Responsable administratif du pôle Formation H/F

Insa Strasbourg; Strasbourg; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

INSA Strasbourg, établissement public d’enseignement supérieur, recherche un responsable pour la gestion de la scolarité et la coordination administrative des 3 composantes du Pôle Formation-Scolarité. Vous assurerez l’encadrement de l’équipe et la liaison entre les services.

Vous piloterez les recrutements, les admissions et le suivi des processus administratifs, avec organisation des diplômes et des cérémonies, tout en veillant à la conformité réglementaire et au budget.

Qualifications

• Techniques de management et d'organisation d'équipe.
• Gestion des ressources et des délais dans l'enseignement supérieur.
• Capacité à communiquer et conseiller les étudiants et les services.
• Rigueur et fiabilité dans le suivi des procédures administratives.

Responsibilities

• Gérer la scolarité et l’inscription jusqu’à la délivrance des diplômes.
• Encadrer l’équipe du Pôle Formation-Scolarité.
• Coordonner les activités des services du pôle formation-scolarité.

Skills

Management d'équipe

Conseil et aide à la décision

Coordination interservices

Rigueur organisationnelle

Education

Connaissances juridiques générales

Job description

L’INSA Strasbourg est un établissement public d’enseignement supérieur situé sur le campus de l’Esplanade. Il accueille environ 2 000 étudiants ingénieurs et architectes et emploie 270 agents titulaires et contractuels.

Ses missions portent sur la formation initiale, la recherche, la formation continue et la diffusion de la culture scientifique et technique.

L’établissement propose 7 spécialités d’ingénieur, 6 formations par apprentissage et une formation d’architecte.

Mission principale:

Assurer la gestion de la scolarité, de l’inscription à la délivrance des diplômes et coordonner l’activité administrative des 3 composantes du pôle Formation-Scolarité

Activités principales :

Management:

Encadrer et animer l’équipe du Pôle Formation-Scolarité

• Assurer la coordination des activités entre les 3 services du pôle: scolarité, secrétariat de la direction de la formation, secrétariat des départements

Rôle spécifique au sein de chacune des composantes:

Scolarité :

• Informer, conseiller et orienter le public étudiant

• Gérer la collecte et la justification des absences des étudiants

• Délivrer des certificats et attestations

Délivrer les diplômes et organiser la cérémonie de remise des diplômes pour la partie relevant de la scolarité ;

• Volet social : gérer d’éventuels fonds pour des bourses (exemple subvention de l’Eurométropole), organiser les commissions d’exonération des droits d’inscription, communiquer sur les aides d’urgence et accompagner les étudiants dans leurs démarches

• Répondre à des enquêtes statistiques institutionnelles

• Assurer les remontées demandées par des administrations extérieurs (rectorat)

Recrutement et admission des étudiants :

Organiser les entretiens des candidats à l’entrée en 1ère, 2ème et 3ème année en lien avec le service admissions du Groupe INSA

Organiser en direct les campagnes de candidature des transferts inter INSA en lien avec le service admission du Groupe INSA

Participer aux commissions d’admission inter-INSA

Organiser le recrutement les concours d’admission des étudiants en 4ème année (ingénieur, architecte, double cursus architecte-ingénieur), ainsi que celui l’admission des candidats au Master ASPU et à l’Habilitation à la Maîtrise d’œuvre

Organiser le concours national pour le recrutement des étudiants en architecture et gérer leur admission

• Veiller au bon déroulement des inscriptions administratives des étudiants (accès de tous les étudiants à l’application de pré-inscription, mise en place de procédures de vérification et de validation des pré-inscriptions, mise en place de contrôles pour la fiabilisation des données collectées)

• Assister et conseiller la Direction de la Formation en matière de stratégie de recrutement

Promotion du groupe INSA et de l’école :

• Participer à la promotion de l’école lors de la journée Portes Ouvertes

• Organiser et assurer la promotion du Groupe INSA lors des salons et forums

• Assurer le suivi budgétaire des opérations liées au recrutement et aux manifestations de promotion en lien avec le groupe INSA

• Participer à des réunions en interne, au niveau national avec le groupe INSA (service d’admission du groupe INSA – SAGI) ou au niveau local (chefs de service, codir élargi, etc.)

Direction de la formation

Participer à la cellule handicap de l’établissement envers les étudiants et les guider dans les démarches administratives préliminaires à effectuer

• Participer aux instances de l’établissement : Conseil des études et conseil de la vie étudiante,

Participer à l’organisation, à la tenue et au suivi des conseils des études (préparation de l’ordre du jour et des documents joints, rédaction des procès-verbaux et relevés de conclusions, etc…)

Résolution des situations problématiques et rôle de conseil

Secrétariat des départements

Résolution des situations problématiques et rôle de conseil

Activités transverses:

• Assurer l’interface avec tous les services de l’établissement, notamment la DSIN

• Assurer une veille règlementaire et juridique sur périmètre formation et scolarité

• Contrôler l’application de la règlementation et des procédures administratives

Participer à la gestion des recours administratifs dans tous les domaines du pôle (jurys internes de recrutement, jurys de classe, exonération, etc…)

• Assurer la communication interne et externe

• Répondre aux enquêtes ministérielles pour tous les apprenants (FISE, FISA, étudiants en échange, etc.) (SISE inscriptions/diplômés, remontées CVEC, remontées Passeport Compétences, etc…)

• Participer à des réunions en interne, au niveau national avec le groupe INSA (service d’admission du groupe INSA – SAGI) ou au niveau local (coordination des services, codir élargi, etc.)

• Participer au projet d’implémentation d’un nouvel environnement informatique (Pégase), structurant au niveau de l’établissement

Assurer le suivi des opérations budgétaire liées aux actions internes du service (hors Groupe INSA)

FONCTIONNAIRE CATEGORIE A OU AGENT CONTRACTUEL CDD 1 AN RENOUVELABLE - POSTE PERENNE

Connaissances, savoirs :

• Techniques de management

• Gestion des groupes et des conflits

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur

• Connaissances juridiques générales, notamment droit administratif, finances publiques

• Environnement professionnel

• Connaissance du cadre juridique des études et examens dans l’enseignement supérieur

• Techniques de communication

• Connaissances juridiques générales

• Connaissances informatiques générales

• Méthodologie de conduite de projet

Savoir-faire :

• Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Encadrer et animer une équipe

• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision

• Conduire des entretiens

• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

• Déléguer

• Evaluer et hiérarchiser les besoins

• Accompagner les changements

• Maitriser les outils informatiques et si possible les applications métiers de la scolarité

• Rédiger des notes ou des documents

• Concevoir des tableaux de bords

• Savoir gérer les aléas

• Elaborer des éléments de langage et des synthèses

Savoir-être :

• Capacité de décision

• Capacité prospective

• Rigueur, fiabilité

• Réactivité

• Sens relationnel

• Disponibilité

• Gestion du stress

• Sens de l’initiative

• Sens de la confidentialité

• Capacité prospective

• Sens de l’organisation