Chargé/Chargée de gestion administrative (F/H)

École Polytechnique; Palaiseau; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail (selon poste)

Remboursement du titre de transport :

Job summary

L’École polytechnique recherche un Chargé/Chargée de gestion administrative pour le Laboratoire d’Informatique (LIX-UMR7161) à Palaiseau. Le candidat assure la mise en œuvre des décisions et suit les règles des tutelles IP Paris, CNRS, Polytechnique Solutions et Inria.

Vous instrumenterez les dossiers relatifs aux recrutements, achats, missions, invitations et logistique des évènements, conseillerez les scientifiques et préparerez le budget tout en suivant l’exécution et les bilans.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac +3 minimum.
• 3 à 5 ans d’expérience en gestion administrative, idéalement dans le secteur public.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral.
• Rigueur, dynamisme, sens de l’organisation, travail en équipe.

Responsibilities

• Mise en œuvre des décisions administratives pour les tutelles IP Paris/Ecole Polytechnique, CNRS, Polytechnique Solutions et Inria.
• Instruire les dossiers de gestion administrative d’un portefeuille d’équipes pour recrutements, achats, missions, invitations et logistique d’organisation des évènements (workshop, conférences).
• Conseiller les scientifiques sur des solutions / alternatives pour répondre à leurs demandes.
• Préparer le budget pour son portefeuille et suivre son exécution ; établir les bilans financiers.
• Contribuer à l’élaboration des projets scientifique (AAP ANR, contrats régionaux etc.).
• Alimenter les tableaux de bord.
• Participer aux audits et évaluations du laboratoire.
• Accueillir et renseigner les personnels et interlocuteurs du laboratoire.

Skills

Anglais courant

Gestion administrative

Organisation

Education

Bac +3 minimum

Job description

Le Laboratoire d'Informatique de l'Ecole polytechnique LIX-UMR7161 est une unité mixte CNRS et Ecole polytechnique, avec pour partenaire Inria. Le LIX compte de nombreuses collaborations et contrats industriels, et plusieurs chaires industrielles.

L'équipe administrative dynamique et dotée d’une forte cohésion est constituée de 4 gestionnaires polyvalents. Elle est placée sous la responsabilité de l'administratrice du laboratoire et travaille dans un environnement multiculturel, quotidiennement en anglais.

En tant que Chargé/Chargée de gestion administrative, vous assurez les missions principales suivantes :

• Assurer la mise en œuvre des décisions dans le respect des règles et procédures administratives pour les tutelles IP Paris/Ecole Polytechnique, CNRS, Polytechnique Solutions et Inria.
• Instruire les dossiers de gestion administrative d’un portefeuille d’équipes pour les recrutements, les achats par bon de commande, les missions, les invitations et la logistique d'organisation des évènements (workshop, conférences).
• Conseiller les scientifiques sur des solutions / proposer des alternatives pour répondre à leurs demandes.
• Préparer le budget pour son portefeuille et suivre son exécution ; établir les bilans financiers.
• Contribuer à l’élaboration des projets scientifique (AAP ANR, contrats régionaux etc.).
• Alimenter les tableaux de bord.
• Participer aux audits et évaluations du laboratoire.
• Accueillir et renseigner les personnels et interlocuteurs du laboratoire.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous Sommes Faits Pour Vous Car

Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous Bénéficierez Des Avantages Suivants

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Profil Recherché

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +3 minimum ;

Vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans le secteur public ;

Vous maîtrisez l’anglais à l’écrit comme à l’oral : cette compétence est indispensable pour évoluer dans un environnement international ;

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre dynamisme, votre sens de l’organisation, votre capacité à travailler en équipe.