Chargé/Chargée de gestion administrative (F/H)

Polytechnique; Palaiseau; Hybride; EUR 34 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail selon poste

Remboursement du titre de transport 75

Mutuelle prise en charge 50%

Résumé du poste

École polytechnique recherche un Chargé/Chargée de gestion administrative à Palaiseau pour assurer les missions administratives du laboratoire LIX-UMR7161. Vous gérerez les dossiers de recrutements, achats et logistique d’événements, conseillerez les scientifiques et préparerez le budget.

Le poste s’inscrit dans un cadre CNRS/École Polytechnique avec des avantages variés et une perspective d’évolution dans un environnement international.

Qualifications

• Bac+3 minimum et 3 à 5 ans d’expérience en gestion administrative
• Expérience idéalement dans le secteur public
• Anglais écrit et oral indispensable

Responsabilités

• Mettre en œuvre les décisions dans le cadre des tutelles et procédures
• Instruire les dossiers de gestion pour recrutements, achats, invitations et logistique évènements
• Conseiller les scientifiques sur des solutions et alternatives
• Préparer et suivre le budget du portefeuille ; établir les bilans
• Contribuer à l’élaboration de projets scientifiques (AAP ANR, contrats régionaux etc.)
• Participer aux audits et évaluations du laboratoire
• Accueillir et renseigner le personnel et interlocuteurs du laboratoire

Connaissances

Anglais professionnel

Rigueur

Organisation

Esprit d'équipe

Formation

Bac+3 minimum

Description du poste

Le Laboratoire d'Informatique de l'Ecole polytechnique LIX-UMR7161 est une unité mixte CNRS et Ecole polytechnique, avec pour partenaire Inria. Le LIX compte de nombreuses collaborations et contrats industriels, et plusieurs chaires industrielles.

L'équipe administrative dynamique et dotée d’une forte cohésion est constituée de 4 gestionnaires polyvalents. Elle est placée sous la responsabilité de l'administratrice du laboratoire et travaille dans un environnement multiculturel, quotidiennement en anglais.

En tant que Chargé/Chargée de gestion administrative, vous assurez les missions principales suivantes:

• Assurer la mise en œuvre des décisions dans le respect des règles et procédures administratives pour les tutelles IP Paris/Ecole Polytechnique, CNRS, Polytechnique Solutions et Inria.
• Instruire les dossiers de gestion administrative d’un portefeuille d’équipes pour les recrutements, les achats par bon de commande, les missions, les invitations et la logistique d'organisation des évènements (workshop, conférences).
• Conseiller les scientifiques sur des solutions / proposer des alternatives pour répondre à leurs demandes.
• Préparer le budget pour son portefeuille et suivre son exécution ; établir les bilans financiers.
• Contribuer à l’élaboration des projets scientifique (AAP ANR, contrats régionaux etc.).
• Alimenter les tableaux de bord.
• Participer aux audits et évaluations du laboratoire.
• Accueillir et renseigner les personnels et interlocuteurs du laboratoire. Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car

Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selonposte)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération

fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +3 minimum ;

Vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans le secteur public ;

Vous maîtrisez l’anglais à l’écrit comme à l’oral : cette compétence est indispensable pour évoluer dans un environnement international ;

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre dynamisme, votre sens de l’organisation, votre capacité à travailler en équipe.