Chargé de coordination administrative H/F - EC9570

Ville de PONTARLIER; Pontarlier; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de PONTARLIER recherche un agent administratif pour contribuer à des projets de modernisation et de dématérialisation des procédures du Département Technique Patrimoine Environnement. Vous coopérerez avec les services opérationnels et les directions ressources pour fiabiliser les informations et optimiser les flux.

Vous accompagnerez les agents dans l’utilisation des outils, suivrez les indicateurs d’activité et participerez à l’organisation des réunions et du courrier, en garantissant un

Responsabilités

• Participer à l’amélioration et la simplification des procédures administratives et projets de modernisation.
• Coordonner les outils numériques et métiers pour améliorer les transmissions et suivis d’informations.
• Piloter la suppression des traitements manuels et des doubles saisies, notamment sur le temps de travail.
• Assurer l’interface entre services opérationnels, directions ressources et utilisateurs des outils dématérialisés.
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et méthodes.
• Accompagner les agents dans l’utilisation des outils et procédures administratives.
• Suivre tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité du service.
• Assurer d’autres tâches administratives ( archivage, accueil, réunions, gestion du courrier ).

Description du poste

• Participer à l’amélioration et à la simplification des procédures administratives en contribuant aux projets de modernisation administrative et numérique du Département Technique Patrimoine Environnement (gestion électronique du courrier, agent virtuel d’accueil, etc.) ;


• Procéder à la coordination des outils numériques et métiers utilisés au sein du département afin de garantir l’amélioration des circuits de transmission et de suivi des informations ;


• Piloter, sous l’autorité du responsable, la suppression des traitements manuels et des doubles saisies, en premier lieu sur la thématique du temps de travail en fiabilisant le suivi des données administratives liées notamment aux horaires, absences, astreintes et organisations de travail ;


• Assurer un rôle d’interface entre les services opérationnels, les directions ressources et les utilisateurs des outils s’agissant du champ de la dématérialisation et de l’automatisation des traitements ;


• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et méthodes de travail ;


• Accompagner les agents dans l’utilisation des outils et procédures administratives ;


• Suivre des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité du service ;


• Assurer toutes autres tâches administratives (archivage, accueil, participer à l’organisation des réunions et commissions, gestion des courriers, traitement des sollicitations dans le cadre de l’application de démocratie citoyenne-).