Chargé d'ADV Logistique & Administration Financière H/F

HYSOPE; Bordeaux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Hysope recherche un(e) Chargé(e) d'ADV, Logistique et Administration Financière, rattaché(e) à la Directrice des Opérations. Vous prenez en charge le cycle de commande, coordonnez les livraisons et assurez le suivi administratif comptable.

Vous optimisez les flux, gérez les stocks, les règlements et le SAV, préparez les éléments de clôture et assurez les relances clients et fournisseurs. Poste polyvalent au cœur de l'activité et des flux financiers.

Job description

Rattaché(e) directement à la Directrice des Opérations, le/la Chargé(e) d'ADV, Logistique & Administration Financière joue un rôle clé au coeur de l'activité opérationnelle d'Hysope. Il/Elle assure l'intégralité du cycle de commande, la coordination logistique des livraisons, le suivi administratif de la comptabilité, le contrôle de premier niveau de la trésorerie et le suivi rigoureux des stocks.Ce poste polyvalent et structurant garantit la satisfaction des clients (GMS, CHR, Grossistes, Export) et la fluidité des flux financiers et logistiques de l'entreprise.

A. Administration des Ventes (ADV) & Relation Client-

• Saisir, contrôler et intégrer l'ensemble des commandes clients (France et Export).
• Vérifier la conformité des conditions tarifaires, des remises et des disponibilités produits.
• Informer les clients sur le suivi de leurs commandes et gérer leurs demandes d'information.
• Gérer les réclamations clients et le suivi SAV.

B. Facturation, Recouvrement & Support Comptable

• Émettre et contrôler l'envoi des factures clients dans les délais impartis.
• Traiter les demandes d'avoirs et gérer les pénalités logistiques éventuelles.
• Assurer le suivi de la balance âgée et effectuer les relances clients préventives et curatives (Niveaux 1 et 2).
• Saisir, classer et archiver l'ensemble des pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais).
• Préparer les éléments et dossiers de clôture pour l'expert-comptable.

C. Suivi de la Trésorerie & Règlements

• Assurer le pointage au quotidien du tableau de suivi de trésorerie (entrées et sorties).
• Préparer les campagnes de règlements fournisseurs pour validation par la Directrice des Opérations.
• Identifier et traiter les écarts de règlement ou les litiges de facturation.

D. Gestion des Stocks & Logistique

• Organiser et réserver les transports/expéditions auprès des prestataires logistiques.
• Suivre le bon acheminement des commandes et gérer les aléas de livraison (retards, casse, refus).
• Mettre à jour au quotidien l'état des stocks (entrées, sorties, transferts) dans l'outil de gestion/ERP.
• Effectuer le suivi et la réconciliation entre les stocks théoriques et physiques (inventaires).
• Alerter la Directrice des Opérations en cas d'approche des seuils critiques de réapprovisionnement (matières, packaging, produits finis).