Chargé d’Accueil et Support Administratif (F/H)

Hommes & Entreprises International; Lyon; On-site; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Job summary

Hommes & Entreprises International à Lyon recherche un Chargé d’Accueil et Support Administratif (F/H) à temps partiel, basé à Lyon (3e). Vous assurez l’accueil, l’interface avec l’Assistante du Président et le premier niveau de contact.

Vous gérez les déplacements, les réservations de salles et la logistique des séminaires, ainsi que le suivi des notes de frais et des achats courants du bureau lyonnais. Anglais est un atout, CDI à 20 heures/semaine.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat souhaitée.
• Maîtrise des outils Pack Office et bureautique.

Responsibilities

• Accueil, information et orientation des visiteurs et premier niveau de contact.
• Gestion des déplacements des équipes (réservations avions/hôtels/locations).
• Réservations des salles de réunion et logistique des séminaires internes.
• Aide à la gestion des notes de frais et des événements Relations Investisseurs et réservations de restaurants/hôtels.
• Accueil des nouveaux arrivants à Lyon et organisation des réunions d’intégration.
• Réalisation ponctuelle d’impressions et de reliures; gestion des fournitures et achats courants du bureau.
• Support pour le Fonds basé à Lyon et gestion des documents relatives aux Assemblées Générales.

Tools

Pack Office

Job description

recherche un Chargé d’Accueil et Support Administratif (F/H)

– Temps partiel à Lyon –

Directement rattaché(e) à l’Assistante du Président de notre Groupe, vous êtes une "interface clé" de notre structure, et vos missions, très polyvalentes, s’articulent autour de trois volets, notamment ;

• Accueil & secrétariat
• Accueillir, informer et orienter les visiteurs,
• Traiter et transmettre les communications téléphoniques et assurer le premier niveau de contact,
• Gérer les déplacements des équipes des différents bureaux (réservation avions - hôtels - voitures de location...) et leurs éventuelles modifications (changement d'avions, de destinations...),
• Gérer les réservations des salles de réunion,
• Aider à la logistique des séminaires internes,
• Apporter une aide à l’assistante du président dans la gestion des notes de frais, des évènements Relations Investisseurs, des réservations de restaurants et d’hôtels, …
• Participer à l’accueil des nouveaux arrivants du bureau de Lyon (planification des réunions d’intégration),
• Aider ponctuellement aux impressions, reliures de booklets/dossiers…
• Assurer les demandes de restauration, les commandes des fournitures nécessaires (Bureau, Nespresso, Brita, …),
• Effectuer et suivre les achats courants nécessaires au fonctionnement de notre entité lyonnaise et gérer les moyens communs du service.
• Support pour l’un des Fonds basé à Lyon
• Gérer les documents relatifs aux Assemblées Générales.

A l’aise avec les différents outils informatiques (Pack Office), vous avez assumé tout ou partie des missions précitées ou exercé des activités transposables, dans un univers exigeant et qualitatif.

Mature, proactif(ve), positif(ve) et engagé(e), vous montrez un grand sens du service, de très bonnes capacités de traitement de l’information ainsi qu’une grande orientation "satisfaction clients" (internes et externes).

Rigoureux(se) et doté(e) d’un bon couplage autonomie / sens du reporting, vous associez réactivité et sens des priorités, et montrez de très bonnes capacités d’organisation et d’anticipation.

Doté(e) d’un très bon sens du contact, diplomate et collaboratif(ve), on vous reconnaît une grande adaptabilité relationnelle et capacité à "fluidifier les relations", autant qu’une grande discrétion, Ethique et fiabilité personnelle.

Pour ce poste à temps partiel en CDI, basé à Lyon (3e), le temps de travail est de 20 heures par semaine (de 14h00 à 18h00, du lundi au vendredi). L’anglais est un atout sans être un prérequis.