Assistante scolaire

CCI France; Nice; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CCI France recherche un(e) Assistant(e) Scolarité/Formation pour un remplacement temporaire de 2 mois à Nice. Rattaché au service scolarité, vous accompagnerez les apprenants et assurerez la traçabilité administrative, de l’inscription jusqu’aux examens.

Vous gérerez l’accueil, les appels, les dossiers, et contribuerez au suivi des présences et des convocations lors des sessions d’examen. Profil Bac+2 en administratif, maîtrise Office 365 et YPAREO, connaissance des contrats d'apprentissage et

Qualifications

• Bac+2 dans le domaine administratif.
• Maitrise des techniques et méthodes administratives.
• Connaissance du fonctionnement des contrats d'apprentissage et de professionnalisation.
• Maitrise des outils bureautiques (Office 365) et du logiciel YPAREO.
• Connaissance des dispositifs formation professionnelle continue.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics internes et externes.
• Prendre en charge les appels téléphoniques et le traitement des courriels et orienter les interlocuteurs.
• Identifier et analyser les besoins et assurer un suivi rigoureux de la traçabilité du besoin client.
• Participer aux sessions de recrutement des candidats.
• Constituer et suivre les dossiers administratifs, jusqu’au traitement du service gestion.
• Saisir dans la base Ypareo les données administratives relatives aux apprenants et entreprises.
• Veiller au suivi des présences, absences et assiduité des apprenants.
• Participer à l’organisation des examens: convocations, affichages, listes d’émargement, accueil, surveillance.
• Collecter et vérifier les documents et pièces justificatives.

Connaissances

Accueil et relation clients

Organisation administrative

Esprit d’analyse

Esprit de synthèse

Communication

Formation

Bac+2 administratif

Outils

Office 365

YPAREO

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement temporaire à compter de mi-octobre, nous recherchons une Assistant(e) Scolarité/formation pour une mission de 2 mois (CDD de 2 mois).

Au sein du service scolarité de la filière écomobilités, véritable interlocuteur(trice) de proximité, vous jouez un rôle clé dans l’accompagnement des apprenants et la qualité de leur parcours, de l’inscription jusqu’aux examens.

Vous serez en charge des activités suivantes :

• Accueil et relation clients

  Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics internes et externes

  Prendre en charge les appels téléphoniques et le traitement des courriels et orienter les différents interlocuteurs

  Identifier et analyser les besoins et assurer un suivi rigoureux de la traçabilité du besoin client (entreprise, prospect, apprenant, représentant légal…)

  Participer aux sessions de recrutement des candidats

• Suivi de l’apprenant

  Constituer et suivre les dossiers administratifs, jusqu’au traitement du service gestion

  Assurer la saisie dans la base Yparéo de toutes les données administratives relatives aux apprenants et aux entreprises

  Veiller au suivi des présences, absences, retards et de l’assiduité des apprenants pour transmettre aux coordinateurs, et aux entreprises

  Participer à l’organisation des examens : préparation des convocations, des affichages, listes d’émargements, accueil, surveillance des salles d’examen, etc.

  Collecter, vérifier la conformité des documents et des pièces justificatives

Votre profil :

• Niveau de formation requis : Bac +2 dans le domaine administratif
• Maitrise des techniques et méthodes administratives
• Connaissance du fonctionnement des contrats d'apprentissage et de professionnalisation
• Maitrise des outils bureautiques (office 365) et du logiciel YPAREO
• Connaissance des dispositifs formation professionnelle continue et des politiques de l’emploi

Les aptitudes :

• Aptitude à communiquer
• Aptitude Relationnelle : avoir un contact facile auprès de tous les publics
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Forte capacité d'adaptation
• Qualités rédactionnelles
• Capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire