvert en priorité aux candidats bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleur handicapé.

Contexte du poste

Rattaché(e) à la direction de l'entreprise, vous intervenez dans la gestion administrative des formations, en conformité avec les exigences Qualiopi, ainsi que dans le contrôle des ressources pédagogiques.

La répartition de vos missions évolue en fonction de l'activité et de votre parcours. Elle est définie avec la direction lors des entretiens trimestriels.

Vos missions

1. Gestion administrative des formations

• Préparer les dossiers en amont des sessions : conventions, convocations, programmes, feuilles d'émargement.

• Assurer le suivi pendant les sessions : collecte des émargements, gestion des imprévus.

• Clôturer les actions : attestations de suivi, bilans pédagogiques, archivage des dossiers.

• Être l'interlocuteur administratif des clients, des opérateurs de compétences et des financeurs ; coordonner les échanges avec les formateurs internes et les intervenants extérieurs ; relancer et enregistrer les retours de documents.

• Préparer les factures en lien avec les conventions signées, suivre les règlements et les relances, contribuer avec la direction au suivi du chiffre d'affaires formation.

• Tenir à jour les outils de suivi : tableaux de bord et fichiers de pilotage.

2. Suivi de la conformité Qualiopi

• Respecter les exigences documentaires du référentiel national qualité.

• Contribuer à la tenue des indicateurs qualité : traçabilité, satisfaction, réclamations.

• Participer à la préparation des audits de certification et de surveillance, et alerter la direction de tout écart constaté.

3. Suivi des utilisateurs de la plateforme en ligne

• Gérer les accès des collaborateurs des entreprises clientes et assurer le support de premier niveau.

• Suivre la progression des parcours, éditer les attestations et assurer la traçabilité.

4. Contrôle de la qualité et de l’accessibilité pédagogique des ressources

• Vérifier la qualité et l’accessibilité pédagogique des ressources avant leur publication, à l’aide de la grille de contrôle.

• Identifier les éventuelles difficultés de compréhension : clarté des objectifs, progression des notions, prérequis, consignes et cohérence des exercices avec les contenus.

• Renseigner les résultats des contrôles dans le tableau d’évaluation et de suivi des modifications.

• Vérifier la prise en compte des corrections apportées et documenter ce second contrôle.

• Signaler les difficultés récurrentes et proposer des améliorations de la grille de contrôle.

Chaque ressource fait l’objet d’un rapport de conformité avant sa publication.

Profil recherché

Vous êtes idéalement titulaire d'une formation de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative ou de l'assistanat. Une première expérience dans la gestion administrative, notamment en organisme de formation, serait appréciée.

Vous maîtrisez la langue française écrite et êtes à l'aise avec les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et collaboratifs (espace partagé, messagerie, agenda).

Vous faites preuve de rigueur documentaire et de régularité dans l'application des procédures.

Vous êtes capable de vous organiser, de respecter les délais et de formuler des observations de manière factuelle.

Vous portez un intérêt au secteur de la formation professionnelle.

Vos qualités professionnelles :

• Autonomie dans une organisation qui associe présence sur site et travail à distance.

• Sens du service et aisance avec des interlocuteurs variés : clients, formateurs, financeurs.

• Fiabilité, souci du détail et adaptabilité face aux imprévus.

Ce que vous allez développer

Vous bénéficierez d'une formation en situation de travail sur les dossiers et les ressources en cours, adossée aux procédures de l'entreprise, ainsi que d'une formation interne aux usages de l'Intelligence Artificielle, appuyée sur un support écrit.

Vous développerez notamment les compétences suivantes :

• Environnement de la formation professionnelle : opérateurs de compétences, bilan pédagogique et financier, référentiel Qualiopi.

• Contrôle qualité et accessibilité pédagogique : maîtrise de la grille de contrôle, repérage des défauts de progression pédagogique et formulation de préconisations.

• Intelligence Artificielle : usages professionnels de l'Intelligence Artificielle, à hauteur de ce que le contrôle des ressources exige.

Une autoformation accompagnée est également prévue chaque mois, avec vérification des acquis. Les besoins complémentaires sont inscrits au plan de développement des compétences.

Conditions

• Organisation : présence au local de Lavaur au moins deux jours par semaine.