Chargé de la coordination des instances et d’appui aux projets transverses

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne recherche un titulaire pour coordonner et sécuriser le fonctionnement des instances de gouvernance et de représentation des personnels. Le poste implique l’assistance à la préparation et au suivi des procédures, la veille juridique et le respect des échéances, avec une forte autonomie et discrétion.

La maîtrise des outils bureautiques et une sensibilité au service public sont essentielles pour assurer l’efficacité du pilotage transversal et l’amélioration

Qualifications

• Profil rigoureux, organisé et réactif, avec de solides capacités d’analyse et de synthèse et d’excellentes qualités rédactionnelles.
• Appétence pour les questions juridiques et institutionnelles; connaissance du droit public et de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Capacité à assurer une veille juridique et réglementaire et à en tirer les conséquences opérationnelles pour le fonctionnement des instances.
• Grande rigueur dans la préparation et le suivi des instances, le contrôle des actes et le respect des échéances.
• Maîtrise des outils informatiques et numériques (Word, Excel, PowerPoint) et capacité à s’approprier rapidement de nouveaux logiciels.

Responsibilities

• Coordonner, organiser et sécuriser le fonctionnement des instances de gouvernance et de représentation des personnels de l’université, en lien avec la direction générale des services et les directions centrales.
• Garantir la conformité juridique et procédurale des actes et assurer le conseil et l’alerte lors des décisions.
• Piloter la modernisation et l’amélioration continue des assemblées (dématérialisation, outils de pilotage, procédures).
• Soutenir l’accompagnement au pilotage des démarches et projets transversaux de l’administration.

Skills

Rigueur

Organisation

Analyse

Synthèse

Rédaction

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outils collaboratifs

Gestion documentaire

Job description

À propos de nous

La direction générale des services est la structure administrative sur laquelle s’appuie le directeur général des services pour exercer sa mission. Celle-ci est définie par le décret du 23 février 2010 : « Sous l’autorité du Président de l’Université, il assure la direction, l’organisation et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l’établissement. Il contribue à l’élaboration des politiques d’établissement dont il assure la mise en œuvre opérationnelle. Il conçoit, met en place et assure le suivi des indicateurs de performance de l’établissement dans le domaine de la gestion administrative, financière et patrimoniale, celles des ressources humaines et des systèmes d’information. »

À propos de nous

La direction générale des services est la structure administrative sur laquelle s’appuie le directeur général des services pour exercer sa mission. Celle-ci est définie par le décret du 23 février 2010 : « Sous l’autorité du Président de l’Université, il assure la direction, l’organisation et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l’établissement. Il contribue à l’élaboration des politiques d’établissement dont il assure la mise en œuvre opérationnelle. Il conçoit, met en place et assure le suivi des indicateurs de performance de l’établissement dans le domaine de la gestion administrative, financière et patrimoniale, celles des ressources humaines et des systèmes d’information. »

Il est membre à part entière de l'équipe de direction et participe avec voix consultative au conseil d'administration et autres conseils centraux de l'université.

Le directeur général des services exerce une autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les services et l'ensemble des personnels BIATSS de l'université et de ses composantes.

Mission

Environnement et contexte de travail

La direction générale des services constitue la structure administrative sur laquelle s’appuie le directeur général des services pour exercer sa mission de direction, d’organisation et de fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l’université. Elle a vocation à jouer un rôle de pilotage et d’impulsion de l’ensemble de l’administration. Au sein de celle-ci, le service de coordination et pilotage opérationnels (SERCOP) assure l’accompagnement et le suivi des projets transversaux de l’administration, l’appui à la démarche qualité et de contrôle interne globale de l’établissement et la coordination des instances de l’université.

Sous l’autorité directe du responsable du service de coordination et pilotage opérationnels et du directeur général des services, en collaboration étroite avec les autres membres de la direction générale des services, et notamment les directeurs généraux des services adjoints, ainsi qu’avec l’ensemble des vice-présidents, la ou le titulaire du poste est chargé de la coordination, de l’organisation et du suivi opérationnels des instances de gouvernance et de représentation des personnels de l’université. À ce titre, elle ou il veille à la bonne articulation des différentes instances, à la coordination des acteurs et des directions contribuant à leur préparation, au respect des procédures et des échéances ainsi qu’au suivi des décisions prises. La ou le titulaire assiste également la ou le responsable de service aux projets transversaux requérant ou relevant du pilotage direct de la direction générale des services.

Le poste est soumis à un impératif de discrétion et de loyauté professionnelles et peut requérir une forte disponibilité en fonction du rythme institutionnel de l’établissement et des conjonctures rencontrées.

Missions

• Coordonner, organiser et sécuriser le fonctionnement des instances de gouvernance et de représentation des personnels de l’université, en lien avec la direction générale des services, le cabinet de la présidence, les directions centrales, les composantes et les structures concernées, et assurer le suivi de l’ensemble du processus de préparation des instances
• Garantir la conformité juridique et procédurale des instances et de leurs actes, assurer une fonction de conseil et d’alerte et veiller à la bonne mise en œuvre des décisions prises
• Piloter la modernisation et l’amélioration continue de la fonction des assemblées, notamment par la dématérialisation, le développement d’outils de pilotage et de suivi, la formalisation des procédures et l’adaptation aux évolutions réglementaires
• Appuyer l’accompagnement au pilotage des démarches et projets transversaux de l’administration

Profil

Profil rigoureux, dynamique et réactif, disposant de solides capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse, ainsi que d’excellentes qualités rédactionnelles.

Une appétence pour les questions juridiques et institutionnelles est indispensable. Une bonne connaissance du droit public et de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche est recherchée. Le poste nécessite une capacité à assurer une veille juridique et réglementaire, à analyser les textes applicables et à en tirer les conséquences opérationnelles pour le fonctionnement des instances.

Une grande rigueur est attendue dans la préparation et le suivi des instances, le contrôle des actes et des procédures, ainsi que dans le respect des échéances. La capacité à identifier les points de vigilance, à alerter et à sécuriser les processus constitue un élément essentiel du profil.

Une excellente maîtrise des outils informatiques et numériques est indispensable. Une aisance particulière dans l’utilisation des outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint, des outils collaboratifs et de gestion documentaire est attendue, ainsi qu’une capacité à s’approprier rapidement de nouveaux logiciels. Un intérêt pour la dématérialisation, l’automatisation et l’amélioration des outils et processus de travail est particulièrement apprécié.

Le poste requiert également autonomie, sens de l’initiative, capacité à gérer les priorités et à travailler dans des délais contraints, ainsi qu’une réelle aptitude au travail transversal avec des interlocuteurs nombreux et variés.

Sens du service public, fiabilité, discrétion, loyauté et adaptabilité indispensables.

Référence de l'offre : egitp8asdo