Chargé d'appui au pilotage de l'offre de formation F/H

La Gazette des Communes; Paris; In loco; EUR 60.000 - 90.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

L’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un responsable administratif pour coordonner les activités de l’EMS, piloter les pôles Scolarité et Relations Extérieures et assurer la cohérence des actions avec les objectifs de l’établissement.

Vous accompagnerez les 16 agents du service et gérerez les partenariats avec les CFA, les entreprises et les instances publiques, en favorisant la dématérialisation et une démarche de développement durable.

Competenze

• Règlementation de l’enseignement supérieur et gestion des examens.
• Rédaction de notes et rapports administratifs.
• Gestion des procédures RH, scolarité et logistique.
• Connaissance des outils métiers SIFAC, APOGEE et PEGASE.

Mansioni

• Piloter les procédures administratives et scolaires.
• Gérer les relations internes et externes.
• Assurer le reporting à la direction.
• Superviser les équipes et la formation continue.
• Veiller au respect des normes et RGPD.

Conoscenze

Leadership

Gestion projets

Communication interne

Pilotage stratégique

Animation d'équipe

Négociation partenariats

Strumenti

SIFAC

APOGEE

PEGASE

Descrizione del lavoro

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde. Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS). Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

MISSION PRINCIPALE

• Assurer la coordination administrative, pédagogique et partenariale de l'EMS en :
• Pilotant les pôles de la Scolarité et des Relations Extérieures.
• Garantissant la fluidité des processus (inscriptions, examens, partenariats, communication).
• Soutenant le Responsable administratif dans la mise en œuvre de la stratégie globale de l'EMS.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Encadrement et management des équipes
• Pôle Relations Extérieures (2 agents) :
• Supervision stratégique :
• Valider les orientations du pôle (partenariats entreprises, communication, alumni) en lien avec le Responsable administratif.
• Assurer la cohérence entre les actions du pôle et les objectifs de l'EMS/Université Paris 1.
• Suivi opérationnel :
• Participer aux réunions d'équipe pour ajuster les priorités (ex : préparation d'un forum entreprises, campagne de levée de fonds).
• Évaluer les performances du pôle (indicateurs de partenariats, retombées médias, engagement des alumni).
• Soutien aux missions clés :
• Appuyer la négociation de partenariats (conventions de stage, chaires d'entreprise).
• Superviser la stratégie de communication externe (validation des supports, cohérence de la marque EMS).
• Service de la Scolarité (16 agents) :
• Animation et organisation en lien avec la Responsable du pôle Scolarité et de la Responsable du Bureau des Licences à l'EM-S :
• Piloter les procédures : Inscriptions administratives/pédagogiques (IA/IP), arrêts de jury, examens, délibérations, convocations, plannings.
• Optimiser l'organisation : Participer activement au projet d'évolution administrative du service (dématérialisation, réorganisation des tâches).
• Gestion des litiges et réclamations :
• Traiter les situations particulières (étudiants, enseignants) en collaboration avec la direction.
• Proposer des solutions pour améliorer la satisfaction des usagers.
• Coordination pédagogique :
• Organiser les calendriers des formations (rentrée universitaire, sessions d'examens, concours).
• Appuyer les responsables pédagogiques dans la mise en œuvre de l'offre de formation.
• Amélioration continue :
• Dématérialiser les procédures (candidatures, examens) et former les équipes aux nouveaux outils.
• Capitaliser sur les bonnes pratiques (retours d'expérience, benchmarking).
• Management transversal :
• Fédérer les équipes : Créer des synergies entre la Scolarité et les Relations Extérieures (ex : intégrer les retours des entreprises dans l'offre de formation).
• Gérer les ressources humaines :
• Évaluations et entretiens professionnels des agents.
• Recrutement et formation des nouveaux collaborateurs.
• Résolution des conflits et maintien d'un climat social positif.
• Coordination administrative
• Soutien au Responsable administratif :
• Reporting :
• Produire des tableaux de bord (suivi des inscriptions, des partenariats, des litiges).
• Remonter les informations à la direction (points d'avancement, alertes).
• Lien avec les services centraux et partenaires extérieurs :
• Assurer l'interface avec la DEVE, la DRI, la DRH, la DAF, la DAJI, et la D2P/DPEIP (pour les partenariats).
• Transmettre les besoins des services (ex : évolutions réglementaires, outils informatiques).
• Assurer l'interface avec les CFA partenaires CFA FormaSup Paris et CFA Numia ainsi les acteurs de la professionnalisation et de l'internationalisation des parcours.
• Participation à la vie institutionnelle
• Représentation :
• Représenter l'EMS dans des réunions internes.
• Participer à des groupes de travail transversaux.
• Événements :
• Coordonner l'organisation logistique des événements (journées portes ouvertes, cérémonies de remise de diplômes, forums entreprises).
• Mobiliser les équipes (Scolarité + Relations Extérieures) pour une communication unifiée.
• Veille et innovation :
• Benchmarking : Analyser les pratiques des autres écoles de management (ex : gestion des alumni, digitalisation des examens).
• Propositions d'amélioration : Suggérer des nouveaux processus (ex : plateforme unique pour les stages et l'insertion professionnelle).
• Gestion des risques et conformité
• Respect des normes :
• Veiller à la conformité réglementaire (RGPD, règles de la comptabilité publique, hygiène/sécurité, démarche QALIOPI).
• Anticiper les risques (ex : litiges avec des partenaires, fraudes aux examens).
• Gestion de crise :
• Réagir aux urgences (ex : problème logistique lors d'un examen, conflit avec un partenaire).
• Proposer des plans de continuité (ex : report d'un événement, solution de remplacement pour un outil défaillant).

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs (Connaissances)

• Réglementation :
• Maîtrise des règles de l'enseignement supérieur (statuts des personnels, gestion des examens, accréditations).
• Connaissance des procédures administratives (marchés publics, conventions, budget).
• Notions de droit du travail et de gestion des conflits.
• Environnement EMS/Université :
• Compréhension des enjeux du management et de la recherche.
• Connaissance des outils métiers : SIFAC, APOGEE, PEGASE, OSE, PSTAGE, Chorus.
• Partenariats :
• Expérience dans la gestion de relations avec les entreprises (stages, mécénat, chaires).
• Connaissance des réseaux de l'enseignement supérieur (CFA, Pôles de compétitivité, etc.).

Savoir-faire (Compétences techniques)

• Management :
• Animation d'équipe, gestion des conflits, évaluation des performances.
• Gestion administrative :
• Pilotage des procédures RH, scolarité et logistique.
• Rédaction de notes, comptes-rendus et rapports.
• Outils bureautiques :
• Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Outils collaboratifs (SharePoint, ZoomWorkplace, Teams, etc.).
• Logiciels métiers : APOGEE, HyperPlanning, PEGASE.

Savoir-être (Compétences comportementales)

• Organisation et méthodologie : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Leadership : Aptitude à motiver, fédérer et accompagner une équipe.
• Adaptabilité : Réactivité face aux changements et aux imprévus.
• Relationnel : Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, services centraux).
• Rigueur et discrétion : Respect des confidentialités et des engagements.
• Esprit d'initiative : Proposition d'améliorations et anticipation des besoins.